Willkommen bei der Surf Office Show, in der wir über Remote-Arbeit, Remote-Teams und die Zukunft der Arbeit sprechen!
Wir haben mit Leon Barnard gesprochen, Designer und Autor bei Balsamiq. Dieses Remote-Unternehmen hat mehr als 30 Mitarbeitende auf der ganzen Welt, und Leon hat uns erzählt:
- Wie sie remote arbeiten
- Was ihre größten Herausforderungen sind
- Wie ihr Team über Kontinente und Zeitzonen hinweg zusammenarbeitet.
Hinweis: Wenn Sie sich das Interview anhören möchten, finden Sie es unter diesem Link.
Die Geschichte von Balsamiq
Zu Beginn hieß das Produkt Balsamiq Mockups. Es ist ein Tool zum Erstellen von Wireframes – einfachen Skizzen von Benutzeroberflächen für eine Website oder App.
Es soll Designern helfen, ihre Ideen greifbar zu machen und sie anderen Menschen ohne Designhintergrund zu präsentieren.
Balsamiq ist heute 10 Jahre alt und wurde von Giacomo (Peldi) Guilizzoni gegründet, einem Italiener, der mehrere Jahre für Adobe in Kalifornien gearbeitet hatte. Nach seiner Rückkehr nach Italien startete er Balsamiq und schrieb den gesamten Code selbst.
Als das Produkt durchstartete, stellte Giacomo weitere Leute ein – daraus ist inzwischen ein Team von 30 Personen geworden. Etwa 20 davon sind in Europa, weitere 10–12 Teammitglieder in den USA.
Es gibt ein Büro in Italien, doch kaum jemand geht dorthin – alle anderen arbeiten remote. Das Team versucht, eine flache Hierarchie ohne Manager beizubehalten, doch mit 30 Leuten wird das immer schwieriger.
Balsamiq damals und heute
Laut Leon gibt es bei Balsamiq in Sachen Unternehmenskultur kaum einen Unterschied zwischen 10 und 30 Mitarbeitenden. Das Gefühl im Unternehmen ist gleich geblieben, nur die Arbeitswerkzeuge haben sich verändert.
Da pro Jahr nur 2–3 neue Teammitglieder hinzukommen, haben alle die Chance, sich kennenzulernen – und das tun sie bei den jährlichen Retreats.
Früher fühlte es sich an, als würden alle im selben Team arbeiten. Heute ist es ein großes Team, aufgeteilt in kleinere Gruppen. Dadurch sprechen alle mehr mit ihrem eigenen Team und haben weniger Kontakt zu den anderen Teams.
Ein Büro ohne Belegschaft
Als der CEO mehr Leute einstellte (vor allem in den USA), wollte er das Unternehmen zu einem Remote-first-Unternehmen machen. Niemand wurde jedoch daran gehindert, ins Büro in Italien zu kommen. Wie Leon sagt, ist es für manche Teams, etwa die Entwicklung, sehr hilfreich, zusammenzusitzen und miteinander zu sprechen.
Heute existiert das Büro allerdings nur noch der Bequemlichkeit halber. Peldi, der CEO, wohnt nur ein paar Straßen entfernt und kam irgendwann selbst nicht mehr. Das war das Zeichen, dass Balsamiq ein Remote-first-Unternehmen geworden war.
Und das Büro? Es ist einfach da. Niemand muss kommen, aber es ist ein Ort für Treffen und gesellige Events, den alle nutzen können, die möchten.
Remote-Erfahrung als Einstellungskriterium
Wenn das Balsamiq-Team eine Stelle ausschreibt, erstellt es ein Formular für die Bewerbenden. Neben den üblichen Formalitäten wird darin gefragt, ob relevante Erfahrung mit Remote-Arbeit vorhanden ist.
Wie Leon sagt, hat jeder in irgendeiner Form Remote-Erfahrung. Ob als Freelancer oder in Teilzeit remote – die meisten, die sich bewerben, hatten schon Berührungspunkte mit Remote-Arbeit.
