Les repas sont sans conteste l'un des éléments les plus importants d'un grand événement de groupe comme un séminaire d'entreprise.
Ils offrent aux membres de l'équipe la possibilité de créer des liens autour de bons plats et de bonnes boissons, et de créer des souvenirs dont ils se souviendront longtemps après leur retour chez eux.
En tant que tel, l’organisation des repas est l’une des parties les plus critiques du processus de planification d’un séminaire.
Dans la plupart des cas, les entreprises décident de réserver des restaurants pour le dîner ou le déjeuner tout au long de leurs séminaires d'équipe. Si ce processus semble assez simple, il peut être beaucoup plus complexe qu’il n’y paraît au premier abord.
Cette partie du séminaire est celle que nous avons constamment amélioré et simplifié pour nos clients, afin que vous puissiez simplement remplir un formulaire et que nous faisions le reste.
Si vous souhaitez réserver des restaurants pour de grands groupes, voici quelques-uns de nos conseils pour le faire rapidement et efficacement.
Avant de commencer
La première et la plus importante chose à savoir est :
Réserver un restaurant pour un grand groupe est très différent du fait de réserver pour vous-même ou une poignée d’amis.
Pour commencer, vous pouvez lancer la recherche comme vous le feriez vous-même : en utilisant les avis Google, Yelp ou TripAdvisor, alliés aux recommandations des réseaux sociaux.
Cela peut sembler incroyablement amusant, mais rappelez-vous que les critiques que vous lisez sont destinées à une, deux ou deux personnes au maximum. Ce que vous devriez rechercher, ce sont des restaurants qui accueillent régulièrement de grands groupes et qui ont de l’expérience dans la gestion d’un grand nombre de convives.
Cela peut facilement être fait en cochant la case Adapté aux grands groupes sur les sites mentionnés ci-dessus.
Il est facile de se perdre en lisant des critiques et en regardant des photos de délicieux repas. En fait, vous pouvez perdre d’innombrables heures rien que dans cette phase de recherche. Mais voici comment l’éviter.
Faites vos devoirs
Avant d'effectuer des recherches, il est temps de préparer les détails.
Il est essentiel d'en faire votre toute première étape, car ne pas le faire correctement entraînera des problèmes à chaque étape du processus par la suite.
Avant de commencer votre recherche de restaurant, préparez les informations suivantes :
- Le nombre de personnes
- Date(s) souhaitée(s)
- Heure(s) souhaitée(s)
- Restrictions alimentaires
- Cuisine préférée
- Autres préférences (Voulez-vous rester ensuite pour prendre un verre ? Doit-il être accessible à pied ? Voulez-vous que l'espace soit complètement privatisé pour votre groupe ? etc...)
Ce sont les questions que tous les restaurants vous poseront lorsque vous souhaiterez réserver pour un dîner ou un déjeuner. En préparant ces détails à l'avance, vous gagnerez beaucoup de temps et éviterez les allers-retours avec les restaurants pendant le processus de réservation.
Faire une liste de restaurants
Maintenant, le plaisir commence et vous pouvez commencer à créer une liste de restaurants à contacter et attendre les propositions.
Le plus simple est de contacter des amis qui connaissent la région. Mieux encore : contactez quelqu'un qui a déjà organisé un événement similaire et qui sait quels restaurants A) proposent une excellente cuisine et B) peuvent accueillir de grands groupes.
Nous travaillons avec des experts de l'alimentation dans chacun de nos lieux de séminaire pour maintenir une liste mise à jour et organisée des meilleurs restaurants pour les réservations de groupe. Si vous voulez être sûr d'avoir le bon restaurant pour votre sémainaire d'entreprise hors site, contactez-nous d'abord chez Surf Office.
5 erreurs courantes lors de la réservation de restaurants pour de grands groupes
Après avoir organisé de nombreux séminaires, nous avons commis une ou deux erreurs qui nous ont aidés à affiner notre processus de réservation actuel. Voici les erreurs les plus courantes que vous pouvez commettre lors de la réservation de restaurants pour de grands groupes de personnes.
