Chez Surf Office, nous organisons des séminaires et des retraites d'entreprise pour gagner notre vie. Pourtant, jusqu'à cette année, nous n'avions jamais organisé de véritable séjour de travail pour notre propre équipe.
Actuellement, seulement 5 % de nos clients optent pour un séjour de travail plutôt qu'un séminaire d'entreprise traditionnel. Mais après en avoir organisé deux nous-mêmes, je m'attends à ce que ce pourcentage atteigne les deux chiffres. Pour les entreprises qui s'y adaptent, cette formule est tout à fait pertinente.
La leçon qui m'a le plus surpris était simple : lorsqu'on réunit des personnes intelligentes et autonomes, il n'est pas nécessaire de surcharger leur temps. Il suffit de leur offrir un cadre agréable, suffisamment de temps et un cadre très souple pour qu'elles trouvent d'elles-mêmes les sujets intéressants à aborder.
Comment nous réunissions notre équipe à distance
Surf Office est une entreprise qui travaille à distance, c'est pourquoi les rencontres en personne ont toujours été importantes pour nous.
Chaque année, début décembre, nous organisons une réunion générale où tout le personnel se réunit. C'est notre principal événement d'entreprise de l'année.
Au cours de l'année, nous avons également tenté d'organiser des «mini-retraites» pour chaque département. En théorie, l'idée était pertinente. En pratique, c'était toujours plus compliqué.
Nous ne sommes pas une très grande entreprise et nombre de nos équipes fonctionnelles sont petites. Pour qu'une retraite soit productive, nous devions souvent réunir plusieurs équipes. Certaines en organisaient une, d'autres non. Le format était incohérent et difficile à gérer.
Nous avons également constaté que l'objectif habituel de ces retraites — réflexion stratégique, résolution de problèmes et génération d'idées de nouveaux produits — ne nécessitait pas toujours un autre événement structuré. Dans bien des cas, nous étions plus efficaces en travaillant de manière asynchrone.
Lola, une de nos collègues, a alors proposé une idée différente.
Nous l'appelons maintenant, sur le ton de la plaisanterie, notre responsable en charge des conditions de travail.
Sa proposition était simple : annoncer un lieu insolite, inviter tous les employés de l’entreprise à se joindre à nous et passer une semaine à travailler ensemble. La participation serait entièrement facultative. Surf Office pourrait prendre en charge quelques dîners ou une partie de l’hébergement, les participants assumant le reste.
Cela ne remplacerait pas notre réunion annuelle générale. Ce serait une occasion supplémentaire pour ceux qui souhaiteraient passer plus de temps ensemble au cours de l'année.
L'idée était facile à soutenir. Quelqu'un allait en prendre la responsabilité, cela coûterait relativement peu à l'entreprise et le bénéfice potentiel pour l'équipe était évident.
Lors de la planification de la première édition, j'ai modifié un aspect du concept : Surf Office prendrait en charge l'intégralité du voyage, y compris les frais de transport et d'hébergement, comme pour nos retraites habituelles. La participation resterait facultative, mais la décision de chacun ne devrait pas dépendre de ses moyens financiers.
Expérience 1 : huit personnes en Serbie rurale
Notre premier séjour de travail a eu lieu dans la campagne serbe en mars 2026.
La Serbie rurale fin mars n'était sans doute pas le moyen le plus évident de susciter la peur de manquer quelque chose (FOMO). Huit personnes se sont jointes à nous, moi y compris.
Le plan initial était de n'avoir quasiment aucun plan. Nous devions passer une semaine au même endroit, poursuivre nos activités quotidiennes habituelles et laisser le reste se faire naturellement.
Je n'ai pas pu résister à la tentation d'ajouter un peu de structure, nous avons donc consacré une journée à un hackathon sur l'IA.
À l'époque, nombreux étaient ceux qui s'informaient sur l'IA, testaient des outils et réfléchissaient à son impact potentiel sur leur travail. Or, il existe une différence majeure entre expérimenter un nouvel outil et l'utiliser pour automatiser un processus complexe au sein d'une entreprise. Ce dernier cas requiert l'apport de plusieurs personnes, et ce type de travail est souvent plus aisé en présentiel.
Deux semaines avant le séjour de travail, j'ai partagé une feuille Google et invité tout le monde à y ajouter des projets possibles. Nous avons recueilli 46 idées.
Le matin du hackathon, nous les avons examinés ensemble et en avons sélectionné huit. Nous avons formé des équipes de deux, passé la journée à réfléchir et à développer des idées, et présenté les résultats avant le dîner.
Il n'y avait pas de prix et la compétition était minime. L'objectif était d'apprendre. Les démonstrations mettaient autant l'accent sur le processus de construction que sur le résultat final, ce qui a suscité de nombreuses prises de conscience.
La taille réduite du groupe a été un atout. À seulement huit, nous pouvions prendre des décisions rapidement, passer d'une conversation à l'autre et comprendre ce que chacun était en train de construire.
