Chez Surf Office, nous l'appelons la retraite générale. D'autres entreprises l'appellent réunion d'entreprise, séminaire annuel hors site ou simplement retraite.
Pour nous, cela signifie la réunion générale, mais en présentiel, une fois par an et étalée sur quelques jours.
Nous le faisons généralement durant la première ou la deuxième semaine de décembre, du lundi au jeudi. L'objectif principal est de passer du temps ensemble. Au fil des ans, nous avons modifié le programme, revu certaines idées concernant les lieux et appris que même une activité que j'aurais probablement refusée au départ peut s'avérer amusante.
Voici comment nous abordons la question, et pourquoi.
Pourquoi nous nous réunissons toujours début décembre
Nous sommes arrivés au mois de décembre principalement en éliminant les mois qui n'ont pas fonctionné.
Nos conseillers en lieux de réception, qui aident les clients à trouver des sites et des salles, sont particulièrement sollicités de janvier à mars. Notre équipe de planification est très active en avril, mai et juin, puis en septembre, octobre et novembre.
L'été rime avec vacances, coûts de voyage plus élevés et difficulté à trouver des dates où tout le monde est disponible. Fin décembre, c'est Noël et le Nouvel An. Il reste donc les deux premières semaines de décembre, qui nous conviennent parfaitement.
Votre entreprise a probablement un calendrier différent. L'important est de trouver un moment où chacun peut être présent. Je ne veux pas que nous réunissions tout le monde pour ensuite voir la moitié de l'équipe disparaître en appels clients ou passer la journée à rattraper du travail urgent.
Cette retraite est un élément important de notre culture d'entreprise. Nous sommes une entreprise 100 % télétravail et, bien que nous organisions des séjours de travail tout au long de l'année, ceux-ci sont facultatifs.
Seule une partie de l'équipe participe. La réunion plénière est l'occasion où nous souhaitons la présence de tous, et nous organisons donc tout en conséquence.
Le fait de conserver à peu près les mêmes dates chaque année est également un atout. Avant même d'annoncer la destination ou les dates exactes, les gens savent qu'il faut prendre en compte le début décembre lorsqu'ils organisent leurs vacances.
Nous vérifions la disponibilité sans soumettre la destination à un vote.
Avant de confirmer quoi que ce soit, nous nous assurons que tout le monde est disponible aux dates proposées. Mais nous ne commençons pas par un vote à l'échelle de l'entreprise sur la destination (cela ne ferait que semer le chaos).
Nous avons des critères internes, et les organisateurs de la retraite s'en servent pour prendre leur décision. Une fois que tout est confirmé, nous annonçons la destination, le lieu et les dates.
Le premier critère est simple : tout le monde peut-il s'y rendre facilement ?
Nous utilisons les mêmes outils qu'avec nos clients, notamment notre outil de recherche de sites. La plupart de nos collaborateurs sont basés en Europe, avec quelques collègues en Amérique et en Asie ; l'Europe est donc généralement la solution la plus pertinente.
Il faut également tenir compte du budget. Emmener une équipe majoritairement européenne sur un autre continent pendant trois nuits engendrerait des frais et des délais de déplacement considérables. C'est pourquoi je pense que nous continuerons à nous réunir en Europe.
Les exigences en matière de visa influencent également notre décision. Nous privilégions les destinations accessibles à tous sans visa. La possibilité de participer aux séminaires d'entreprise européens est aussi un critère de recrutement, car nous souhaitons que chaque membre de l'équipe puisse y assister sans formalités de visa complexes.
Un temps correct suffit
Pour une retraite en décembre, nous privilégions généralement le sud de l'Europe. Nous recherchons une destination attrayante, idéalement avec un climat agréable, mais nous n'espérons pas l'été.
Voici une recommandation que nous faisons souvent à nos clients en quête d'un bon rapport qualité-prix : envisagez l'Espagne, le Portugal, le sud de l'Italie ou la Grèce entre novembre et avril.
D'après notre expérience, vous trouverez de meilleurs prix en dehors de la haute saison, et vous aurez peut-être même droit à du soleil et des températures agréables. Il faut toutefois être prêt à accepter l'éventualité que ce ne soit pas le cas.
Pour notre propre retraite, le beau temps est un plus. Le plus important est de pouvoir réunir tout le monde facilement.
Comment nous choisissons le lieu
L'hébergement représente une part importante du budget, nous cherchons donc à trouver une bonne affaire. Se réunir début décembre est déjà un avantage.
Il arrive que nos partenaires hôteliers nous invitent à séjourner gratuitement ou à un tarif très réduit. Nous prenons également ces opportunités en compte dans notre décision.
Nous privilégions généralement les lieux à la campagne. Lorsque nous ne disposons que de quelques jours, j'aime que tout le monde soit au même endroit. Cela facilite les rencontres informelles : prendre un café, engager la conversation ou passer une heure ensemble à l'improviste.
