Laat ons helpen bij het zoeken naar een locatie voor je volgende evenement.
Laat ons helpenDus je wilt een onvergetelijk evenement organiseren om je teams te belonen voor hun harde werk.
Onze Surf Office-consultant voor bedrijfsretraites, Simon Einstein, verwoordde het treffend: “De juiste locatie vinden is het halve werk.”
Wij zijn er om die strijd voor je te voeren. De juiste locatie kan je bedrijfsbijeenkomst naar een hoger niveau tillen, van gedenkwaardig naar werkelijk onvergetelijk.
We weten dat er veel op het spel staat, dus laat ons de stress van het plannen wegnemen en jouw visie vandaag nog werkelijkheid maken!
De perfecte locatie vinden voor je evenement is een hele kunst. Er zijn talloze factoren die het uitzoeken ervan een tikkeltje overweldigend kunnen maken. Als je de verkeerde keuze maakt, belandt je team in een krappe, galmende ruimte met haperende wifi. Doe je het goed, dan leg je de basis voor een evenement dat een doorslaand succes wordt.
Locatiesourcing is het zoeken naar en selecteren van de fysieke ruimte voor je evenement. Er komt veel kijken bij het zoeken, zoals de juiste grootte, indeling en voorzieningen. Bij Surf Office kunnen we samen met jou locaties bezoeken om er zeker van te zijn dat je de juiste plek kiest.
Locatie-inkoop is de stap die volgt op het zoeken en omvat het vastleggen van de door jou gekozen ruimte. Je onderhandelt over de details en rondt het contract af, waarbij wij je bij elke stap ondersteunen.
Een locatie is meer dan alleen een fysieke ruimte; het bepaalt de hele ervaring. Een prachtige plek met een doordachte indeling en goede voorzieningen zorgt ervoor dat iedereen zich geïnspireerd en verbonden voelt. De juiste locatie gaat verder dan alleen grootte en ligging. Het moet echt aansluiten bij het doel van je evenement. Het doel van je bijeenkomst bepaalt de indeling, de faciliteiten en de algehele sfeer van de locatie.
Als het gaat om het vinden van evenementenlocaties, zijn we er trots op dat we meer doen dan alleen vakjes afvinken. We zetten ons volledig in om jouw evenementendromen werkelijkheid te laten worden.
Dit is waarom Surf Office de ultieme keuze is voor het vinden van de perfecte locatie voor jou:
Expertise en ervaring met unieke locaties
Wij weten hoe we een locatie moeten matchen met de sfeer van je evenement. Van bruisende metropolen tot rustige locaties op het platteland: onze experts hebben de meest onvergetelijke plekken over de hele wereld gescout. Zoek je een plek waar je team overdag kan brainstormen en 's avonds kan surfen? Dat regelen we voor je!
Aangepaste aanbevelingen
Als je niet precies weet waar je team tot rust moet komen, geven we je niet zomaar een lijst met willekeurige opties. We nemen de tijd om de doelen en voorkeuren van je bedrijf te begrijpen en stellen vervolgens locaties voor die voelen alsof ze speciaal voor jou zijn uitgekozen.
Teambuilding-masterclasses
Met jarenlange ervaring in het organiseren van teambuildingactiviteiten weten wij precies wat een locatie nodig heeft. Of het nu gaat om samenwerking, creativiteit of verbinding: wij bieden inspiratie van hoge kwaliteit voor je teams.
Stressvrije planning
Het vinden van een locatie kan een logistieke nachtmerrie zijn, maar niet als je het stuur aan ons overlaat. Van het opstellen van een shortlist met locaties tot de uiteindelijke onderhandelingen: wij nemen al het zware werk uit handen. Dit omvat ook het versturen van RFP's (offerteaanvragen) voor jou.
Wereldwijd bereik, met een persoonlijke aanpak
We weten dat je het persoonlijke aspect van je evenement voorop wilt stellen. Onze wereldwijde database met 160+ locaties en onze praktische aanpak zorgen ervoor dat je precies krijgt wat het beste bij je evenement past.