Plus important encore, les effets se sont prolongés après notre retour. De nombreux collègues se sont mis à développer des agents et des flux de travail d'IA au lieu de se contenter de lire sur le sujet, de le suranalyser ou d'avoir l'impression d'être à la traîne. Le hackathon est devenu un point de référence pour les discussions au sein de l'entreprise.
Le reste de la semaine fut volontairement calme. Nous avons travaillé, savouré d'excellents plats serbes, fait une randonnée et allumé un feu de camp chaque soir. L'endroit était très paisible, ce qui s'est avéré être un atout majeur.
C'était différent d'une retraite. Plus lent, moins encadré et plus naturel.
De l'expérimentation à un nouveau format d'entreprise
Après la Serbie, j'ai commencé à me demander si nous avions réellement besoin de séminaires d'équipe fonctionnels.
Le premier séminaire de travail avait réuni des personnes de différents services de l'entreprise. En l'absence d'un département ou d'un thème stratégique central, les échanges ont dépassé les frontières habituelles. Les participants ont découvert des projets auxquels ils n'auraient pas eu accès autrement et ont contribué à la résolution de problèmes en dehors de leurs fonctions officielles.
Nous avons donc décidé de poursuivre l'expérimentation : conserver la réunion annuelle générale, cesser d'organiser des séminaires d'équipe séparés et privilégier les séjours de travail optionnels tout au long de l'année.
Notre deuxième séjour de travail s'est déroulé dans la campagne portugaise durant la première semaine de juillet. Cette fois-ci, 19 personnes y ont participé.
Je soupçonne que certains collègues ont observé l'expérience serbe à distance et ont décidé de ne pas rater la suivante.
Nous avons choisi un lieu de bien-être où chacun pouvait passer une semaine entière en toute tranquillité. Comme en Serbie, chacun a continué à travailler comme d'habitude. Nous avons mangé ensemble, discuté, fait du sport, nous sommes détendus et avons eu de nombreux échanges informels en tête-à-tête avec les membres de l'équipe.
Nous avons également ajouté une journée organisée, mais cette fois-ci nous avons opté pour un Barcamp plutôt qu'un hackathon.
Pourquoi un Barcamp a bien fonctionné
Un Barcamp est une mini-conférence auto-organisée. Au lieu que la direction décide du programme et choisisse les intervenants, chacun peut proposer une conférence, un atelier ou une discussion. Et chaque participant peut devenir animateur.
Deux semaines avant le séjour de travail au Portugal, j'ai publié un message sur Slack pour demander aux participants de suggérer des ateliers. Nous avons créé une page où chacun pouvait voter pour les idées qu'il jugeait les plus utiles.
Dix-neuf participants ont proposé 22 sessions. Le matin du Barcamp, nous avons discuté des idées les plus populaires et en avons sélectionné huit pour la journée.
La session la mieux notée était intitulée « Comment déconnecter pendant les vacances ». D'autres étaient plus directement liées à l'entreprise, notamment une session sur l'amélioration de notre processus de contractualisation avec les fournisseurs audiovisuels pour les séminaires hors site des grandes entreprises.
Ma contribution personnelle a été un atelier sur la création de mèmes 😀
Cette journée m'a permis de comprendre la différence entre les deux formats :
- Un Barcamp est utile pour partager des connaissances, explorer des questions vastes et découvrir quelles idées sont porteuses d'énergie.
- Un hackathon est plus adapté pour construire et tester quelque chose une fois que vous avez une idée plus claire de ce que vous voulez créer.
Les deux pourraient facilement être combinés au cours de la même semaine : un Barcamp pour faire émerger et affiner les idées, puis un hackathon pour prototyper les meilleures.
Mais aucun des deux ne devait prendre le pas sur le séjour de travail. Une journée structurée suffisait.
La tendance du fondateur à surorganiser
Lorsqu'une entreprise travaillant à distance réunit des collaborateurs, le déplacement est visible et coûteux. Les vols, l'hébergement et les repas s'accumulent rapidement. En tant que fondateur, la tentation est grande de faire en sorte que chaque minute paraisse productive.
Vous réunissez tout le monde dans une salle de réunion. Vous ajoutez des ateliers stratégiques, des présentations motivantes, des séances de brainstorming et des activités de cohésion d'équipe. Rapidement, l'agenda est complet du petit-déjeuner au dîner.
L'entreprise se sent responsable car elle « tire le meilleur parti » de son investissement.
Mais un emploi du temps surchargé peut priver les gens de ce dont ils ont le plus besoin : du temps.
Pendant un séjour de travail, les gens continuent à exercer leurs activités professionnelles habituelles. En marge de ces activités, ils échangent naturellement des questions, comparent leurs projets, testent des idées encore floues et entament des conversations qui ne justifieraient jamais une réunion formelle sur Zoom.
Une discussion au petit-déjeuner en entraîne une autre lors d'une promenade. Un commercial explique un problème récurrent chez un client à un collègue des opérations. Un autre collègue rejoint un projet grâce à son expérience pertinente. Deux personnes qui échangent habituellement par messages Slack parviennent enfin à rassembler suffisamment d'informations pour résoudre un problème efficacement.
