«Hotellreservasjon er den hellige gral for bedriftsarrangementer.»
— Simon Einstein, ekspert på leie av hotell i Surf Office
Eksklusiv leie av hotell ble først populært i USA som en måte for giftepar å nyte privatliv og tilpassbarhet på bryllupsstedet sitt.
Men det tok ikke lang tid før bedrifter innså fordelene med en full hotellovertakelse for bedriftsarrangementer som teambyggings-utflukter og årsmøter.
I dag er eksklusiv leie av hotell et populært valg over hele verden for de som ønsker å legge til en følelse av fellesskap og eksklusivitet til bedriftsarrangementene sine.
Men det er ikke uten ulemper å leie et helt hotell.
I denne artikkelen skal vi diskutere fordeler og ulemper med hotellreservasjon, når de er nødvendige, og når du bør vurdere en delvis reservasjon i stedet.
Hva er eksklusiv leie av hotell?
Eksklusiv leie av hotell gir deg og reisefølget ditt eksklusiv tilgang til hele eller deler av hotellet. Avhengig av avtalen kan dette inkludere rom, restauranter, spafasiliteter og selskapslokaler.
Å leie et hotell gir arrangementet ditt et snev av privatliv, eleganse og tilpasningsmuligheter. Dette har gjort hotellreservasjoner til et populært arrangement for eksklusive bryllup, så vel som bedriftsarrangementer som konferanser, messer og gallaer.
«Dette gjelder for grupper på 10–1000+ personer. Reservasjon lar grupper gjøre lokalet til sitt hjem under hele arrangementet og benytte seg av lokalets fellesområder, uten å bekymre seg for å forstyrre andre gjester.» – Simon Einstein, ekspert på hotellreservasjoner
Under et eksklusiv leie «tar gruppen din kontroll» over hotellet, slik at du kan skreddersy arrangementet til dine behov. Uten å bekymre deg for andre gjester kan du lage mer støy, planlegge aktiviteter og dekorere fellesområder etter hjertens lyst.
Hvor mye koster det å leie et hotell?
Kostnaden ved å leie et hotell er basert på hvor mye inntekt hotellet ville hatt dersom de hadde 100 % belegg.
Dette betyr at du må betale for alle de reserverte rommene, pluss eventuelle forventede inntekter fra tilknyttede fasiliteter som spa og restauranter.
Derfor kan kostnaden for å leie et hotell variere fra € 1000 per natt for et ultra-enkelt hotell til over € 100 000+ per natt for et eksklusivt øyferiested med alt av ekstrautstyr.
Amal og George Clooney valgte Cipriana Hotel i Venezia som bryllupssted. De fylte 95 % av hotellet, noe som resulterte i en anslått en kostnad på rundt 3 millioner dollar for den tre dager lange feiringen.
For å forhindre at hotellreservasjonen din påvirker beleggsgraden i dagene rundt bestillingen din, vil noen hoteller til og med kreve at du dekker kostnadene for ekstra dager på begge sider av arrangementet.
Hvis for eksempel produktlanseringen din er planlagt til fire kvelder, må du kanskje dekke kostnadene for åtte.
Eksklusiv leie av et hotell er en kostbar affære, men det er verdt det hvis du vil merkevarebygge arrangementet ditt og skape en følelse av fellesskap.
Hva er alternativene til å leie et helt hotell?
Å leie et helt hotell er gullstandarden for bedriftsarrangementer. Det lar gruppen din «ta over» lokalet og gjøre det til sitt eget. Det er den eneste måten å få full frihet over planleggingen av arrangementet.
Hvis du ønsker å organisere et firmaarrangement uten kompromisser, er det utvilsomt det beste alternativet å leie hele hotellet.
Men hele hotellreservasjoner er ikke et levedyktig alternativ for alle.
De er dyre, og det er noen ganger umulig å finne et sted som er villig til å blokkere datoer eller kansellere eksisterende bestillinger.
«Den vanskeligste delen av en hotellreservasjon er å sikre tilgjengelighet. Det krever mye tillit fra hotellet å blokkere hele lokalet for en gruppe, pluss at de vanligvis er uvillige (forståelig nok) til å kansellere eksisterende reservasjoner.» – Simon Einstein
Så hva kan du gjøre hvis du ønsker å organisere et privat bedriftsarrangement, men ikke klarer å sikre deg en hel hotellreservasjon?
Reserver en hel etasje
Reservering av en hel etasje på hotellet er en kostnadseffektiv måte å legge til privatliv og tilpasningsmuligheter for arrangementet ditt. Når du leier bare én etasje, får du eksklusiv tilgang til bestemte rom og eventuelle arrangementsområder på den etasjen.
Med teamet samlet på ett sted kan du sette et merkenavn for interiøret og opprettholde en følelse av samhørighet uten å forstyrre andre gjester.
Ulempen er at du må dele fasiliteter som spa og restaurant med andre gjester, noe som begrenser hva du kan gjøre med disse områdene. Du må også respektere hotellets generelle rengjøringsregler.
Blokker bestemte rom
Et annet alternativ er å blokkere en gruppe hotellrom. Dette er flott for mindre grupper som ikke kan fylle hele hoteller, men som fortsatt ønsker garantert overnatting.
