Een bedrijfsretreat plannen is samenwerken. Aan de ene kant heb je de ervaren retreatplanners van Surf Office, die locaties, hotels, vervoer en activiteiten coördineren.
Aan de andere kant sta jij: de POC (Point of Contact), die je bedrijf intern vertegenwoordigt en contact houdt met de planners.
Werkt die samenwerking goed, dan voelt een retreat moeiteloos. Zo niet, dan zorgen kleine dingen al snel voor onnodige stress bij iedereen.
Het goede nieuws? Met een paar simpele gewoontes verloopt de planning een stuk soepeler voor beide kanten.
Zo maak je jouw leven (en dat van je planner) een stuk makkelijker:
1. Geef vroeg feedback (ook over kleine dingen)
Een van de handigste dingen die je als POC kunt doen, is feedback geven tijdens het planningsproces.
Voelt iets niet goed (ook al is het een klein detail)? Laat het je planner dan vroeg weten.
Bijvoorbeeld:
- Je vindt een restaurantoptie niet leuk
- Een vergaderruimte lijkt te klein
- Het programma voelt te vol
- De ligging van een hotel past niet bij de sfeer van het team
Planners kunnen dingen makkelijk aanpassen zolang de planning nog flexibel is. Wacht je tot de retreat of het evaluatiegesprek achteraf, dan wordt bijsturen veel lastiger.
Vroege feedback = betere resultaten.
2. Neem 5–10 minuten om je dashboard te bekijken
We steken veel tijd in je retreatdashboard, omdat daar alles samenkomt:
- Planning
- Hotels
- Locaties
- Activiteiten
- Deadlines
- Reisgegevens
Veel POC's slaan het dashboard over en stellen per e-mail vragen die daar al beantwoord worden.
Slechts 5–10 minuten door het dashboard kijken kan uren heen-en-weer mailen besparen.
En is iets in het dashboard onduidelijk? Die feedback is enorm waardevol voor ons.
3. Vertrouw erop dat we met je verzoeken bezig zijn
Stuur je een verzoek en bevestigen we dat we ermee bezig zijn? Dan zijn we dat ook echt.
Eventplanners stemmen af met meerdere leveranciers tegelijk:
- Hotels
- Restaurants
- Activiteitenaanbieders
- Vervoersbedrijven
- AV-teams
Soms reageren leveranciers snel. Soms niet.
Binnen korte tijd meerdere keren navragen zorgt voor onnodige druk. Lukt iets niet, dan laten we je dat altijd uit onszelf weten.
Ook goed om te weten: planners werken meestal aan 5–8 retreats tegelijk. Niet omdat we overbelast zijn, maar omdat we heel veel ervaring hebben met wat we doen.
4. Neem niet zelf contact op met leveranciers
Dit gebeurt verrassend vaak.
Hotels en activiteitenaanbieders hebben al een eigen POC (dat zijn wij). Nemen klanten rechtstreeks contact met ze op, dan ontstaat er verwarring:
- De leverancier vraagt ons wat er aan de hand is
- We moeten het intern uitzoeken
- Berichten lopen door elkaar tussen meerdere mensen
Het resultaat? Een rommelige communicatiecirkel die alles vertraagt.
De beste aanpak is simpel: stuur verzoeken via je retreatplanner.
5. Gebruik één hoofdkanaal voor communicatie
Communicatie wordt lastig als updates via verschillende platforms binnenkomen:
- Slack
- Coda
Zijn berichten verspreid, dan zijn planners tijd kwijt aan zoeken in verschillende kanalen om één verzoek te volgen.
Doe liever dit:
- Kies één hoofdkanaal voor vragen en updates (jij kiest, wij passen ons aan)
- Gebruik het dashboard voor gestructureerde informatie.
Zo blijft alles overzichtelijk en raken belangrijke details niet zoek.
6. Bundel kleine updates in één bericht
Verspreid over de dag losse kleine updates sturen zorgt voor onnodige ruis.