Balsamiq schließt niemanden ohne Remote-Erfahrung aus. Wer bereits Vollzeit für ein Remote-Unternehmen wie Balsamiq gearbeitet hat, hat immer einen Vorteil und integriert sich leichter. Eine Priorität bei der Einstellung ist es aber nicht.
Neben einem Handbuch für den Arbeitsalltag hat Balsamiq auch ein System, bei dem neue Mitarbeitende eine Mentorin oder einen Mentor zur Seite gestellt bekommen, um sich zurechtzufinden. Niemand muss von Anfang an voll produktiv sein, denn es ist ein Eingewöhnungsprozess – besonders für alle, die zum ersten Mal remote arbeiten.
Es kann sich sehr seltsam anfühlen, wenn man die Kolleginnen und Kollegen erst Monate nach Arbeitsbeginn persönlich trifft – deshalb legen sie besonderen Wert auf das Onboarding.
Zeitzonen meistern als Remote-Team
Eine der größten Herausforderungen bei der Remote-Arbeit in einem großen Remote-Team sind die Zeitzonen. Balsamiq löst das, indem es gezielt großartige Leute einstellt, die aber auch in den Zeitzonenplan passen.
Das gesamte Entwicklungsteam sitzt in Europa, während die Teams für Support, Verwaltung und Design über den Kontinent und die USA verteilt sind. Damit das ganze Team zusammenkommt, gibt es täglich eine Stunde Überschneidung, in der alle erreichbar sind. Das ist 8–9 Uhr in Kalifornien, 10–11 Uhr in Chicago und 17–18 Uhr in Europa – es ist sehr wichtig, dass in dieser Zeit alle online sind.
Dank dieser Regelung muss niemand zu verrückten Zeiten arbeiten, und die Arbeit wird trotzdem immer erledigt. Alle sind in ihrer festgelegten Zeit erreichbar – außer dem Chef, der ab und zu vorbeischaut und nach dem Rechten sieht.
Slack für die Remote-Arbeit einrichten
Das Tool, das all das möglich macht, ist Slack, und das Balsamiq-Team nutzt es intensiv. Da es viele Slack-Kanäle gibt, treten die Teammitglieder nur denen bei, die sie interessieren, um die Informationsflut zu reduzieren.
Balsamiq hat sogar eine Handbuchseite, die sich ganz der Nutzung von Slack widmet. Der CEO hat Slack komplett nach seinen Wünschen eingerichtet, sodass es ihn in seiner Freizeit nicht stört, er aber trotzdem informiert bleibt.
Seine Erkenntnisse hat er im Balsamiq-Handbuch festgehalten, damit alle sie übernehmen und an ihre eigenen Vorlieben anpassen können.
Auf der Suche nach dem idealen Projektmanagement-Tool
Vor einigen Jahren nutzte Balsamiq HipChat für Kommunikation und Projektmanagement, fand es aber zu unruhig. Danach testeten sie verschiedene Tools wie Asana, Basecamp und Facebook for Work.
Beim Testen erkannten sie, dass sich vor allem ihre Art zu kommunizieren ändern musste, nicht so sehr das Tool. Dann wechselten sie wegen der individuellen Anpassungsmöglichkeiten zu Slack.
Letztlich nutzten sie kein fertiges PM-Tool – der CEO entwickelte sein eigenes. Es ist ein einfaches Projektmanagement-Tool, das die laufenden Projekte auflistet, damit alle auf dem neuesten Stand sind.
Heute gibt es sogar eine eigene Stelle in der Entwicklung nur für interne Tools. Wenn sie nichts Passendes finden, bauen sie es einfach selbst.
Remote-Arbeit von Grund auf lernen
Da Balsamiq schon recht lange remote arbeitet (über 10 Jahre), zählt das Unternehmen neben Buffer und Zapier zu den Pionieren der Remote-Arbeit. Sie sind ihren eigenen Weg gegangen, haben aber auch beobachtet, was ähnliche Unternehmen machen.
