Det er på tide å samle teamet og tenke stort; se utover de vanlige forretningsprinsippene og avklare den langsiktige strategien. Du vil kaste blikket utover bedriftens horisont og vurdere alt fra bedriftens mål til prosjektene som vil avgjøre fremtiden.
Men for en oppgave av denne størrelsesordenen er ikke et vanlig møterom nok. Du bør heller møtes et sted utenfor kontoret.
... Med andre ord, du ønsker å organisere et eksternt møte utenfor kontoret.
Men hvordan planlegger du et effektivt møte utenfor kontoret som rettferdiggjør investeringen av tid, energi og penger som kreves for å gjennomføre et? I dag skal vi finne ut av det. Les videre for en omfattende veiledning for planlegging av effektive møter utenfor kontoret (og hvordan bedriften din kan tjene på det).
Hva er et eksternt møte?
I kjernen er et eksternt møte akkurat det det høres ut som: et møte som holdes utenfor den typiske arbeidsplassen.
Likevel er ikke plasseringen den eneste forskjellen. Faktisk er den primære forskjellen knyttet til formålet. I stedet for en enkel innsjekking, kunngjøring eller et møte med alle, tar eksterne møter for seg et spesifikt formål eller mål. Dette kan innebære at lederskapsteam jobber sammen for å håndtere strategiske problemstillinger og tenke helhetlig. Men det kan også inkludere ting som produktlanseringer, hackathons, idémyldring og/eller å lage en produktveikart.
Som en sidebemerkning er det verdt å merke seg at møter utenfor kontoret ikke er det samme som teambyggings-utflukter. Teambygging er definitivt en komponent, men det er sekundært i forhold til selve møtet. Vekten på møter utenfor kontoret er å få gjort skikkelig arbeid!
Hvordan planlegge og arrangere et effektivt eksternt møte
Nå som vi vet hva de er, la oss gå over til hovedarrangementet: hvordan planlegge og gjennomføre et effektivt eksternt møte utenfor kontoret. Vektlegging av effektivitet. Tross alt er det én ting å være vert for et møte og en annen å få noe ut av det! Altfor ofte går det et år eller så, og det er uklart hva de egentlig oppnådde.
Med viktig arbeid å gjøre, mål å nå og verdifulle ressurser på spill, er det derfor viktig å være ekstra nøye og oppmerksom når man arrangerer disse arrangementene. Her er noen gode tips og idéer som kan hjelpe deg med å lykkes.
Planlegging
Suksessen til et eksternt møte avhenger ofte av hvordan du forbereder deg til det. Fra å organisere lokalet til å bestemme timeplanen, er det mye å tenke på. I denne delen skal vi skissere hvordan du planlegger bedriften din eksternt på riktig måte:
1. Ikke utsett
Regel nummer én: Ikke vent til siste liten med å begynne å planlegge det eksterne møtet! Jo tidligere du kan komme i gang, desto bedre. Vi anbefaler en tidsramme på omtrent to måneder mellom de første forberedelsene og selve den store dagen.
Et viktig første steg er å bestemme hovedresultatet(ene) du ønsker fra møtet. Er dette for eksempel en overordnet samling av ledere der du skal bestemme bedriftens neste steg? Eller prøver du å organisere en kodefest/hackathon?
Når du vet hva hensikten er, kan du dykke ned i detaljene – finne ut hvem som skal lede møtet, hvem som skal delta, hvor lenge det skal vare og så videre. Derfra kan du finjustere målene dine, samle inn eventuelle interne data du trenger, og invitere eventuelle eksterne eksperter du mener burde være der.
2. Begrens omfanget
Regel nummer 2: Ikke prøv å oppnå for mye. Selv om det kan være fristende å sette seg høye mål og takle endeløse problemer, er mindre nesten alltid mer.
Sprer du deg for tynt, risikerer du ikke å få noe håndgripelig ut av møtet. Du føler deg kanskje bra med den lange listen med handlingstrinn du har utarbeidet, men mangler en konkret strategi for å oppnå noe som helst.
En bedre tilnærming er å begrense omfanget av diskusjonen og kommunisere den til deltakerne. Dette bør føre til et fokusert sett med initiativer som er utformet for å håndtere et spesifikt problem i virksomheten.