Bijvoorbeeld:
- Aangepast aantal deelnemers
- Nieuwe kamerwijzigingen
- Aanpassingen in de reis
Stuur in plaats van vijf losse berichten één gebundelde update.
Zo kunnen planners wijzigingen in één keer verwerken en is de kans kleiner dat er iets belangrijks gemist wordt.
7. Gebruik het dashboardformat (geen willekeurige spreadsheet)
Onze dashboards zijn gekoppeld aan interne systemen en tools van leveranciers. Informatie die je daar toevoegt, komt dus direct in de planningsworkflow terecht.
Sturen POC's losse Excel-bestanden met informatie verspreid over tabbladen en formats, dan moet het team alles handmatig opnieuw controleren.
Dat vertraagt het proces en vergroot de kans op fouten.
Voeg informatie waar mogelijk direct toe in het dashboardformat.
8. Houd je aan de planningsdeadlines
Deadlines zijn er niet voor niets.
We kunnen je bijvoorbeeld vragen om:
- De definitieve deelnemerslijst
- Keuzes voor teambuilding
- De kamerindeling
- Dieetwensen
Die deadlines zijn niet bedoeld om je onder druk te zetten. Ze helpen ons leveranciers en beschikbaarheid veilig te stellen.
Negeer je ze, dan kan dat leiden tot:
- Minder keuze in activiteiten
- Hogere kosten
- Volgeboekte leveranciers
Worden deadlines gehaald, dan blijft de planning soepel en flexibel.
9. Denk vooruit bij speciale verzoeken
Sommige 'last-minute' verzoeken zijn eigenlijk eerder te voorzien.
Een bekend voorbeeld:
Iemand is morgen jarig en je hebt ineens een taart nodig.
Als planners de verjaardagen van deelnemers niet vooraf kennen, is het lastig om verrassingen voor te bereiden. Maar geeft een proactieve POC zulke details vroeg door, dan regelen we het makkelijk.
Hetzelfde geldt voor:
- dieetwensen
- toegankelijkheidsbehoeften
- feestelijke momenten
- interne presentaties
10. Begrijp dat de opties soms beperkt zijn
Retreatlocaties (vooral op het platteland) hebben soms minder leveranciers.
Een klein stadje heeft bijvoorbeeld misschien maar 2–3 restaurants die grote groepen kunnen ontvangen.
Je ziet op Google Maps misschien meer restaurants, maar veel daarvan:
- accepteren geen groepen
- hebben weinig ruimte
- voldoen niet aan de kwaliteitseisen
Vind je de beschikbare opties niet goed, dan zijn er meestal alternatieven. Die vragen wel vaak om een hoger budget, zoals:
- een privékok inhuren
- een externe locatie huren
- foodtrucks of catering regelen
- vervoer regelen en een restaurant in een ander dorp boeken
Je planner zoekt altijd naar een oplossing, maar het helpt als je de beperkingen begrijpt.
11. Vertrouw op je retreatplanner
Planners organiseren elke week retreats op specifieke bestemmingen.
Raden we iets sterk af, dan is dat meestal omdat we al hebben gezien wat wel en niet werkt.
We willen dat je team een geweldige ervaring heeft. Daar komt ons advies altijd uit voort.
Onze planners hebben geen enkel financieel belang om je naar een bepaald restaurant of teambuildingactiviteit te "duwen". Ze optimaliseren alleen voor jouw ervaring (en de feedback na de retreat).
De beste retreats ontstaan als klanten en planners samenwerken als één team.
Tot slot
De beste samenwerkingen tussen klant en planner hebben drie dingen gemeen:
- Duidelijke communicatie
- Respect voor de planning
- Wederzijds vertrouwen
Is dat op orde, dan verloopt het plannen van een retreat soepel, efficiënt en is het zelfs leuk.
En zo hoort het ook ✌️
