Waarom een retreat organiseren met Surf Office in plaats van zelf?

Horizontaal scrollen aanbevolen

Inspanning/Tijd

Cortisolniveau

Met Surf Office

Zonder Surf Office

De locatie kiezen

2/10

1/10

Met onze Locatie-expert bepaal je de locatieopties op basis van jouw voorkeuren en budget.

Van de hak op de tak springen.

Een verkeerde locatie kiezen die niet aansluit bij de doelen van je retreat, waardoor deelnemers uitgeput zijn na de reis en je niet de beste prijs-kwaliteitverhouding krijgt.

Een hotel kiezen

7/10

Je ontvangt gedetailleerde, persoonlijke voorstellen van geselecteerde hotels die passen bij jouw budget en sfeer.

Wat betekent geselecteerd?

‍We hebben ze bezocht, geïnspecteerd en door de jaren heen een sterke band opgebouwd.

Je hebt meer dan 50 hotels gecontacteerd en je inbox ontploft.

Er is altijd wel wat: geen beschikbaarheid, geen vergaderruimte, niet genoeg kamers, de sfeer klopt niet, of het is boven budget.

De hotels die je het leukst vond, hebben niet eens gereageerd.

Een hotel contracteren

4/10

7/10

Na het bevestigen van het winnende voorstel staat de prijs vast.

Met eenvoudige (2 pagina's) en heldere algemene voorwaarden tussen jou en Surf Office.

Onze partners kunnen flexibeler omgaan met annuleringen en wijzigingen.

Een lang, verwarrend contract van een hotel met addertjes onder het gras die het onmogelijk maken om te annuleren of belangrijke wijzigingen door te voeren nadat je hebt betaald.

Je moet met een advocaat overleggen, maar het hotel dreigt je reservering te annuleren als je de aanbetaling niet binnen 24 uur voldoet.

Als er iets anders loopt dan gepland, kun je veel geld verliezen.

Vervoer boeken

7/10

9/10

Jij deelt ons formulier met je collega's, wij regelen de rest.

Je hebt 8 vervoersbedrijven gecontacteerd en de prijsverschillen zijn enorm.

Gaan ze wel opdagen? Ai, ze hebben 2 dagen voor aankomst geannuleerd.

Nu moet ik op zoek naar een alternatief, maar het is hoogseizoen, alles zit vol en de prijzen zijn belachelijk.

Is er Uber? Ik denk dat ik één bedrijf heb gevonden. De dag van aankomst is aangebroken. Het lijkt erop dat 26 vluchten van mijn collega's zijn geannuleerd of uitgesteld.

Terug naar het spreadsheet, alle wijzigingen via WhatsApp doorgeven aan het vervoersbedrijf.

Restaurantreserveringen

6/10

8/10

Je hebt gekozen uit onze geselecteerde lijst met restaurants die geschikt zijn voor groepen, en vervolgens het groepsmenu bevestigd uit de opties die we met je hebben gedeeld.

Alle dieetwensen worden naadloos verzameld en de restaurants zijn volledig voorbereid op elke gast.

Shannon en Miguel hebben me op Slack een paar geweldige opties aangeraden.
Verdorie, ze accepteren geen groepen. Laten we Google Maps en ChatGPT het werk laten doen.
Hoe vind ik restaurants die genoeg capaciteit hebben?
Waarom reageert niemand op mijn e-mails?
De persoon die de telefoon opnam spreekt geen Engels, en bovendien moet ik een volledige aanbetaling doen.
Ik weet niet of ik me hier prettig bij voel, maar ik wil mijn enige optie niet verliezen.
Ik kwam met de groep aan bij het restaurant en er is niets voorbereid.
Hopelijk is het eten goed. 4,2 sterren op Google Maps is niet zo slecht, toch?
Oeps, je belandt in een steakhouse en je veganistische gasten hebben niets te eten!

Ervaringen plannen

6/10

Je kiest activiteiten uit een gescreende lijst van onze leveranciers. Leun achterover en ontspan, jij geeft het woord en SO regelt het.

Je ontvangt regelmatig updates over de voortgang van de retreat en hoeft alleen maar ja of nee te zeggen.

Met al die tijd die je nu overhoudt, heb je de kans om je werk en projecten bij te houden.

Je begint met het onderzoeken van opties om te zien wat er mogelijk is.

Je maakt meer uren dan goed voor je is, werkt langer door om de tijdzone van het hotel te overbruggen, je inbox loopt exponentieel vol, naarmate de datum van het evenement nadert heb je nauwelijks tijd voor jezelf, en je moet nog steeds die lange lijst met deelnemers achterna zitten voor hun bijgewerkte vluchtgegevens.

Dan probeer je leveranciers te vinden. Sommigen bedienen geen groepen, anderen hebben geen beschikbaarheid en de rest probeert je op te lichten.

‍De contactpersoon vraagt je om het volledige bedrag via een bankoverschrijving naar hun privérekening te betalen.

Hun beoordeling op Google Maps is oké. Kijk, er is een 5-sterrenrecensie van een ouder echtpaar uit Zweden. Hopelijk komt deze leverancier opdagen en maken ze er een geweldige ervaring van voor 50 mensen…

Deelnemen aan de retreat

5/10

7/10

Iedereen is op de hoogte en up-to-date over je laatste wijzigingen en aangepaste aantallen.

Onze partners verschijnen precies zoals afgesproken op locatie, op het tijdstip en de plek die we hebben besproken, en staan klaar om je groep te ontvangen.

Hoezo moet je betalen voor 5 extra personen die je al een tijdje geleden had geannuleerd?

Oh, je hebt het telefonisch bevestigd en niet schriftelijk?

Je probeert je aannemer te bereiken, maar hebt alleen het kantoornummer omdat je er niet aan dacht om naar het contactnummer van de verantwoordelijke van die dag te vragen.