„Hotel-Buyouts sind der König der Firmenveranstaltungen.“
— Simon Einstein, Experte für Hotel Buyouts bei Surf Office
Hotel Buyouts erfreuten sich erstmals in den USA großer Beliebtheit, da sie Paaren bei ihren Hochzeitsveranstaltungen Privatsphäre und individuelle Gestaltungsmöglichkeiten boten.
Doch es dauerte nicht lange, bis die Unternehmen die Vorteile erkannten, die die Buchung eines gesamten Hotels für Firmenveranstaltungen wie Teambuilding-Retreats und Jahresversammlungen mit sich bringt.
Heutzutage sind Hotel-Buyouts auf der ganzen Welt eine beliebte Wahl für diejenigen, die ihren Firmenveranstaltungen ein besonderes Element der Gemeinschaft und der Exklusivität verleihen möchten.
Allerdings ist die Buchung eines ganzen Hotels nicht ohne Nachteile.
In diesem Artikel werden wir uns ansehen, welche Vor- und Nachteile Hotel Buyouts haben, wann sie notwendig sind und wann Sie darüber nachdenken sollten, nur einen Teil des Hotels für sich zu mieten.
Was ist ein Hotel-Buyout?
Mit einem Hotel-Buyout erhalten Sie und Ihre Gruppe exklusiven Zugang zum gesamten oder einem Teil des Hotels. Je nach Vereinbarung kann dies Zimmer, Restaurants, Wellnesseinrichtungen und Veranstaltungsräume umfassen.
Durch die Übernahme eines gesamten Hotels verleihen Sie Ihrer Veranstaltung zusätzliche Privatsphäre, Eleganz und Individualität. Aus diesem Grund sind Hotel Buyouts zu einer beliebten Praxis bei gehobenen Hochzeiten sowie bei Firmenveranstaltungen wie Konferenzen, Tagungen und Galas geworden.
„Das trifft auf Gruppen von 10 bis zu über 1.000 Personen zu. Buyouts ermöglichen es Gruppen, die Location für die Dauer der Veranstaltung zu ihrem Zuhause zu machen und die Gemeinschaftsbereiche zu nutzen, ohne darüber nachdenken zu müssen, ob man andere Gäste stört.“ – Simon Einstein, Experte für Hotel-Buyouts
Bei einem Hotel-Buyout übernimmt im Wesentlichen Ihre Gruppe die „Kontrolle“ über das Hotel, sodass Sie Ihre Veranstaltung an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Sie können lauter sein, Aktivitäten planen und Gemeinschaftsbereiche nach Herzenslust dekorieren, und das ohne andere Gäste, auf die Sie Rücksicht nehmen müssen.
Wie viel kostet die Buchung eines ganzen Hotels?
Die Kosten für die Buchung eines ganzen Hotels richten sich nach dem Umsatz, den das Hotel bei einer Auslastung von 100 % erzielen würde.
Dies bedeutet, dass Sie für alle reservierten Zimmer und zu erwartenden Einnahmen aus zugehörigen Einrichtungen wie Spas und Restaurants zahlen müssen.
Daher können die Kosten für die Buchung eines ganzen Hotels zwischen 1.000 € pro Nacht für ein sehr einfaches Hotel und über 100.000 € pro Nacht für ein exklusives Inselresort mit allem Drum und Dran liegen.
Amal und George Clooney wählten das Cipriana Hotel in Venedig als Ort für ihre Hochzeit. Sie belegten 95 % des Hotels, sodass sieKostenvon rund 3 Millionen Dollar für die dreitägige Feier übernehmen mussten.
Um zu verhindern, dass sich Ihr Hotel Buyout auf die Belegungsrate an den Tagen rund um Ihre Buchung auswirken, verlangen manche Hotels sogar, dass Sie die Kosten für zusätzliche Tage vor und nach Ihrer Veranstaltung übernehmen.
Wenn für Ihre Produkteinführung beispielsweise vier Abende geplant sind, dann müssen Sie möglicherweise die Kosten für acht Abende übernehmen.
Die Buchung eines ganzen Hotels ist eine kostspielige Angelegenheit, die sich aber lohnt, wenn Sie Ihrer Veranstaltung etwas Besonderes verleihen und ein Gemeinschaftsgefühl schaffen möchten.
Welche Alternativen gibt es zur Ausbuchung eines gesamten Hotels?
Die Buchung eines gesamten Hotels ist die höchste Stufe der Firmenveranstaltung. So kann Ihre Gruppe den Veranstaltungsort „übernehmen“ und ihn sich praktisch zu eigen machen. Nur so erhalten Sie völlige Freiheit bei der Planung Ihrer Veranstaltung.