En ville, les gens peuvent se disperser. Certains partent visiter la ville, d'autres prennent un café, et d'autres encore partent dans une autre direction. Rien de tout cela n'est négatif, mais cela modifie le temps que nous passons ensemble.
Cela dit, l'année dernière, nous sommes allés à Istanbul, et c'était tout simplement génial. Beaucoup ont dit que c'était la meilleure retraite que nous ayons jamais organisée. Je dois donc envisager de revoir ma préférence pour la campagne.
L'objectif a évolué avec la croissance de l'entreprise.
La principale raison pour laquelle nous organisons notre séminaire général est que nous sommes une équipe dispersée géographiquement et que nous souhaitons nous rencontrer. Le renforcement de la cohésion d'équipe est notre priorité.
Au début de l'existence de l'entreprise, l'ordre du jour était différent. Lorsque l'adéquation de notre produit au marché était moins évidente et nos processus plus complexes, nous consacrions davantage de temps à discuter du produit, de la stratégie et du mode de fonctionnement de l'entreprise.
Il reste encore beaucoup à améliorer. Mais je crois que nous avons instauré une culture qui nous permet d'apporter des améliorations de manière continue et d'expérimenter de nouvelles idées tout au long de l'année. Nous n'avons pas besoin d'attendre la retraite annuelle pour changer quelque chose d'important.
Cela nous donne plus de liberté pour concentrer ces quelques jours sur les relations.
Nous organisons toujours des ateliers et des séances de travail. Nous réfléchissons simplement attentivement à ceux qui bénéficient d'une présence physique de tous les participants.
Du lundi au jeudi, c'est la durée idéale pour nous.
Notre structure habituelle est simple :
- Lundi: Arrivées, espace de coworking informel et dîner de bienvenue
- Mardi: Séances du matin et activités d'équipe l'après-midi
- Mercredi: Séances du matin et activités d'équipe l'après-midi
- Jeudi: Départs et échanges informels autour des projets de voyage
Nous laissons les jours d'arrivée et de départ assez flexibles. Chacun peut travailler, prendre un café, discuter ou échanger des idées librement. L'objectif est que tous arrivent à temps pour le dîner de bienvenue du lundi.
Mardi et mercredi sont les deux journées les plus chargées. Cela nous laisse suffisamment de temps ensemble sans que la retraite ne s'éternise.
J'ai constaté que travailler du lundi au vendredi peut être fatigant, même pour les plus de 40 ans comme moi 😀 Cela peut aussi représenter beaucoup de temps passé ensemble pour les introvertis. Trois soirées par semaine nous semblent un bon équilibre pour notre équipe.
Certaines personnes arrivent un jour plus tôt ou restent plus longtemps. Ces prolongations sont souvent organisées d'elles-mêmes, bien que nous prenions parfois des dispositions lorsque plusieurs personnes ont les mêmes projets.
Avant notre séjour en Algarve, par exemple, quelques collègues étaient de passage à Lisbonne et y ont passé une nuit. Nous avons organisé un atelier de longboard, puis nous sommes allés à un concert de samba. C'était une mise en bouche très agréable avant le séjour lui-même.
Les séances du matin ont besoin d'une raison pour se dérouler en présentiel.
Les matinées restent assez détendues. Après le petit-déjeuner, les séances commencent généralement vers 9h30 et se terminent vers midi.
Au moment de choisir un atelier, je me pose la question suivante : que pouvons-nous faire ensemble que nous ne pourrions pas faire aussi bien en asynchrone ?
Si vous prenez cette question au sérieux, la liste se raccourcit.
Un exemple particulièrement réussi fut une session sur l'hospitalité déraisonnable. Tous les membres de l'équipe avaient lu le livre, et nous avons réfléchi ensemble à la manière d'appliquer ses idées à notre entreprise et aux séminaires que nous organisons.
Le fait de réunir tout le monde a facilité la discussion. Chacun a pu s'appuyer sur les idées des autres et réfléchir à leur mise en pratique. C'est ce type de réunion que je souhaite encourager.
Nous essayons également de choisir des sujets auxquels toute l'équipe peut participer. C'est l'une des rares occasions où tout le monde est réuni, alors nous voulons en profiter au maximum.
Les activités devraient permettre de passer facilement du temps ensemble.
Les après-midis sont généralement consacrés aux activités d'équipe. Je privilégie les activités inclusives, naturelles et propices à la communication.
Une promenade côtière facile en est un bon exemple. Vous pouvez explorer les environs, discuter en petits groupes, avoir une conversation en tête-à-tête ou simplement marcher tranquillement un moment si vous le souhaitez. Ajoutez un repas ou des boissons en cours de route, et vous passerez un excellent après-midi.