Romblokkering tilbys vanligvis til grupper som ønsker å bestille mellom 10 og 30 rom. Prisene forhandles på forhånd, og du må betale hele beløpet på forhånd pluss et depositum. Og ikke glem at du må betale for alle rommene du har bestilt, selv om noen ender opp med å bli ledige.
Romblokkering lar deg også tilby variasjon. Du kan blokkere rom på flere hoteller på forskjellige steder og med forskjellige stiler. Husk imidlertid at denne tilnærmingen kan gjøre at en gruppe føler seg fragmentert.
Lei en fløy av eiendommen
Å leie en fløy er det nærmeste du kan komme å leie et helt hotell. Denne tilnærmingen lar deg reservere hotellressurser som rom og arrangementslokaler uten å forplikte deg til å leie hele eiendommen.
Du har friheten til å tilpasse den delen av hotellet du har reservert, og du har full kontroll over fløyen uten avbrudd fra andre gjester. Dette lar deg fylle timeplanen din med morsomme idéer som karaokekonkurranser og spillkvelder.
Å leie en fløy av et hotell utvider også mulighetene dine. Nå trenger du ikke å finne et hotell med akkurat nok rom til teamet ditt. I stedet kan du se på å leie fløyer av større hoteller.
Det eneste problemet er at det ikke er garantert at selskapslokalene du trenger er i den fløyen du ønsker å leie. I så fall må du reservere disse rommene separat.
Hvilke bedriftsarrangementer berettiger en hotellreservasjon?
Hvis du organiserer et eksternt møte eller et bedriftsarrangement, lurer du kanskje på når det er nødvendig å leie et helt hotell.
Her er noen populære arrangementer som kan dra nytte av en hotellreservasjon:
- Teambyggings-utflukter
- Lederskapssamlinger
- Oppstartssamlinger
- Team "workations"
- Samlinger for fjernarbeidsteam
- Designsprinter og hackathons
- Konferanser og stevner
- Reisebelønninger
Som du kan se, kan nesten alle bedriftsarrangementer som krever flere dager borte fra kontoret dra nytte av en hel eller delvis hotellreservasjon.
Hva er fordelene med eksklusiv leie av hotell?
En komplett hotellreservasjon sikrer at arrangementet ditt føles spesielt, personlig og privat.
Når du leier et hotell, har du rett til å bruke alle rom i bygningen, inkludert restauranten, spaet, selskapslokalene og mer.
Fordi det ikke er noen andre gjester, kan du bruke hvert rom som du vil. Dette betyr at du kan dekorere rommene med firmavarer, spille musikk høyere på fester eller bruke rommene som dedikerte grupperom.
Du kan også være mer kreativ med hvor du holder møter. I stedet for å være begrenset til hotellets møterom, kan du møtes med teamet ditt hvor du vil, fra takterrassen til cocktailbaren i kjelleren.
En annen fordel med hotellreservasjon er den forbedrede gjestfriheten du vil motta.
Uten andre gjester å ta vare på, kan hotellpersonalet fokusere all sin oppmerksomhet på deg. Dette sikrer at alle dine behov blir ivaretatt, og at dine ansatte får en førsteklasses opplevelse.
Leie av et et hotell er også enkelt fra et planleggingsperspektiv.
Hvorfor? Fordi det er mye enklere å bestille alt på én gang i stedet for å ordne overnatting, restauranter og selskapslokaler individuelt.
Du er også mer sannsynlig å holde deg til budsjettet, ettersom det å betale alt på forhånd minimerer uforutsette kostnader.
Hva er ulempene med eksklusiv leie av hotell?
Å leie et hotell til bedriftsarrangementet ditt er en stor økonomisk forpliktelse.
Avhengig av hotellets størrelse og beliggenhet kan kostnadene ved å reservere hele fasiliteten være svært høye. Husk også at du kanskje må betale for fasiliteter du ikke trenger.
Det er fordi du må kompensere hotellet for forventet inntekt fra alle inntektsstrømmer. Det inkluderer hotellrommene, samt tilhørende fasiliteter som restauranter, conciergetjenester, selskapslokaler, spa og så videre.
Som tidligere nevnt må du også betale for ekstra netter på hver side av bestillingen din for å kompensere hotellet for tapte inntekter. Dette kan øke kostnadene for bestillingen din med opptil 100 %.
Det andre store problemet med hotellreservasjon er tilgjengelighet. De fleste hoteller har allerede sikret seg bestillinger opptil halvannet år i forveien, og de er sjelden villige til å avbestille disse for en gruppebestilling.
Derfor, for å sikre en fullstendig hotellreservasjon, må du kanskje avtale bestillingen din opptil 24 måneder i forveien.
Snakk med Surf Office for å få tilgang til vår eksklusive database for eksklusiv leie av hotell
Simon Einstein er vår interne hotellreservasjonsguru for bedriftsarrangementer.
Han har hjulpet Surf Office med å organisere vellykkede bedriftsarrangementer utenfor arbeidsplassen i årevis, og i løpet av den tiden har han samlet en imponerende global database med hoteller som tilbyr komplett leie av lokaler.
Organisering av din utflukt utenfor arbeidsplassen med Surf Office gir deg trygghet. Vårt team av planleggingseksperter sørger for at alt går knirkefritt, fra kommunikasjon med hotellpersonalet til å beskytte deg mot avbestillinger i siste liten.
Hvis du vurderer å leie et hotell til ditt neste bedriftsarrangement, kan du gjerne kontakte Simon hvis du har spørsmål.