Wenn Sie eine Firmenveranstaltung ohne Kompromisse organisieren möchten, dann ist die Anmietung des gesamten Hotels zweifellos die beste Option.
Doch nicht für jeden ist die Übernahme eines kompletten Hotels eine sinnvolle Option.
Es ist teuer, und manchmal ist es unmöglich, ein Hotel zu finden, das bereit dazu ist, Buchungsdaten zu blockieren oder bestehende Buchungen zu stornieren.
„Der schwierigste Teil bei einem Hotel Buyout ist es, die Verfügbarkeit sicherzustellen. Es erfordert viel Vertrauen seitens des Hotels, den gesamten Veranstaltungsort für eine Gruppe zu reservieren, und außerdem sind die Hotels (verständlicherweise) gewöhnlich nicht dazu bereit, bereits bestehende Reservierungen zu stornieren.“ — Simon Einstein
Was also können Sie tun, wenn Sie eine private Firmenveranstaltung organisieren möchten, aber keine komplette Hotelreservierung bekommen können?
Reservieren Sie eine ganze Etage
Die Reservierung einer ganzen Etage eines Hotels ist eine kostengünstige Möglichkeit, Ihrer Veranstaltung mehr Privatsphäre und Individualität zu verleihen. Wenn Sie nur eine Etage mieten, erhalten Sie exklusiven Zugang zu bestimmten Zimmern und allen Veranstaltungsräumen auf dieser Etage.
Wenn sich Ihre Teammitglieder auf einer Etage befinden, können Sie die Inneneinrichtung mit Ihrem Branding versehen und für ein Gefühl der Zusammengehörigkeit sorgen, ohne dass Sie dabei andere Gäste stören.
Der Nachteil ist, dass Sie sich Einrichtungen wie das Spa und das Restaurant mit anderen Gästen teilen müssen, was Ihre Möglichkeiten, diese Räume zu nutzen, einschränkt. Auch müssen Sie die allgemeinen Hausordnungsregeln des Hotels einhalten.
Einen Zimmerblock buchen
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einen Block an Hotelzimmern zu buchen. Dies eignet sich ideal für kleinere Gruppen, die kein ganzes Hotel belegen können, aber dennoch eine gesicherte Unterkunft wünschen.
Die Reservierung ganzer Zimmerblöcke wird normalerweise Gruppen angeboten, die zwischen 10 und 30 Zimmer buchen möchten. Die Preise werden im Voraus ausgehandelt, wobei Sie den gesamten Betrag plus eine Anzahlung im Voraus bezahlen müssen. Und vergessen Sie nicht, dass Sie für alle gebuchten Zimmer zahlen müssen, auch wenn einige am Ende nicht belegt sind.
Durch das Buchen von mehreren Zimmern können Sie auch für Abwechslung sorgen. Sie können Zimmer in mehreren Hotels an verschiedenen Orten und mit unterschiedlichem Ambiente buchen. Bedenken Sie jedoch, dass sich eine Gruppe dann uneins fühlen kann.
Mieten Sie einen Teilbereich der Lokalität
Die Anmietung eines Teilbereichs kommt der Anmietung eines ganzen Hotels am nächsten. Bei diesem Ansatz reservieren Sie Hotelbereiche wie Zimmer oder Veranstaltungsräume, ohne die gesamte Lokalität anmieten zu müssen.
Sie haben dann die Freiheit, den Bereich des Hotels, den Sie gebucht haben, individuell zu gestalten, und können dort machen, was Sie möchten, ohne von anderen Gästen gestört zu werden. Sie können Sie Ihr Programm dann mit lustigen Aktivitäten wie Karaoke-Wettbewerben und Spieleabenden füllen.
Auch die Anmietung eines Teilbereichs in einem Hotel erweitert Ihre Optionen. Und Sie müssen kein Hotel mit genau der richtigen Anzahl an Zimmern für Ihr Team finden. Stattdessen können Sie sich nach Bereichen größerer Hotels umsehen.
Das einzige Problem ist, dass die besonderen Räume, die Sie benötigen, vielleicht nicht in dem Bereich des Hotels liegen, den Sie mieten möchten. In diesem Fall müssten Sie die entsprechenden Räume separat reservieren.
Welche Firmenveranstaltungen rechtfertigen einen Hotel-Buyout?
Wenn Sie ein Offsite-Meeting oder einen Firmen-Retreat organisieren, dann fragen Sie sich vielleicht, ab wann es notwendig ist, ein ganzes Hotel zu mieten.