Les cours de cuisine sont aussi une bonne option. On cuisine ensemble, et ça permet de discuter. J'aime aussi les activités liées à la culture locale. À Istanbul, nous avons participé à des ateliers de fabrication de lampes traditionnelles et d'articles en cuir.
J'essaie généralement d'éviter tout ce qui me met mal à l'aise 🫠 Mais peut-être que je me suis trompée sur ce point.
En Algarve, l'équipe a organisé une activité où nous avons assemblé des voitures en bois puis fait des courses. Ils ne m'avaient pas prévenu. Je pense que j'aurais été contre si cela avait été le cas.
Finalement, c'était amusant. Vraiment amusant. Apparemment, je dois être plus ouverte d'esprit 😀
Il est également possible d'organiser ses propres activités. Notre collègue Lola organise des clubs de course à pied le matin, et nous avons même une casquette spéciale pour les participants.
Rendre le lieu de retraite confortable pour différentes personnes
Avant, j'étais plus enthousiaste à l'idée de participer à des activités comme la dégustation de vins. Mais beaucoup de membres de notre équipe ne boivent pas, ou ont arrêté de boire, alors nous avons cessé de faire de l'alcool le centre de nos activités.
À Istanbul, par exemple, nous avons organisé un atelier de cocktails où toutes les boissons étaient sans alcool. Chacun a ainsi pu profiter de la même expérience.
Je pense aussi à ce que ressentent les personnes qui trouvent les grands groupes épuisants pendant ces retraites. J'ai lu une discussion sur Reddit où des gens expliquaient pourquoi ils n'aimaient pas les séminaires d'entreprise, et cela m'a utilement rappelé que ce qui est amusant pour un organisateur peut être un véritable calvaire pour quelqu'un d'autre.
Tout le monde n'a pas envie de prendre la parole en public, de participer à une activité impliquant un contact physique ou d'être constamment en société. Je ne veux pas que l'on présume que tout le monde est à l'aise simplement parce que personne ne s'y oppose.
Cela influence les activités que nous choisissons, la durée de la retraite et la flexibilité du programme. Je souhaite que chacun se sente impliqué et puisse participer pleinement, tout en ayant la liberté d'agir à son rythme.
Cadeaux de retraite
Nous avons pour tradition de confectionner des petits cadeaux pour les retraites, et j'apprécie cette partie plus que je ne devrais probablement.
Ma règle principale, c'est que ça doit être utile. Idéalement, c'est quelque chose que les gens ont vraiment envie de porter ou de continuer à utiliser.
Le premier jour, j'ai disposé les goodies sur une table dans la salle de réunion et j'ai laissé les gens se servir. Tout ce qui restait est revenu avec moi.
Je préfère cette solution plutôt que de proposer un colis standardisé à tout le monde. Si quelqu'un ne veut pas d'un article, je préfère le garder plutôt que de le lui laisser emporter pour qu'il finisse par le jeter.
J'aime aussi créer des autocollants en lien avec la destination. Ils me rappellent ce séjour en particulier.
Dès que je trouve de l'inspiration pour des goodies, je l'ajoute à mon petit site web, Swagalogue. Si vous avez vu quelque chose qui mérite d'y figurer, n'hésitez pas à me le faire savoir !
Nous suivons le même processus que nos clients
En général, deux personnes de notre équipe organisent la retraite en interne. Elles suivent le même processus que pour les retraites clients, ce qui nous permet, à nous autres, d'y participer.
Nous disposons d'un tableau de bord regroupant toutes les informations pratiques. Un formulaire d'arrivée permet aux voyageurs de renseigner leurs informations de voyage, leurs besoins alimentaires et toute autre information nécessaire aux organisateurs.
Nous créons également un groupe WhatsApp pour les mises à jour pendant la retraite. Les messages tels que « On se retrouve ici dans 15 minutes » sont beaucoup plus faciles à suivre lorsque tout le monde les reçoit au même endroit.
Le fait de vivre nous-mêmes l'expérience nous aide à repérer les points à améliorer. L'information est-elle claire ? L'organisation pourrait-elle être différente ? Comment faciliter l'expérience des participants ?
Notre propre espace de retraite nous offre également davantage de latitude pour expérimenter des idées que nous ne nous sentons peut-être pas encore prêts à mettre en œuvre avec nos clients. Nous pouvons tester une activité ou une approche différente et observer directement son efficacité.
Après toutes les décisions concernant le lieu, les préparatifs de voyage, les ateliers et les activités, ce qui m'importe le plus, c'est que les gens aient eu le temps de profiter de ces moments ensemble. Nous passons la majeure partie de l'année à travailler à distance.
Ces quelques jours nous offrent des expériences et des conversations partagées que nous n'aurions pas pu vivre autrement, et je souhaite laisser suffisamment d'espace pour qu'elles aient lieu.
