Wir von Surf Office organisieren beruflich Firmenausflüge und Retreats. Doch bis zu diesem Jahr hatten wir noch nie eine richtige Workation für unser eigenes Team organisiert.
Aktuell entscheiden sich nur etwa 5 % unserer Kunden für eine Workation anstelle eines traditionellen Firmen-Offsites. Nachdem wir selbst zwei solcher Veranstaltungen durchgeführt haben, gehe ich jedoch davon aus, dass dieser Anteil in den zweistelligen Bereich steigen wird. Für das richtige Unternehmen ist dieses Format durchaus sinnvoll.
Die Erkenntnis, die mich am meisten überrascht hat, war simpel: Wenn man kluge, selbstständige Menschen zusammenbringt, muss man nicht jede freie Minute verplanen. Gibt man ihnen einen angenehmen Ort, genügend Zeit und wenig Struktur, finden sie selbst heraus, was es wert ist, besprochen zu werden.
Wie wir unser Remote-Team früher zusammengebracht haben
Surf Office ist ein Unternehmen, das remote arbeitet, daher war uns der persönliche Kontakt schon immer wichtig.
Jedes Jahr Anfang Dezember veranstalten wir eine Betriebsversammlung, bei der das gesamte Unternehmen zusammenkommt. Es ist unsere wichtigste unternehmensweite Veranstaltung des Jahres.
Im Laufe des Jahres versuchten wir außerdem, „Mini-Retreats“ für einzelne Abteilungen zu organisieren. Theoretisch klang das sinnvoll. In der Praxis war es jedoch nie so einfach.
Wir sind kein Großunternehmen, und viele unserer Teams sind klein. Um ein Retreat sinnvoll zu gestalten, mussten wir oft mehrere Teams zusammenlegen. Manche Teams organisierten eins, andere nicht. Das Format war uneinheitlich und schwer zu handhaben.
Wir erkannten außerdem, dass der übliche Zweck dieser Klausurtagungen – Strategieentwicklung, Problemlösung und Generierung neuer Produktideen – nicht immer eine weitere strukturierte Veranstaltung erforderte. In vielen Fällen waren wir effektiver, wenn wir diese Arbeit asynchron erledigten.
Dann schlug Lola, eine unserer Kolleginnen, eine andere Idee vor.
Wir nennen sie mittlerweile scherzhaft unsere Chief Workation Officer.
Ihr Vorschlag war simpel: einen interessanten Ort bekanntgeben, alle Mitarbeiter der Firma einladen und eine Woche lang gemeinsam arbeiten. Die Teilnahme wäre völlig freiwillig. Surf Office könnte einige Abendessen oder einen Teil der Unterkunftskosten übernehmen, die restlichen Kosten würden die Teilnehmer selbst tragen.
Es würde unsere jährliche Mitarbeiterversammlung nicht ersetzen. Es wäre eine zusätzliche Gelegenheit für diejenigen, die im Laufe des Jahres mehr Zeit miteinander verbringen möchten.
Die Idee fand leicht Unterstützung. Jemand übernahm die Verantwortung, es würde das Unternehmen relativ wenig kosten und der potenzielle Nutzen für das Team lag auf der Hand.
Bei der Planung der ersten Reise habe ich einen Teil des Modells geändert: Surf Office würde die gesamte Reise inklusive Anreise und Unterkunft übernehmen, genau wie bei unseren regulären Retreats. Die Teilnahme bliebe freiwillig, aber niemand sollte aufgrund seiner finanziellen Möglichkeiten an der Reise teilnehmen müssen.
Experiment eins: acht Personen im ländlichen Serbien
Unsere erste Workation fand im März 2026 in der serbischen Landschaft statt.
Das ländliche Serbien Ende März war wohl nicht der naheliegendste Ort, um FOMO (Fear of Missing Out) zu erzeugen. Acht Personen nahmen teil, darunter auch ich.
Der ursprüngliche Plan war, fast keinen Plan zu haben. Wir würden eine Woche am selben Ort verbringen, unserer normalen Alltagsarbeit nachgehen und alles andere sich natürlich entwickeln lassen.
Ich konnte der Versuchung nicht ganz widerstehen, etwas Struktur einzubringen, also widmeten wir einen Tag einem KI-Hackathon.
