Die Planung eines Firmen-Retreats ist Teamarbeit. Auf der einen Seite koordinieren erfahrene Retreat-Planer von Surf Office Locations, Hotels, Transport und Aktivitäten.
Auf der anderen Seite stehen Sie – der POC (Point of Contact), der Ihr Unternehmen intern vertritt und mit dem Planungsteam kommuniziert.
Wenn diese Zusammenarbeit gut funktioniert, wirken Retreats mühelos. Wenn nicht, können kleine Probleme schnell zu unnötigem Stress für alle Beteiligten werden.
Die gute Nachricht? Ein paar einfache Gewohnheiten machen die Planung für beide Seiten deutlich reibungsloser.
So machen Sie sich (und Ihrem Planungsteam) das Leben viel leichter:
1. Geben Sie früh Feedback (auch zu Kleinigkeiten)
Eines der hilfreichsten Dinge, die ein POC tun kann, ist, schon während der Planung Feedback zu geben.
Wenn sich etwas nicht richtig anfühlt (selbst ein kleines Detail), sagen Sie es Ihrem Planungsteam frühzeitig.
Zum Beispiel:
- Ihnen gefällt ein Restaurantvorschlag nicht
- Ein Meetingraum wirkt zu klein
- Die Agenda erscheint zu voll
- Die Lage eines Hotels passt nicht zur Stimmung im Team
Das Planungsteam kann Dinge problemlos anpassen, solange die Planung noch flexibel ist. Wer bis zum Retreat oder zum Feedback-Gespräch danach wartet, macht Änderungen deutlich schwieriger.
Frühes Feedback = bessere Ergebnisse.
2. Nehmen Sie sich 5–10 Minuten für Ihr Dashboard
Wir investieren viel Zeit in Ihr Retreat-Dashboard, weil es alles an einem Ort bündelt:
- Zeitplan
- Hotels
- Locations
- Aktivitäten
- Fristen
- Reisedetails
Viele POCs werfen keinen Blick ins Dashboard und stellen stattdessen per E-Mail Fragen, die dort bereits beantwortet sind.
Schon 5–10 Minuten im Dashboard können Stunden an Hin-und-her-Kommunikation sparen.
Und wenn etwas im Dashboard unklar ist, ist genau dieses Feedback für uns enorm hilfreich.
3. Vertrauen Sie darauf, dass wir an Ihren Anfragen arbeiten
Wenn Sie eine Anfrage senden und wir bestätigen, dass wir daran arbeiten, dann tun wir das auch wirklich.
Eventplaner koordinieren sich mit mehreren Dienstleistern gleichzeitig:
- Hotels
- Restaurants
- Aktivitätsanbieter
- Transportunternehmen
- AV-Teams
Manchmal antworten Dienstleister schnell. Manchmal nicht.
Mehrere Nachfragen innerhalb kurzer Zeit können unnötigen Druck erzeugen. Wenn etwas nicht möglich ist, informieren wir Sie immer von uns aus.
Ebenfalls erwähnenswert: Unsere Planer betreuen in der Regel 5–8 Retreats gleichzeitig. Nicht, weil wir überlastet sind, sondern weil wir in dem, was wir tun, sehr erfahren sind.
4. Kontaktieren Sie Dienstleister nicht direkt
Das kommt überraschend häufig vor.
Hotels und Aktivitätsanbieter haben bereits einen eigenen POC (nämlich uns). Wenn Kunden sie direkt kontaktieren, entsteht Verwirrung:
- Der Dienstleister wendet sich an uns und fragt, was los ist
- Wir müssen das intern klären
- Nachrichten überschneiden sich zwischen mehreren Personen
Das Ergebnis? Ein chaotisches Kommunikationswirrwarr, das alles verlangsamt.
Am besten geht es ganz einfach: Senden Sie Anfragen über Ihr Retreat-Planungsteam.
5. Nutzen Sie einen Hauptkommunikationskanal
Kommunikation wird schwierig, wenn Updates über mehrere Plattformen eintreffen:
- Slack
- Coda
Sind Nachrichten verstreut, verbringt das Planungsteam Zeit damit, verschiedene Kanäle zu durchsuchen, nur um eine einzige Anfrage nachzuverfolgen.
Stattdessen:
- Wählen Sie einen Hauptkanal für Fragen und Updates (die Wahl liegt bei Ihnen, wir passen uns an)
- Nutzen Sie das Dashboard für strukturierte Informationen.
So bleibt alles organisiert und wichtige Details gehen nicht verloren.
6. Fassen Sie kleine Updates in einer Nachricht zusammen
Viele kleine Updates über den Tag verteilt erzeugen unnötiges Rauschen.