Milieuvriendelijke opties
Duurzaamheid zit in ons DNA. We helpen je locaties te vinden die net zo goed zijn voor de planeet als voor je budget. Zo kun je ontspannen en zorgeloos genieten van een evenement met een schoon geweten.
Als de focus van je evenement ligt op teambuilding, dan moet het de missie zijn om de locatie uit te rusten met de nieuwste samenwerkingstools. Als je het succes van je team wilt vieren of op zoek bent naar een ontspannen uitje, dan zijn een prachtig uitzicht en faciliteiten zoals een spa misschien wel de sleutel tot succes voor het bedrijf.
Bij Surf Office begrijpen we deze uitdaging. Een geweldige locatie is meer dan alleen een achtergrond. Het is het startpunt voor een onvergetelijke ervaring.
Geen enkel evenement is hetzelfde, dus waarom zouden de locaties dat wel zijn? Bij Surf Office geloven we dat elk evenement een locatie verdient die net zo uniek is als het doel ervan. De juiste ruimte kan je bijeenkomst veranderen in iets werkelijk bijzonders.
Of je nu wilt brainstormen, de banden wilt aanhalen of gewoon even weg wilt van kantoor: wij hebben de perfecte plek voor elk type bedrijfsevenement:
Teambuilding-retraites
Een teambuilding-retreat vraagt om een locatie die in het teken staat van samenwerking en verbinding. Landelijke lodges met uitgestrekte buitenruimtes voor spellen en uitdagingen werken het best. Een locatie voor teambuilding heeft een sfeer nodig waarin creativiteit de vrije loop krijgt, barrières wegvallen en de band binnen je team kan groeien.
Retreats voor remote teams
Voor je remote medewerkers is persoonlijk contact soms net zo zeldzaam als een eenhoorn in een koffietentje. Een remote team retreat vraagt om een locatie met een persoonlijke touch. Ruimtes met gemeenschappelijke plekken voor groepsdiscussies en technisch goed uitgeruste vergaderzalen bevorderen een soepele samenwerking. De juiste locatie voor een remote team moet aanvoelen als een uitnodigende, functionele en inspirerende thuisbasis.
Kleinschalige startup-retreats
Startup retreats hebben locaties nodig die net zo gedurfd en innovatief zijn als de teams zelf. Deze evenementen gedijen in ruimtes die creativiteit aanwakkeren en out-of-the-box denken stimuleren. Startups draaien op energie en ambitie, en hun retreat-locatie moet die spirit versterken met de perfecte balans tussen focus en plezier. Locaties met een dakterras zorgen voor inspiratie en zien er ook nog eens geweldig uit!
Leadership retreats
Leadership retreats vragen om locaties die privacy, inspiratie en een vleugje verfijning combineren. Op de juiste plek krijgen de strategische plannen van een leider echt vorm. Rustige resorts aan het water werken goed, net als elegante vergaderruimtes en boetiekhotels. Wij vinden een locatie die past bij de visie van je team en de onderlinge band versterkt. Dat is voor iedereen winst!
Team-workations
Een team-workation is de ideale mix van zakelijk en ontspanning. Bij het zoeken naar een hotel kijken we naar het hoogste comfort, terwijl lokale bezienswaardigheden voor na werktijd altijd dichtbij zijn. We hebben de beste locaties voor een workation waar je team moeiteloos kan schakelen tussen werk en vrije tijd.
Incentive-reizen
Een incentive-reis is een beloning die net even een stapje verder gaat. Deze reizen worden georganiseerd op luxe locaties en zijn bedoeld om uitzonderlijke prestaties van het afgelopen jaar te vieren. Tropische oorden of stedentrips met luxe hotels laten je team zien dat je hun inzet waardeert. Wij stemmen deze incentive-reizen zo af dat je team zich zowel gewaardeerd als geïnspireerd voelt.
