Welkom bij de Surf Office Show, waar we praten over remote werken, remote teams en de toekomst van werk!
We spraken met Leon Barnard, designer en schrijver bij Balsamiq. Dit remote bedrijf heeft meer dan 30 medewerkers verspreid over de hele wereld, en Leon vertelde ons:
- Hoe ze remote werken
- Wat hun grootste uitdagingen zijn
- Hoe hun team samenwerkt over continenten en tijdzones heen.
Let op: wil je het interview beluisteren, dan vind je het via deze link.
Het verhaal van Balsamiq
Toen het bedrijf begon, heette het product Balsamiq Mockups. Het is een tool om wireframes te maken: eenvoudige schetsen van gebruikersinterfaces voor een website of app.
Het is ontwikkeld om designers te helpen hun ideeën concreet te maken en ze te presenteren aan mensen die geen designer zijn.
Balsamiq bestaat nu 10 jaar en werd opgericht door Giacomo (Peldi) Guilizzoni, een Italiaan die jarenlang voor Adobe in Californië werkte. Nadat hij terugverhuisde naar Italië, lanceerde hij Balsamiq en schreef hij alle code zelf.
Toen het product aansloeg, nam Giacomo een paar mensen aan, en inmiddels is dat een team van 30. Zo'n 20 mensen zitten in Europa, en nog eens 10 à 12 teamleden in de VS.
Er is een kantoor in Italië, maar daar komt bijna nooit iemand: iedereen werkt remote. Het team probeert een platte hiërarchie zonder managers aan te houden, maar met 30 mensen wordt dat steeds lastiger.
Balsamiq in de beginfase vs. nu
Volgens Leon is er qua bedrijfscultuur weinig verschil tussen 10 en 30 medewerkers bij Balsamiq. Het gevoel binnen het bedrijf is hetzelfde gebleven, maar de gereedschappen zijn veranderd.
Omdat er zo'n 2 à 3 nieuwe teamleden per jaar bijkomen, krijgt iedereen de kans elkaar te leren kennen, en dat gebeurt tijdens de jaarlijkse retreats.
Vroeger voelde het alsof iedereen in hetzelfde team werkte. Tegenwoordig is het één groot team, verdeeld in kleinere groepen. Daardoor praat iedereen vooral met de eigen teamleden en raken ze geïsoleerd van andere teams.
Een kantoor zonder werknemers
Toen de CEO meer mensen aannam (vooral in de VS), wilde hij dat het bedrijf remote-first werd. Toch werd niemand tegengehouden om op het kantoor in Italië te werken. Zoals Leon zegt, is het voor sommige teams, zoals developers, erg handig om samen te kunnen zitten en praten.
Het kantoor bestaat nu echter puur voor het gemak. Peldi, de CEO, woont een paar straten verderop en kwam uiteindelijk zelf ook niet meer. Dat was het signaal dat Balsamiq een remote-first bedrijf was geworden.
En het kantoor? Dat is er gewoon. Niemand hoeft te komen, maar het is een plek voor bijeenkomsten en sociale evenementen, beschikbaar voor iedereen die het wil gebruiken.
Remote ervaring als voorwaarde om aangenomen te worden
Als het Balsamiq-team een vacature plaatst, maken ze een formulier dat kandidaten invullen. Daarin staan de gebruikelijke praktische zaken, en de vraag of de kandidaat relevante ervaring heeft met remote werken.
Volgens Leon heeft iedereen wel enige remote ervaring, in welke vorm dan ook. Of het nu als freelancer is of als parttime remote werker: de meeste sollicitanten hebben al eens met remote werken te maken gehad.
Balsamiq wijst kandidaten zonder remote ervaring niet af. Als iemand fulltime voor een remote bedrijf zoals het hunne heeft gewerkt, is dat altijd een pluspunt en verloopt de integratie makkelijker. Maar bij het aannemen is het zeker geen prioriteit.
Naast een werkplekhandboek heeft Balsamiq ook een systeem waarbij elke nieuwe medewerker wordt gekoppeld aan een mentor die helpt de weg te vinden. Van medewerkers wordt niet verwacht dat ze meteen volledig productief zijn, want het is een aanpassingsproces, zeker voor wie voor het eerst remote werkt.
Het kan heel vreemd zijn als je je collega's pas maanden na je start voor het eerst ontmoet, dus besteden ze extra aandacht aan onboarding.
Tijdzones de baas als remote team
Een van de grootste uitdagingen van remote werken in een groot remote team zijn de tijdzones. Balsamiq lost dit op door bewust goede mensen aan te nemen die ook in hun tijdzoneschema passen.
Het hele developmentteam zit in Europa; de support-, administratie- en designteams zijn verspreid over het continent en de VS. Om het hele team samen te brengen, is er per dag één uur overlap waarin iedereen beschikbaar is. Dat is 8-9 uur 's ochtends in Californië, 10-11 uur in Chicago en 17-18 uur in Europa. Het is heel belangrijk dat iedereen op dat moment online is.
Dankzij deze afspraak hoeft niemand op gekke tijden te werken en wordt het werk altijd gedaan. Iedereen is beschikbaar op de afgesproken tijd, behalve de baas, die af en toe even komt kijken hoe het gaat.