Zum Beispiel:
- Aktualisierte Teilnehmerzahl
- Neue Änderungen bei der Zimmerverteilung
- Anpassungen bei der Anreise
Statt fünf einzelner Nachrichten fassen Sie alles in einem Update zusammen.
So kann das Planungsteam Änderungen gebündelt bearbeiten, und das Risiko, etwas Wichtiges zu übersehen, sinkt.
7. Nutzen Sie das Dashboard-Format (keine beliebige Tabelle)
Unsere Dashboards sind mit internen Systemen und den Tools der Dienstleister verbunden. Das heißt, die Informationen, die Sie dort eintragen, fließen direkt in den Planungsablauf ein.
Wenn POCs separate Excel-Dateien schicken, deren Informationen über verschiedene Tabs und Formate verteilt sind, muss das Team alles manuell nachprüfen.
Das verlangsamt den Prozess und erhöht die Fehleranfälligkeit.
Wann immer möglich, tragen Sie Informationen direkt im Dashboard-Format ein.
8. Halten Sie die Planungsfristen ein
Fristen gibt es aus gutem Grund.
Wir fragen zum Beispiel nach:
- Finaler Teilnehmerliste
- Auswahl der Teambuilding-Aktivitäten
- Zimmerverteilung
- Ernährungseinschränkungen
Diese Fristen sollen Sie nicht unter Druck setzen. Sie helfen uns, Dienstleister und Verfügbarkeiten zu sichern.
Werden sie ignoriert, kann das zu Folgendem führen:
- Eingeschränkte Auswahl an Aktivitäten
- Höhere Kosten
- Ausgebuchte Dienstleister
Werden Fristen eingehalten, bleibt die Planung reibungslos und flexibel.
9. Planen Sie Sonderwünsche im Voraus
Manche „Last-Minute“-Wünsche ließen sich eigentlich schon früher absehen.
Ein typisches Beispiel:
Jemand hat morgen Geburtstag, und plötzlich wird eine Torte gebraucht.
Wenn das Planungsteam die Geburtstage der Teilnehmenden nicht im Voraus kennt, lassen sich Überraschungen kaum vorbereiten. Weist ein vorausschauender POC aber frühzeitig darauf hin, können wir das problemlos organisieren.
Dasselbe gilt für:
- Ernährungseinschränkungen
- Anforderungen an Barrierefreiheit
- Anlässe zum Feiern
- interne Präsentationen
10. Haben Sie Verständnis, dass die Auswahl manchmal begrenzt ist
Retreat-Destinationen (vor allem ländliche) bieten oft weniger Dienstleister zur Auswahl.
So gibt es in einer Kleinstadt vielleicht nur 2–3 Restaurants, die große Gruppen bewirten können.
Auf Google Maps sehen Sie vielleicht mehr Restaurants, aber viele davon:
- nehmen keine Gruppen an
- haben wenig Platz
- erfüllen die Qualitätsstandards nicht
Wenn Ihnen die verfügbaren Optionen nicht zusagen, gibt es meist Alternativen. Diese erfordern aber unter Umständen ein höheres Budget, zum Beispiel:
- einen Privatkoch engagieren
- eine externe Location mieten
- Foodtrucks oder Catering organisieren
- einen Transfer organisieren und ein Restaurant in einem anderen Ort buchen
Ihr Planungsteam wird immer versuchen, eine Lösung zu finden, aber es hilft, die Rahmenbedingungen zu kennen.
11. Vertrauen Sie Ihrem Retreat-Planungsteam
Unsere Planer organisieren jede Woche Retreats in bestimmten Destinationen.
Wenn wir dringend von etwas abraten, dann meist, weil wir bereits gesehen haben, was funktioniert und was nicht.
Wir möchten, dass Ihr Team ein unvergessliches Erlebnis hat. Unsere Empfehlungen entstehen immer aus dieser Perspektive.
Unsere Planer haben keinerlei finanziellen Anreiz, Sie zu einem bestimmten Restaurant oder einer Teambuilding-Aktivität zu „drängen“. Sie optimieren einzig und allein für Ihr Erlebnis (und das Feedback nach dem Retreat).
Die besten Retreats entstehen, wenn Kunden und Planungsteam als ein Team zusammenarbeiten.
Fazit
Die besten Partnerschaften zwischen Kunden und Planungsteam haben drei Dinge gemeinsam:
- Klare Kommunikation
- Respekt vor Zeitplänen
- Gegenseitiges Vertrauen
Ist das gegeben, wird die Retreat-Planung reibungslos, effizient und macht sogar Spaß.
Und genau so soll es sein ✌️