1. Ne pas vouloir choisir dans le menu de groupe
Si vous avez trouvé un restaurant qui travaille avec de grands groupes, vous avez de la chance.
Ces types de restaurants proposent généralement un menu dédié aux groupes. Certains peuvent même proposer plusieurs menus – cela dépend du restaurant et de la taille de votre groupe.
Le fait est que si vous essayez de modifier ou de personnaliser ce menu d’une manière ou d’une autre, le restaurant refusera très probablement votre demande. Les menus de groupe sont créés pour une raison et les personnes derrière eux ont passé beaucoup de temps à les concevoir. La dernière chose qu’ils veulent faire, c'est de les personnaliser pour votre groupe.
Facilitez la tâche pour vous et pour tout le monde : soyez assuré que le restaurant sait ce qu'il fait. Après tout, ce n'est probablement pas la première fois qu'ils servent à manger pour un grand groupe !
2. Se concentrer sur les restrictions alimentaires
Ne vous méprenez pas, nous ne disons pas que vous devez négliger toute personne ayant des besoins alimentaires spécifiques.
Mais si vous êtes un groupe de 50 personnes avec 5 végétaliens, ne cherchez pas un restaurant végétalien. Cela limiterait considérablement vos choix, sans parler de contrarier les 45 autres personnes.
Trouvez plutôt le meilleur restaurant qui répond à tous les autres critères et demandez simplement 5 menus végétaliens.
3. Faire trop de changements
Vous vous souvenez de la façon dont nous avons mentionné que la chose la plus importante est de faire vos devoirs et de connaître vos besoins avant toute autre chose ?
Si vous n'avez pas une vision claire de ce que vous voulez et que vous finissez par faire trop de changements (ajouter des personnes, faire des demandes de nourriture folles, changer l'heure), vous et l'équipe du restaurant serez frustrés. En conséquence, vous risquez de perdre le restaurant et vous serez obligé d’opter pour une alternative moins adaptée.
Faites vos recherches, vérifiez les restrictions alimentaires auprès de vos collègues, puis communiquez le tout au restaurant. Ce sera gagnant-gagnant partout !
4. Réserver un restaurant trop éloigné
L’un de vos principaux critères devrait être de réserver un restaurant à distance de marche de votre lieu de séminaire.
La seule exception est si vous avez un groupe suffisamment petit pour vous rendre sur place en utilisant Uber ou un autre type de transport local.
Sinon, aller dans un restaurant trop éloigné vous fera perdre du temps supplémentaire dans l'organisation de la logistique du transport. Cela ajoutera également des coûts supplémentaires et rendra les choses plus difficiles pour votre équipe.
5. Avoir trop de critères
Etre trop pointilleux avec votre restaurant peut sérieusement nuire à vos chances de trouver le bon endroit pour que votre équipe puisse prendre un repas.
Avoir trop de critères limitera vos choix à quelques restaurants dans les grandes villes. En fait, dans les environnements plus petits, vous pouvez même manquer de restaurants parmi lesquels choisir !
Au lieu de cela, gardez l’esprit ouvert et rappelez-vous que ce qui compte vraiment, c’est de réunir tout le monde pour un moment de convivialité autour d’un repas !
Appréciez !
Faire une réservation de groupe pour votre séminaire d'entreprise hors site est très différent de faire une réservation pour deux. Il faut du temps pour planifier soigneusement et trouver le bon choix de lieu, mais l'effort en vaut finalement la peine puisque vous vous asseyez pour un bon repas avec toute votre équipe.
Si vous organisez un séminaire hors site pour votre entreprise et que vous souhaitez minimiser les tracas lors du choix d'un restaurant, assurez-vous de nous contacter chez Surf Office avant de commencer. Nous disposons de nombreuses ressources pour vous aider à faciliter le processus !