3. Sett budsjettet
En faktor som vil påvirke nesten alle aspekter av møtet utenfor kontoret ditt, er hvor mye penger du må bruke på det. Tross alt må budsjettet kanskje dekke alt fra transport og overnatting til mat og selve lokalet (mer om disse elementene kommer). Det vil også avgjøre hvor lenge du kan bli, hvor du kan dra og hvor mange personer som komfortabelt kan delta.
Det finnes ikke noe riktig eller galt her; budsjettet ditt vil avhenge av typen og varigheten av møtet du ønsker å holde. Det viktigste er å sette et! Gjør du ikke det, risikerer du å bruke for mye penger på et møte som ikke lever opp til potensialet sitt.
4. Husk det praktiske
Etter å ha vurdert møtets generelle sammensetning og hvem som skal delta, kan du begynne å håndtere det praktiske. Dette inkluderer ting som:
- Bestilling av lokalet
- Organisering av transport og parkering
- Ansette cateringfirmaer eller organisere en annen kilde til mat/drikke
Når det gjelder lokalet, sørg for at det er a) stort nok, b) tilgjengelig og c) i stand til å støtte den teknologien du skal bruke. Selvfølgelig må det også være tilgjengelig gjennom hele møtet. Og maten? Mengder er viktige, men det er enda viktigere å ta hensyn til folks kostholdsbegrensninger.
Igjen, ikke vent med dette til siste liten! Ved å bestille på forhånd sikrer du at du har det ideelle stedet og oppsettet for din eksterne opplevelse.
5. Sett dagsordenen
Å holde et møte utenfor kontoret uten en agenda er som å forsøke å gjete katter. Det er en oppskrift på forvirring, ineffektiv tidsstyring og til syvende og sist mangel på resultater. Så gjør deg selv en tjeneste og lag et før enn senere! Sett mål for hver dag, angi rekkefølgen på hendelsene, og gi en omtrentlig tidsfrist for hver del av møtet.
Husk at struktur også er avgjørende. Du liker kanskje idéen om å sette av tid til temaer og åpne opp for diskusjon. Akk, denne frittflytende tilnærmingen kan kvele kreativiteten i stedet for å oppmuntre den.
For å holde samtalen i gang anbefaler vi en dagsorden med angitte tidsrom for spesifikke temaer, samt mål for hvert tema. Du kan også ha et eller to sentrale spørsmål å stille og gi liv til diskusjonen med både relevant materiale og/eller aktiviteter.
6. Tildel roller og send dagsordenen
Trenger du mer enn én person til å lede møtet? I så fall, hvem gjør hva? Og når? Det er fornuftig å tildele disse rollene når du lager dagsordenen, og (etter å ha bekreftet at de er fornøyde med å gjøre det) inkludere en merknad om hvem som leder hver seksjon. Dette er selvfølgelig irrelevant hvis du eller noen andre skal lede hele møtet alene.
Å, og ikke glem å dele dagsordenen med deltakerne! Gjør dette omtrent en uke før møtet utenfor kontoret, slik at folk kan gjøre seg kjent med planen.
Vertsskap
Greit, la oss hoppe videre og forestille oss at møtet er rett rundt hjørnet. I denne delen gir vi noen tips og idéer om hvordan du kan gjennomføre det effektivt.
1. Start med å introdusere målet
Begynn hver dag med å minne deltakerne på møtets mål og formål. Forhåpentligvis har alle lest dagsordenen og er kjent med den uansett. Men det er ingen skade i å gjenta hvorfor du er der og hva du prøver å oppnå. Å definere møtets formål bør fokusere samtalen og bevege deg mot målene du har satt deg.
På samme måte er det verdt å få folk tilbake til dagsordenen i løpet av dagen. Dette bør forhindre at du kommer for langt utenfor temaet.
2. Oppmuntre til samhandling
Få ting i livet er kjedeligere enn å lytte til noen som snakker i timevis. Du slår deg av, himler med øynene og ser på klokken – og vil at minuttviseren skal snurre litt raskere. Så regel nummer én for å arrangere et møte utenfor kontoret er å holde folk engasjerte. Ikke bare snakk til dem. Snakk med dem.
Dette er nok en grunn til å tenke ut spørsmål og aktiviteter for hvert tidsrom på dagsordenen. De bidrar til å stimulere samtale, oppmuntre til samhandling og informere diskusjonen. Gjør hva du kan for å holde folks fokus, så ender du opp med et mer produktivt og meningsfullt møte.