Damals lasen viele über KI, testeten Tools und überlegten, wie sie ihre Arbeit beeinflussen könnte. Doch es besteht ein großer Unterschied zwischen dem Experimentieren mit einem neuen Tool und dessen Einsatz zur Automatisierung komplexer Prozesse in einem realen Unternehmen. Letzteres erfordert den Kontext mehrerer Personen, und solche Aufgaben lassen sich oft besser im persönlichen Gespräch erledigen.
Zwei Wochen vor der Workation habe ich ein Google Sheet geteilt und alle eingeladen, mögliche Projekte hinzuzufügen. Wir haben 46 Ideen gesammelt.
Am Morgen des Hackathons sichteten wir sie gemeinsam und wählten acht aus. Wir bildeten Zweierteams, verbrachten den Tag mit Brainstorming und Entwicklung und präsentierten die Ergebnisse vor dem Abendessen.
Es gab keine Preise und kaum Wettbewerb. Im Vordergrund stand das Lernen. Die Vorführungen legten ebenso viel Wert auf den Bauprozess wie auf das Endergebnis, was viele kleine Aha-Erlebnisse ermöglichte.
Die Gruppengröße war von Vorteil. Mit nur acht Personen konnten wir schnell Entscheidungen treffen, nahtlos zwischen verschiedenen Gesprächen wechseln und verstehen, woran die anderen arbeiteten.
Noch wichtiger war jedoch, dass die positiven Auswirkungen auch nach unserer Rückkehr anhielten. Immer mehr Kollegen begannen, KI-Agenten und -Workflows zu entwickeln, anstatt sich nur mit KI zu beschäftigen, sie zu überanalysieren oder das Gefühl zu haben, den Anschluss zu verlieren. Der Hackathon wurde zu einem zentralen Diskussionspunkt im gesamten Unternehmen.
Die restliche Woche verlief bewusst ruhig. Wir arbeiteten, aßen hervorragendes serbisches Essen, unternahmen eine Wanderung und machten jeden Abend ein Lagerfeuer. Der Ort bot kaum Ablenkung, was sich als Teil seines Reizes erwies.
Es fühlte sich anders an als ein Retreat. Langsamer, weniger organisiert und natürlicher.
Vom Experiment zum neuen Unternehmensformat
Nach Serbien begann ich zu hinterfragen, ob wir überhaupt funktionale Team-Retreats brauchen.
Die erste Workation brachte Mitarbeiter aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen. Da es kein zentrales Thema gab, das sich auf eine bestimmte Abteilung konzentrierte, überschritten die Gespräche die üblichen Grenzen. Die Teilnehmer lernten Projekte kennen, mit denen sie normalerweise nicht in Berührung kämen, und halfen bei der Lösung von Problemen außerhalb ihrer eigentlichen Aufgabenbereiche.
Deshalb haben wir beschlossen, weiter zu experimentieren: Wir behalten die jährliche All Hands-Veranstaltung bei, verzichten auf separate Team-Retreats und bieten stattdessen optionale Workations im Laufe des Jahres an.
Unsere zweite Workation fand in der ersten Juliwoche auf dem portugiesischen Land statt. Dieses Mal nahmen 19 Personen teil.
Ich vermute, einige Kollegen haben das Serbien-Experiment aus sicherer Entfernung beobachtet und beschlossen, das nächste nicht zu verpassen.
Wir wählten einen Wellness-Ort, an dem sich die Teilnehmer die ganze Woche über wohlfühlen konnten. Wie schon in Serbien ging jeder seiner gewohnten Arbeit nach. Wir aßen gemeinsam, unterhielten uns, trieben Sport, entspannten uns und führten viele informelle Einzelgespräche im Team.
Wir haben außerdem einen organisierten Tag hinzugefügt, dieses Mal haben wir aber ein Barcamp anstelle eines Hackathons veranstaltet.
Warum ein Barcamp gut funktioniert hat
Ein Barcamp ist eine selbstorganisierte Mini-Konferenz. Anstatt dass das Management die Agenda festlegt und die Referenten auswählt, kann jeder einen Vortrag, Workshop oder eine Diskussion vorschlagen. Und jeder Teilnehmer kann zum Moderator werden.
Zwei Wochen vor der Workation in Portugal habe ich in Slack gepostet und um Vorschläge für Sessions gebeten. Wir haben eine Seite erstellt, auf der jeder für die Ideen abstimmen konnte, die er am nützlichsten fand.
Neunzehn Teilnehmer schlugen 22 Sessions vor. Am Morgen des Barcamps diskutierten wir die beliebtesten Ideen und wählten acht für den Tag aus.