Sur cinq ou six jours, cela crée des centaines de petits échanges qu'aucun atelier structuré ne pourrait reproduire.
Si vous avez embauché des personnes intelligentes et autonomes, faites-leur confiance pour décider de ce qui mérite d'être abordé.
Votre rôle n'est pas de faciliter chaque interaction. Votre rôle est de fournir le lieu approprié et le temps nécessaire.
Un séjour de travail n'est pas simplement une retraite d'entreprise prolongée.
Les deux formats servent des objectifs différents.
Notre réunion annuelle générale a toujours toute sa place. Elle rassemble l'ensemble de l'entreprise et crée un moment de partage pour tous.
Le workation offre autre chose. Il donne à un petit groupe auto-sélectionné suffisamment d'espace pour travailler et passer du temps ensemble sans chercher à produire un résultat précis.
Quelles équipes sont prêtes pour un séjour de travail ?
Je ne pense pas que ce format convienne à toutes les entreprises.
Cela a plus de chances de fonctionner lorsque :
- La plupart des gens connaissent déjà l'entreprise et se connaissent entre eux.
- L'entreprise possède une culture solide qui n'a pas besoin d'être stimulée par un artifice.
- L'entreprise a trouvé son marché et ne se réunit pas pour résoudre une question existentielle.
- Les membres de l'équipe sont indépendants et autonomes.
- Les gens peuvent continuer à travailler normalement sans avoir besoin d'une configuration très contrôlée.
Une semaine de travail est moins appropriée lorsque de nombreux participants sont nouveaux, que l'équipe a besoin d'une harmonisation rapide ou que les responsables attendent de la semaine qu'elle aboutisse à une liste de décisions prédéfinies. Dans ces cas-là, une réunion hors site plus structurée peut s'avérer plus judicieuse.
L'erreur serait d'organiser un séjour de travail sans programme précis et d'en juger ensuite l'efficacité à l'aune des résultats d'une retraite stratégique. Sa valeur est plus diffuse : elle se traduit par des relations plus solides, une communication informelle plus rapide, de nouvelles collaborations et des idées qui continuent de se développer après le voyage.
Le lieu compte plus que la destination.
Pour un séminaire classique, les entreprises commencent souvent par la ville. Pour un séjour de travail, je commencerais par le logement.
Les participants passeront beaucoup plus de temps sur place que lors d'une courte retraite ; le lieu doit donc être un endroit confortable pour vivre et travailler pendant près d'une semaine.
À tout le moins, je rechercherais :
- Internet rapide et fiable.
- Plusieurs espaces de travail confortables, dont des zones calmes pour les appels.
- Excellente restauration sur place ou à proximité immédiate.
- Des chambres et des espaces communs où l'on peut se détendre véritablement.
- Espaces extérieurs, installations de bien-être ou accès à la nature.
- Une variété suffisante pour que personne ne se sente piégé dans une salle de réunion sans fenêtres.
- Peu de distractions logistiques une fois le groupe arrivé.
Une propriété isolée à la campagne peut s'avérer plus bénéfique qu'une ville réputée. En Serbie, le fait d'être en pleine nature nous a permis de nous recentrer et de passer du temps ensemble. Au Portugal, le cadre axé sur le bien-être a rendu cette semaine plus longue et plus paisible tout à fait naturelle.
L'objectif n'est pas de trouver la destination qui offre le plus grand nombre d'attractions, mais de trouver un endroit où les gens ont envie de séjourner.
Que ferons-nous ensuite ?
Nous sommes encore en phase d'expérimentation. Deux séjours de travail ne suffisent pas à établir une formule universelle, et le format évoluera probablement avec l'arrivée de nouveaux participants.
Mais je suis convaincu par le modèle de base :
- La participation doit rester facultative.
- Accordez au groupe cinq ou six jours au lieu de tout condenser en un week-end.
- Laissez les gens reprendre leur travail habituel.
- Choisissez le lieu avec le plus grand soin.
- N’ajoutez pas plus d’un ou deux formats ciblés, tels qu’un Barcamp ou un hackathon.
- Protégez l'espace vide.
Ce dernier point est peut-être le plus difficile.
L'envie de remplir l'agenda est compréhensible : réunir une équipe à distance coûte cher, et les responsables veulent que cet investissement produise des résultats concrets. Cependant, tous les résultats importants ne peuvent pas être planifiés à l'avance.
Parfois, le meilleur moyen d'aider les gens à travailler ensemble est tout simplement de les laisser travailler ensemble.
Et si vous envisagez d'organiser un séjour de travail, Surf Office peut vous aider. Nous avons déjà sélectionné des lieux qui allient espaces de travail fiables, connexion internet performante, excellente restauration et un cadre idéal pour qu'une équipe puisse y passer une semaine entière sans se sentir enfermée dans une salle de réunion ennuyeuse.