Hier kommen einige beliebte Veranstaltungen, bei denen ein Hotel Buyout vorteilhaft ist:
- Teambuilding-Retreats
- Leadership-Retreats
- Startup-Retreats
- Team-Workations
- Online-Team-Retreats
- Design Sprints und Hackathons
- Konferenzen und Tagungen
- Belohnungsreisen
Wie Sie sehen, kann die vollständige oder teilweise Hotelübernahme für nahezu jede Firmenveranstaltung, die eine mehrtägige Abwesenheit vom Büro erfordert, von Vorteil sein.
Was sind die Vorteile von Hotel-Buyouts?
Durch die Buchung eines gesamten Hotels können Sie sicherstellen, dass sich Ihre Veranstaltung besonders, persönlich und privat anfühlt.
Wenn Sie ein ganzes Hotel anmieten, stehen Ihnen alle Räume im Hotel zur Verfügung wie z.B. der Speisesaal, das Spa, die Veranstaltungsräume und mehr.
Da keine anderen Gäste dort sind, können Sie jeden Raum nach Belieben nutzen. Das heißt, Sie können die Räume mit Firmenartikeln dekorieren, bei Partys lautere Musik spielen oder sie als spezielle Breakout-Räume nutzen.
Auch bei der Wahl des richtigen Ortes für Ihre Meetings können Sie kreativer sein. Anstatt auf den Konferenzraum eines Hotels beschränkt zu sein, können Sie sich mit Ihrem Team an jedem beliebigen Ort treffen, von der Dachterrasse bis zur Cocktailbar im Keller.
Ein weiterer Vorteil von Hotel Buyouts ist, dass Sie eine bessere Hotelbetreuung haben werden.
Da es keine anderen Gäste gibt, um die es sich zu kümmern hat, kann sich das Hotelpersonal ganz auf Sie konzentrieren. Somit können alle Ihre Bedürfnisse erfüllt werden, sodass Ihre Mitarbeiter ein erstklassiges Erlebnis haben.
Auch aus planerischer Hinsicht hat ein Hotel Buyout Vorteile.
Warum? Weil es viel einfacher ist, alles auf einmal zu buchen, anstatt Unterkunft, Restaurants und Veranstaltungsräume einzeln zu organisieren.
Zudem ist es wahrscheinlicher, dass Sie Ihr Budget einhalten, da durch die Vorauszahlung aller Beträge unvorhergesehene Kosten minimiert werden.
Was sind die Nachteile von Hotel Buyouts?
Die Buchung eines Hotels für Ihre Firmenveranstaltung stellt eine große finanzielle Verpflichtung dar.
Je nach Größe und Lage des Hotels können die Kosten für die Reservierung der gesamten Lokalitäten sehr hoch sein. Bedenken Sie auch, dass Sie möglicherweise für Einrichtungen bezahlen, die Sie gar nicht benötigen.
Das liegt daran, dass Sie dem Hotel die Einnahmen aus jeder zu erwartenden Einnahmequelle erstatten müssen. Dazu zählen die Hotelzimmer sowie die dazugehörigen Einrichtungen und Dienstleistungen wie Speisesäle, Concierge-Dienste, Veranstaltungsräume, Spas, usw.
Wie schon erwähnt, werden Sie auch für zusätzliche Nächte vor oder nach Ihrer Buchung zahlen müssen, um das Hotel für entgangene Einnahmen zu entschädigen. Das kann die Kosten Ihrer Buchung um bis zu 100 % erhöhen.
Das andere große Problem bei Hotel Buyouts ist die Verfügbarkeit. Die meisten Hotels haben ihre Buchungen bis zu anderthalb Jahre im Voraus festgelegt und sind nur selten dazu bereit, diese bei einer Gruppenbuchung zu stornieren.
Um ein gesamtes Hotel zu buchen, sollten Sie Ihre Buchung deshalb unter Umständen bis zu 24 Monate im Voraus tätigen.
Wenden Sie sich an uns, um Einsicht in unsere Hotel-Buyout-Datenbank zu bekommen
Simon Einstein ist unser Guru für Hotel-Buyouts für Firmenveranstaltungen.
Er unterstützt Surf Office schon seit Jahren bei der Organisation erfolgreicher Offsite-Firmenveranstaltungen und hat im Laufe der Zeit eine beeindruckende Liste von Hotels zusammengestellt, bei denen man ein komplettes Hotel Buyout durchführen kann.
Wenn Sie Ihr Offsite-Retreat mit Surf Office organisieren, sind Sie entspannter. Unser Team aus Planungsexperten wird dafür sorgen, dass alles reibungslos abläuft, von der Kommunikation mit dem Hotelpersonal bis hin zum Schutz vor kurzfristigen Angebots-Kündigungen.
Wenn Sie sich überlegen, für Ihre nächste Firmenveranstaltung ein gesamtes Hotel zu buchen, dann können Sie sich bei Fragen gerne an Simon wenden.