Slack inrichten voor remote werken
De tool die dit mogelijk maakt is Slack, en het Balsamiq-team leunt er flink op. Omdat er veel Slack-kanalen zijn, sluiten teamleden zich alleen aan bij de kanalen die hen interesseren, om ruis te beperken.
Balsamiq heeft zelfs een handboekpagina over het gebruik van Slack. De CEO heeft het helemaal naar zijn hand gezet, zodat het hem in zijn vrije tijd niet stoort, maar hem wel op de hoogte houdt van wat er speelt.
Zijn inzichten heeft hij in het Balsamiq-werkplekhandboek gezet, zodat iedereen ze kan overnemen en aanpassen aan de eigen voorkeuren.
De ideale projectmanagementtool vinden
Een aantal jaar geleden gebruikte Balsamiq HipChat voor communicatie en projectmanagement, maar dat bleek te veel ruis te geven. Daarna probeerden ze verschillende tools, zoals Asana, Basecamp en Facebook for Work.
Tijdens het testen ontdekten ze dat vooral hun manier van communiceren moest veranderen, en niet zozeer de tool. Daarna stapten ze over op Slack vanwege de aanpasbare functies.
Uiteindelijk gebruikten ze geen PM-tool: de CEO bouwde er zelf een. Het is een eenvoudige projectmanagementtool die de projecten toont waaraan je werkt, zodat iedereen op de hoogte is.
Tegenwoordig hebben ze een developer die zich volledig richt op interne tools. Kunnen ze iets niet vinden dat voor hen werkt, dan bouwen ze het gewoon zelf.
Remote werken onder de knie krijgen
Omdat Balsamiq al een hele tijd remote werkt (meer dan 10 jaar), behoren ze samen met Buffer en Zapier tot de pioniers van remote werken. Ze hebben hun eigen weg gebaand, maar ook goed gekeken naar wat vergelijkbare bedrijven doen.
Ze merkten dat ze als remote werkers persoonlijk contact misten. Daarom hebben ze wekelijkse vaste meetings in Google Hangouts, waarin mensen kunnen praten over wat ze maar willen.
Daarnaast hebben ze een maandelijkse mediaclub: iedereen kijkt een film en komt eens per maand samen om die te bespreken. En er zijn Slack-kanalen speciaal voor onderwerpen die niets met werk te maken hebben.
PechaKucha-presentaties
Naarmate het bedrijf groeide, werd het simpelweg onmogelijk voor iedereen om bij te houden waar alle teams mee bezig waren. Op een bepaald moment beseften ze dat er te veel focus lag op het bedrijf en te weinig op de mensen erachter, dus besloten ze PechaKucha-presentaties in te voeren.
Die bestaan uit 20 slides van elk 20 seconden, en elke medewerker presenteert een eigen presentatie. Ze vinden plaats aan het eind van de maand en iedereen kijkt ernaar uit. Meestal gaan ze over het persoonlijke leven van medewerkers. Een mooie manier om meetings wat leuker te maken, zonder dat het veel tijd kost.
Eenheid op kantoor
Balsamiq opent een nieuw kantoor in Italië, als voorbereiding op de komende tien jaar. Omdat het een frisse start is, kunnen ze nieuwe ideeën uitproberen. Een daarvan komt van Jason Fried van Basecamp.
Iedereen krijgt namelijk een standaard werkplek. Alle nieuwe medewerkers krijgen dezelfde werkomgeving: bureaus en andere spullen die wereldwijd hetzelfde zijn.
Het is volledig optioneel, maar het is een mooie manier om je verbonden te voelen met iemand die ver weg en remote werkt.
Een andere kijk op retreats
Zoals veel remote teams organiseert Balsamiq retreats. In het begin stonden die in het teken van werk. Na verloop van tijd beseften ze dat het belangrijker is om een band met elkaar op te bouwen, en werd er bij elke bijeenkomst minder gewerkt.
Zo'n drie à vier jaar geleden stopten ze volledig met verwachtingen over werk tijdens retreats. Natuurlijk moeten de supportteams nog wat werken, maar voor alle anderen is het tijd om het werk los te laten.
Ze proberen iedereen tijdens de retreat op dezelfde plek onder te brengen, niet in een hotel waar iedereen naar de eigen kamer gaat. De eerste retreat die Leon meemaakte was in San Francisco, waar ze via Airbnb een heel huis huurden.
Ze woonden een week samen, deelden badkamers en kookten samen. Het was een week van intense nabijheid waar ze nog een heel jaar op teren. Naarmate het team groeide, werd het lastiger, want een huis voor 30 mensen vind je niet zomaar.
In 2017 waren ze in Florence, waar ze een hele villa huurden: een soort hotel, maar met veel gemeenschappelijke ruimtes. Twee jaar daarvoor huurden ze een groot huis in Frankrijk. In de VS zijn zulke plekken moeilijker te vinden; in Europa lijkt het een stuk makkelijker.
Als het gaat om de nadelen van groei, lijkt het lastig om je met iedereen verbonden te voelen in een team van 30.
Van een startup met een handvol medewerkers tot een team van 30: Balsamiq heeft als een van de eerste volledig remote bedrijven de weg gebaand, en we zijn benieuwd naar hun volgende 10 jaar.