Het kiezen van de perfecte evenementenlocatie is een beetje als het vinden van de juiste danspartner. Het moet aansluiten bij je ritme, je niet voor de voeten lopen en er idealiter ook nog eens goed uitzien!
Met deze zes belangrijke elementen zorg je dat je evenement tot in de puntjes is geregeld. Zo weeg je je opties af en kies je een locatie die aan al je eisen voldoet:
Kies een locatie die voor elk teamlid goed bereikbaar is. Zorg dat je kijkt naar plekken waar iedereen makkelijk kan komen, of ze nu met de auto, het openbaar vervoer of (we mogen dromen, toch?) met een teleportatiemachine reizen.
Kies een ruimte die perfect aansluit bij het aantal gasten. Niemand wil zich opgepropt voelen tijdens het evenement (grote tip: onze gratis capaciteitscalculator kan je hierbij helpen!). Heb je een podium nodig voor prijzen en erkenning, of misschien zelfs een dansvloer?
De inrichting van de locatie moet echt passen bij de sfeer van het evenement. Denk aan creatieve workshops in een kunstgalerie die bij je team past. Je wilt immers geen zakelijk seminar in een circustent houden.
Check of de locatie eigen catering, AV-apparatuur en een betrouwbare internetverbinding aanbiedt. Zo niet, wees dan voorbereid om externe ondersteuning in te schakelen zodat het evenement soepel verloopt. Regel dit goed om technische problemen (of knorrende magen!) te voorkomen.
Zorg dat de geluidskwaliteit in de hele zaal uitstekend is. Presentatoren moeten van voor tot achter duidelijk verstaanbaar zijn, en zorg er hierbij voor dat looproutes en podia voor iedereen toegankelijk zijn.
Houd tot slot (en dit is het belangrijkste) je budget in de gaten. Te veel uitgeven aan één aspect betekent dat een ander eronder kan lijden. Zoek naar locaties die flexibel zijn met data en pakketten. Je weet nooit wanneer een beetje speling de dag kan redden!
Vergeet niet dat de juiste locatie de toon zet voor een evenement dat om alle juiste redenen memorabel is. Door alle 6 de punten af te vinken, weet je zeker dat je de perfecte setting kiest en een evenement creëert dat je teams nooit zullen vergeten.
Kies zorgvuldig, en moge de locatiekeuze in je voordeel uitvallen!
De tijd nemen om de perfecte locatie te beoordelen levert voor iedereen die aanwezig is veel op. Een goed gekozen locatie ziet er niet alleen goed uit, maar draagt ook bij aan de sfeer, wat de basis legt voor sterkere onderlinge banden op de werkvloer.
Laten we de belangrijkste voordelen doornemen van het vinden en boeken van de ultieme locatie voor je evenement:
Workation van Enigma versterkt cultuur en samenwerking
Enigma is een remote-first digitaal bureau uit Zwitserland. Voor hun bedrijfsretraite verbleef het team van 32 personen zes dagen in Ericeira, Portugal, waar ze productieve werksessies combineerden met teambuildingactiviteiten.
Door middel van workshops, brainstormsessies en activiteiten zoals een gezamenlijke surfles, versterkte het team de onderlinge samenwerking en de bedrijfscultuur. Het resultaat was dat de bedrijfsretraite van Enigma zorgde voor frisse ideeën, een boost in het moreel en een hechtere band binnen het team.
Retraite van Mynd levert 12 nieuwe productfuncties op
Mynd is een vastgoedbeheerbedrijf uit Californië. Voor hun bedrijfsretraite verplaatste het team van 32 personen zich voor 10 dagen naar Surf Office in Barcelona. De eerste drie dagen besteedde het team aan een hackathon. In een snelle innovatiesprint ontwikkelde het team 12 nieuwe productfuncties.
De aanpak van Mynd voor hun bedrijfsretraite was om alles vooraf goed voor te bereiden; de belangrijkste designelementen stonden al klaar toen ze in Spanje aankwamen. Hierdoor kon het team snel schakelen en aan de slag zonder ontwerpers.