Die am besten bewertete Session war „Wie man im Urlaub abschaltet“. Andere Sessions hatten einen direkteren Bezug zum Geschäft, darunter eine Session zur Verbesserung der Vertragsgestaltung mit audiovisuellen Anbietern für große Firmenveranstaltungen außerhalb des Firmengeländes.
Mein eigener Beitrag war ein Workshop zum Thema Meme-Erstellung 😀
Der Tag half mir, den Unterschied zwischen den beiden Formaten zu verstehen:
- Ein Barcamp eignet sich gut, um Wissen auszutauschen, übergreifende Fragestellungen zu erörtern und herauszufinden, welche Ideen wirklich Potenzial haben.
- Ein Hackathon eignet sich besser zum Entwickeln und Testen von etwas, wenn man eine klarere Vorstellung davon hat, was man erschaffen möchte.
Die beiden Formate könnten problemlos in derselben Woche kombiniert werden: Man könnte ein Barcamp nutzen, um Ideen zu entwickeln und zu verfeinern, und anschließend einen Hackathon veranstalten, um die besten Ideen in Prototypen umzusetzen.
Aber keines von beiden sollte die Workation dominieren. Ein strukturierter Tag reichte völlig aus.
Der Drang des Gründers zur Überorganisation
Wenn ein Unternehmen mit dezentraler Arbeitsweise Mitarbeiter zusammenbringt, ist die Reise sichtbar und kostspielig. Flüge, Unterkunft und Verpflegung summieren sich schnell. Als Gründer ist es verlockend, jede Minute produktiv zu gestalten.
Man setzt alle in einen Besprechungsraum. Dazu kommen Strategieworkshops, Motivationsvorträge, Brainstorming-Sitzungen und Teambuilding-Aktivitäten. Schon bald ist der Terminkalender vom Frühstück bis zum Abendessen voll.
Es fühlt sich verantwortungsvoll an, weil das Unternehmen das Beste aus der Investition herausholt.
Doch ein übervoller Terminkalender kann den Menschen genau das rauben, was sie am meisten brauchen: Zeit.
Während einer Workation gehen die Teilnehmer weiterhin ihren normalen Tätigkeiten nach. Neben dieser Arbeit stellen sie sich ganz natürlich gegenseitig Fragen, vergleichen Projekte, testen unausgereifte Ideen und beginnen Gespräche, die niemals ein formelles Zoom-Meeting rechtfertigen würden.
Ein Gespräch beim Frühstück führt zu einem weiteren beim Spaziergang. Ein Mitarbeiter aus dem Vertrieb erklärt einem Kollegen aus dem operativen Bereich ein wiederkehrendes Kundenproblem. Ein Kollege schließt sich einem Projekt an, weil er zufällig über entsprechende Erfahrung verfügt. Zwei Personen, die normalerweise über Slack kommunizieren, haben endlich genügend Kontext, um ein Problem richtig zu lösen.
Im Laufe von fünf oder sechs Tagen entstehen so Hunderte kleiner Interaktionen, die in keinem strukturierten Workshop möglich wären.
Wenn Sie intelligente, selbstständig arbeitende Mitarbeiter eingestellt haben, vertrauen Sie darauf, dass diese selbst entscheiden, worüber es sich zu sprechen lohnt.
Ihre Aufgabe ist es nicht, jede Interaktion zu ermöglichen. Ihre Aufgabe ist es, den richtigen Ort und ausreichend Zeit bereitzustellen.
Eine Workation ist nicht einfach nur ein längerer Firmenausflug.
Die beiden Formate dienen unterschiedlichen Zwecken.
Unsere jährliche Betriebsversammlung hat nach wie vor ihren Platz. Sie bringt das gesamte Unternehmen zusammen und schafft ein gemeinsames Erlebnis für alle.
Die Workation bewirkt noch etwas anderes. Sie bietet einer kleineren, selbstgewählten Gruppe genügend Raum, um gemeinsam zu arbeiten und Zeit miteinander zu verbringen, ohne ein bestimmtes Ergebnis herbeiführen zu wollen.
Welche Teams sind bereit für eine Workation?
Ich glaube nicht, dass dieses Format für jedes Unternehmen geeignet ist.
Es funktioniert am ehesten, wenn:
- Die meisten Leute kennen das Unternehmen und einander bereits.
- Das Unternehmen verfügt über eine solide Kultur, die keiner zusätzlichen Unterstützung bedarf.
- Das Unternehmen hat eine Produkt-Markt-Passung und versammelt sich nicht, um eine existenzielle Frage zu lösen.