3. Ha regelmessige pauser
Det er slitsomt å konsentrere seg om kompliserte temaer, komme opp med idéer og delta i stimulerende samtaler. Beskytt folks energinivå ved å planlegge regelmessige pauser. Å stoppe for te, kaffe, mat og toalettbesøk med noen få timers mellomrom bør hindre at folk blir deppa.
Godt tips: Husk å være tydelig på lengden på hver pause (du kan til og med merke det av på dagsordenen). Enhver forvirring kan føre til forsinkelser og tilbakeslag som spiser opp i den begrensede tiden som er tilgjengelig.
4. Sett av tid til teambygging
Hovedfokuset på ethvert møte utenfor kontoret er produktivitet. Men det betyr ikke at du ikke kan innlemme teambygging i opplevelsen. Tross alt, hvor ofte møtes teamet deres utenfor kontoret?! Nå som dere er samlet på ett sted, er det en ypperlig mulighet til å bli kjent med hverandre.
Teambygging trenger ikke engang å være en del av dagsordenen i seg selv. Det kan være så enkelt som å gjøre pausene mellom øktene lange nok til å ha en meningsfull samtale. Du kan også tildele plasser i stedet for å la alle velge. Dette vil sikre at folk blander seg med andre kollegaer enn vanlig.
5. Søk tilbakemelding
På slutten av det eksterne møtet anbefaler vi at du prøver å finne ut hva som gikk bra og hva som kunne vært bedre. Du kan spørre deltakerne direkte, gi dem anonyme tilbakemeldingsskjemaer som de kan returnere senere, eller spare papir ved å bruke en av de mange nettsidene for tilbakemeldingsundersøkelser.
Be om tilbakemeldinger på alt som virker relevant. For eksempel, hvor fornøyde var folk med møtet generelt? Hvor produktive syntes de det var? Har de noen idéer til hvordan de kan øke produktiviteten neste gang? Likte de det? Hva, om noe, ville de ha gjort annerledes? Uansett hvilke data du samler inn, vil de være uvurderlige for det neste eksterne møtet du holder.
Hvorfor er møter utenfor kontoret viktige?
Høres alt vi nettopp diskuterte ut som for mye hardt arbeid? Vel, å høre om fordelene kan kanskje overbevise deg om å gjøre det uansett! Stol på oss, å arrangere et eksternt møte kan gi en rekke overbevisende fordeler. Her er noen av de viktigste måtene du kan tjene på det:
De forandrer tankesettet
Først og fremst gir det folk å jobbe sammen på et nytt sted et annet tankesett.
Møtet føles betydningsfullt. Forandringen er forfriskende, og nyheten er spennende. Det føles ikke lenger som «jobb». Til syvende og sist bidrar det å møtes et annet sted til kreativiteten, engasjementet og den klarheten i tankegangen som kreves for oppgaven(e) som skal utføres.
De øker produktiviteten og lagånden
Den forrige fordelen har en dominoeffekt av økt produktivitet og engasjement – et positivt resultat som forsterkes av fraværet av distraksjoner og avbrudd du kan møte på kontoret. Problemløsning og idémyldring blir enklere, og teamet går derfra med en følelse av energi.
Deltakerne ender opp med en nyfunnet følelse av formål og samhørighet – tilfredse med det de har oppnådd og forent i det de jobber mot.
De gir en pause fra normaliteten
En annen bonus er selvsagt pausen alle får fra sin vanlige rutine. Til en viss grad representerer møter utenfor kontoret tid borte fra hverdagens stress på kontoret! Man henger med kollegaer, har nye samtaler og tar imot forskjellige utfordringer.
På denne måten kan møter utenfor kontoret være gjenopprettende for både individuelle ansatte og virksomheten som helhet.
Trenger du hjelp med å planlegge det eksterne møtet ditt?
Møter utenfor arbeidsplassen er kraftige forretningsverktøy for å tenke stort, planlegge for fremtiden, stimulere produktivitet og styrke lagånden. Likevel er det ingen tvil om hvor mye tid, energi og ressurser det tar å organisere!
Hvis det – eller bekymring for å gjøre dyre feil – er det som hindrer deg i å arrangere et eget, kan Surf Office hjelpe. Som eksperter på å arrangere arbeidssamlinger, vil du kunne høste de mange fordelene ved et eksternt møte uten bryderiet med å organisere det! Kontakt oss i dag for å lære mer.