Sie merkten, dass ihnen als Remote-Arbeitende die persönliche Verbindung fehlte. Deshalb gibt es wöchentliche feste Meetings in Google Hangouts, in denen alle über alles reden können, was sie möchten.
Außerdem gibt es einen monatlichen Medienclub: Alle schauen einen Film und treffen sich einmal im Monat, um darüber zu sprechen. Und schließlich gibt es Slack-Kanäle nur für Themen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben.
PechaKucha-Präsentationen
Als das Unternehmen wuchs, war es schlicht unmöglich, den Überblick darüber zu behalten, woran alle Teams arbeiteten. Ab einer gewissen Größe merkten sie, dass zu viel Fokus auf dem Unternehmen lag und zu wenig auf den Menschen dahinter. Also führten sie PechaKucha-Präsentationen ein.
Diese bestehen aus 20 Folien zu je 20 Sekunden, und alle Mitarbeitenden präsentieren ihre eigene. Die Präsentationen finden am Monatsende statt, und alle freuen sich darauf. Meist drehen sie sich um das Privatleben der Vortragenden. Eine tolle Möglichkeit, Meetings aufzulockern, ohne zu viel Zeit zu beanspruchen.
Einheitliche Arbeitsplätze
Balsamiq eröffnet ein neues Büro in Italien, um sich auf die nächsten zehn Jahre vorzubereiten. Da es ein Neuanfang ist, können sie einige neue Ideen ausprobieren. Eine davon stammt von Jason Fried von Basecamp.
Und zwar bekommen alle einen standardisierten Arbeitsplatz. Neue Mitarbeitende erhalten alle die gleiche Arbeitsumgebung – Schreibtische und andere Gegenstände, die weltweit identisch sind.
Das Ganze ist völlig freiwillig, aber eine schöne Möglichkeit, sich mit Menschen verbunden zu fühlen, die weit weg sind und remote arbeiten.
Ein neues Verständnis von Retreats
Wie viele Remote-Teams organisiert auch Balsamiq Retreats. Ganz am Anfang standen dabei die Arbeit im Mittelpunkt. Mit der Zeit erkannten sie, dass es wichtiger ist, eine Verbindung zueinander aufzubauen, und bei jedem Treffen wurde weniger gearbeitet.
Vor etwa drei oder vier Jahren haben sie ganz aufgehört, während der Retreats Arbeitsergebnisse zu erwarten. Natürlich müssen die Support-Teams weiterhin etwas arbeiten, aber für alle anderen ist es Zeit, abzuschalten.
Sie versuchen, beim Retreat alle am selben Ort unterzubringen – nicht in einem Hotel, in dem sich alle in ihre Zimmer zurückziehen. Das erste Retreat, an dem Leon teilnahm, fand in San Francisco statt, wo sie über Airbnb ein ganzes Haus gemietet hatten.
Sie lebten eine Woche zusammen, teilten sich Bäder und kochten gemeinsam. Es war eine Woche intensiver Nähe, die danach ein ganzes Jahr nachwirkt. Als das Team größer wurde, wurde es schwieriger, denn ein Haus für 30 Personen zu finden ist nicht einfach.
2017 waren sie in Florenz, wo sie eine ganze Villa mieteten – wie ein Hotel, aber mit vielen Gemeinschaftsbereichen. Zwei Jahre zuvor mieteten sie ein großes Haus in Frankreich. In den USA sind solche Orte schwerer zu finden – in Europa scheint es deutlich einfacher zu sein.
Was die Schattenseiten des Wachstums angeht: In Teams mit 30 Personen ist es offenbar schwer, sich allen nahe zu fühlen.
Vom Startup mit einer Handvoll Mitarbeitenden zum 30-köpfigen Team: Balsamiq hat als eines der ersten vollständig remote arbeitenden Unternehmen den Weg geebnet, und wir sind gespannt auf die nächsten 10 Jahre.