- Die Teammitglieder sind unabhängig und arbeiten selbstständig.
- Die Menschen können ihrer normalen Arbeit nachgehen, ohne dass ein hochgradig kontrolliertes Umfeld erforderlich ist.
Eine Workation ist weniger geeignet, wenn viele Teilnehmer neu sind, das Team dringend eine Abstimmung benötigt oder die Führungskräfte erwarten, dass die Woche eine Liste vordefinierter Entscheidungen hervorbringt. In diesen Fällen ist ein strukturierteres Offsite-Meeting möglicherweise das bessere Format.
Der Fehler wäre, eine Workation zu organisieren, das Programm leer zu lassen und sie dann anhand der Ergebnisse eines Strategie-Retreats zu beurteilen. Ihr Wert ist vielschichtiger. Er zeigt sich in stärkeren Beziehungen, schnellerer informeller Kommunikation, neuen Kooperationen und Ideen, die sich auch nach der Reise weiterentwickeln.
Der Veranstaltungsort ist wichtiger als das Reiseziel.
Bei einem herkömmlichen Offsite-Meeting beginnen Unternehmen oft mit der Stadtplanung. Bei einer Workation würde ich mit dem Gelände beginnen.
Die Teilnehmer werden sich viel länger am Veranstaltungsort aufhalten als bei einem kurzen Retreat, daher muss er fast eine Woche lang ein komfortabler Wohn- und Arbeitsort sein.
Ich würde zumindest Folgendes suchen:
- Schnelles und zuverlässiges Internet.
- Mehrere komfortable Arbeitsbereiche, darunter ruhige Bereiche für Telefonate.
- Ausgezeichnete Verpflegung vor Ort oder in unmittelbarer Nähe.
- Schlafzimmer und Gemeinschaftsräume, in denen man sich wirklich entspannen kann.
- Außenbereich, Wellness-Einrichtungen oder Zugang zur Natur.
- Genügend Abwechslung, damit sich niemand in einem fensterlosen Besprechungsraum gefangen fühlt.
- Sobald die Gruppe eintrifft, gibt es kaum logistische Ablenkungen.
Ein abgelegenes Landgut kann besser geeignet sein als eine bekannte Stadt. In Serbien half uns die Abgeschiedenheit, uns zu konzentrieren und Zeit miteinander zu verbringen. In Portugal sorgte die Wellness-Atmosphäre dafür, dass sich eine längere und entspanntere Woche ganz natürlich anfühlte.
Ziel ist es nicht, das Reiseziel mit der längsten Liste an Sehenswürdigkeiten zu finden. Es geht darum, einen Ort zu finden, an dem die Menschen gerne verweilen.
Was wir als Nächstes tun werden
Wir experimentieren noch. Zwei Workations reichen nicht aus, um eine allgemeingültige Formel zu entwickeln, und das Format wird sich wahrscheinlich weiterentwickeln, je mehr Teilnehmer dazukommen.
Aber ich bin vom Grundmodell überzeugt:
- Die Teilnahme soll freiwillig bleiben.
- Geben Sie der Gruppe fünf oder sechs Tage Zeit, anstatt alles in ein Wochenende zu quetschen.
- Die Menschen sollen ihrer normalen Arbeit nachgehen.
- Wählen Sie den Veranstaltungsort sehr sorgfältig aus.
- Fügen Sie höchstens ein oder zwei sinnvolle Formate hinzu, wie zum Beispiel ein Barcamp oder einen Hackathon.
- Schütze den leeren Raum.
Dieser letzte Punkt dürfte der schwierigste sein.
Der Instinkt, den Kalender vollzupacken, ist nachvollziehbar: Die Zusammenstellung eines Remote-Teams kostet Geld, und Führungskräfte wollen, dass sich die Investition auszahlt. Doch nicht jedes wertvolle Ergebnis lässt sich im Voraus planen.
Manchmal ist der beste Weg, Menschen zur Zusammenarbeit zu bewegen, sie einfach zusammenarbeiten zu lassen.
Und falls Sie eine Workation planen, kann Surf Office Ihnen helfen. Wir haben bereits Locations gefunden, die zuverlässige Arbeitsplätze, schnelles Internet, hervorragendes Essen und eine Atmosphäre bieten, in der sich ein Team eine ganze Woche lang wohlfühlen kann – ohne sich in einem langweiligen Besprechungsraum eingesperrt zu fühlen.
