Wenn es eine universelle Wahrheit bei der Planung eines Firmenausflugs gibt, dann diese :
Sobald man fragt: „Wohin sollen wir gehen?“, beginnt das Chaos.
Die Mitarbeiter schlagen Orte vor, die sie persönlich besuchen möchten, Slack füllt sich mit Reisefantasien, und plötzlich müssen Sie Ziele, Budget, Reisezeit, Kapazität des Veranstaltungsortes und 200 persönliche Vorlieben gleichzeitig unter einen Hut bringen.
Nachdem wir Hunderten von Unternehmen bei der Auswahl ihres Tagungsortes geholfen haben (und ehrliches Feedback von Tagungsorganisatoren erhalten haben), hier ist, was tatsächlich funktioniert.
Option 1: Fragen Sie das Unternehmen nach weiteren Vorschlägen („Irgendwelche Ideen?“).
→ Garantiertes Chaos 🤯
Das fühlt sich demokratisch an… führt aber sofort zu Problemen:
- Dutzende unrealistische Ideen
- Reiseziele basierend auf persönlichen Vorlieben, nicht auf Unternehmensbedürfnissen
- Keine Einigkeit hinsichtlich Zielen, Zeitplanung, Reiseaufwand oder Budget
- Erwartungen, die Sie niemals erfüllen können
Am Ende erhält man Rauschen statt Klarheit.
Es fühlt sich demokratisch an, aber:
Es spiegelt selten das wider, was für das Team als Ganzes – oder für das Budget – am besten ist.
Option 2: Recherchieren Sie und präsentieren Sie EINE Option
→ Der klügste und stressfreiste Ansatz 🎯
Diese Methode fühlt sich weniger demokratisch an… aber sie liefert durchweg das beste Erlebnis.
So funktioniert es:
- Ein Berater von Surf Office erfasst Ihre Ziele, Rahmenbedingungen, den Zeitplan und die Teamverteilung.
- Wir analysieren:
- Flugrouten
- Reisezeit
- Veranstaltungsortqualität
- Saisonalität
- Erfüllungsanforderungen
- Übernahmepotenzial
- Wir ermitteln die besten Veranstaltungsorte (in der Regel 3–4, die wirklich passen).
- Sie wählen einen mit Führungsqualitäten
- Sie kündigen den Rückzug an
Es ist strukturiert, effizient und vermeidet monatelanges Hin und Her mit der Frage „Was ist mit diesem Ort?“.
Wie Alina, Senior Operations Manager, es ausdrückte:
„Die Zusammenarbeit mit Surf Office war eine tolle Erfahrung. Sie haben verstanden, was wir wollten, und uns mehrere passende Optionen angeboten. Die gesamte Organisation verlief von Anfang an reibungslos und unkompliziert.“
Dieser Ansatz funktioniert besonders gut, weil:
- Sie schützen alle vor Entscheidungsmüdigkeit.
- Sie reduzieren politisches Lobbying („Meine Schwiegermutter lebt in Singapur!“).
- Sie schaffen Vertrauen und Klarheit
Option 3: Zwei bis drei Optionen vorstellen und die Mitarbeiter abstimmen lassen.
→ Fühlt sich nach einem gesunden Kompromiss an… aber ist sehr riskant 💣
Das ist die Falle, in die die meisten Organisatoren, die zum ersten Mal eine Veranstaltung organisieren, tappen.
Das klingt vernünftig: Man filtert die Optionen, und das Team wählt aus.
Aber normalerweise passiert Folgendes:
- Sie zeigen 2–3 gute Optionen.
- Die Mitarbeiter fügen sofort 10 weitere hinzu
- Jemand bringt eine völlig themenfremde Idee ins Spiel („Wir sollten nach Ägypten fahren!“).
- Ein Manager unterstützt beiläufig eine dieser neuen Ideen.
- Plötzlich… bist du wieder bei Null.
Diese Methode öffnet dem Chaos erneut Tür und Tor und erweckt den Eindruck, dass das Team den Rückzug selbst wählt… obwohl es in Wirklichkeit die Einschränkungen nicht berücksichtigt.
Der Hauptgrund für das Scheitern dieser Methode? Die Leute konzentrieren sich auf das Ziel anstatt auf den Veranstaltungsort.
Und das ist gefährlich, denn ein perfekter Veranstaltungsort in schöner Lage ist einem durchschnittlichen Veranstaltungsort in traumhafter Lage immer überlegen. Jedes Mal.
Dies ist eine Lektion, die erfahrene Planer sehr gut verstehen.
Auch Annika, Leiterin der Personalabteilung, betonte, wie wichtig von Experten zusammengestellte Optionen sind:
„Surf Office hat immer schnell reagiert und uns verschiedene Optionen angeboten, die es uns sehr leicht gemacht haben, die beste Lösung für unser Team zu finden. Das wollen wir nicht noch einmal verpassen.“
Also… wie sieht die Methode ohne Chaos aus?
Die Vorgehensweise erfahrener Retreat-Organisatoren :
- Lassen Sie Surf Office die 3–4 besten Veranstaltungsorte ermitteln. Nicht Reiseziele – Veranstaltungsorte.
- Wählen Sie gemeinsam mit Ihrem Führungsteam EINE Option. Schließen Sie den Entscheidungsprozess frühzeitig ab.
- Kündigen Sie den Rückzug selbstbewusst an
Keine Abstimmungen, keine Wunschlisten wie in Narnia, kein Zurückrudern.
Warum funktioniert das?
✔ Verhindert politische Lobbyarbeit
✔ Vermeidet unrealistische Erwartungen
✔ Spart wochenlange Zeitverschwendung
✔ Reduziert Stress für den inneren Organisator
✔ Schützt das Budget
✔ Gewährleistet hochwertige Veranstaltungsorte
✔ Gewährleistet die Durchführbarkeit der Reise
✔ Führt zu besseren Ergebnissen bei Retreats
Fazit
Wenn Sie einen reibungslosen, strategischen und stressfreien Planungsprozess für Ihre Auszeit wünschen:
Frag nicht die ganze Firma, wohin sie gehen soll.
Überlassen Sie es Experten, die passenden Veranstaltungsorte auszuwählen.
Treffen Sie Entscheidungen mit Führung.
Verkünde es mit Überzeugung.
Ihre Mitarbeiter wollen keine 20 Optionen – sie wollen einen großartigen Rückzugsort.