Retraite van Amun zorgt voor innovatie en teambuilding
Amun is een toonaangevende uitgever van cryptovaluta die digitale activa toegankelijker maakt voor beleggers. Voor hun bedrijfsretreat verbleef het team van 45 personen zes dagen op Mallorca, met de focus op innovatie en bedrijfscultuur.
Het hart van de retreat was een 48-uur durende hackathon, waarbij medewerkers in kleine groepen werkten aan het ontwikkelen en presenteren van nieuwe ideeën. Het resultaat was een productieve week die creatieve concepten opleverde, relaties versterkte en het team dichter bij elkaar bracht.
Het team van Invision komt samen voor vergaderingen op het strand
InVision is een tool voor productontwerp en een bedrijf dat volledig op afstand werkt. Het team kwam samen in Ericeira voor een bedrijfsretreat met Surf Office.
Ze verdeelden hun tijd tussen teambuilding – suppen, surfen en heerlijke zeevruchten eten – en een hackathon. Tijdens hun eendaagse hackathon bouwde InVision nieuwe productfuncties en interne communicatietools.
Plan je een strategievergadering, design sprint, hackathon, kick-off van een nieuw project of "gewoon" reguliere werktijd?
Wat het ook is, wij staan voor je klaar.
Verwacht een professionele werkomgeving met:
En natuurlijk razendsnel internet.
Elk team heeft andere verwachtingen van een retreat, en daarom heb je de flexibiliteit om te kiezen uit verschillende soorten accommodaties, variërend van premium ensuite kamers tot gedeelde accommodatie.
Al onze accommodaties liggen centraal, op loopafstand van restaurants en supermarkten. Je hoeft geen auto te huren of het openbaar vervoer te gebruiken om je te verplaatsen. We willen je verblijf zo makkelijk mogelijk maken.
Je bent er 100% zeker van dat je boeking niet wordt geannuleerd (iedereen die wel eens een last-minute annulering van een groepsboeking heeft meegemaakt, weet hoe vervelend dat is).
We begrijpen dat je team kan groeien en dat je misschien gaandeweg extra kamers nodig hebt; die flexibiliteit bieden we je ook.
We hebben een systeem gebouwd dat het plannen van een retraite makkelijk en snel maakt.
Wij plannen elk detail van je retraite van begin tot eind, zodat jij dat niet hoeft te doen. Dit omvat:
Je ontvangt een persoonlijk schema en een online dashboard met alle informatie over je retraite voordat deze begint. Onze ondersteuning ter plaatse laat je bij aankomst alles zien wat je moet weten en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt voor jou en je team.
“Bedankt voor de geweldige offsite-locatie @surfoffice – we hebben ons fantastisch vermaakt!”
James Allgrove, Head of Growth bij Stripe VK
1. Details bevestigen
Je bevestigt bij ons het aantal personen, de locatie (we kunnen ook de beste locatie aanbevelen op basis van waar je team zich bevindt en de vluchtprijzen), de data en je gewenste accommodatie.
2. Factuur & Betaling
Na bevestiging van de details sturen we je een factuur. Je kunt betalen via bankoverschrijving, creditcard/betaalpas of PayPal.
3. Planning van de teamretreat
Dit proces is super eenvoudig. Met ons draaiboek stel je in een handomdraai een persoonlijk schema op. We zorgen ervoor dat je alle informatie ruim voor de start van de retreat ontvangt en onze contactpersoon staat je gedurende het hele proces bij.
4. Tijdens de retreat
Na aankomst krijg je een korte rondleiding. Onze ondersteuning ter plaatse staat voor je klaar als je iets nodig hebt. We geven je lokale tips en herinneren je tijdens de retreat aan je geplande activiteiten.
Kies uit honderden retreatlocaties in Europa, Amerika, Azië-Pacific en Afrika.
