Wenn Sie ein Online- oder ein verteiltes Unternehmen leiten, dann haben Sie wahrscheinlich schon einmal darüber nachgedacht, ein Retreat durchzuführen. Mit so 10 Leuten im Team hört sich das auch sehr gut machbar an.
Aber wie wäre es, ein Retreat mit 100, 200 oder sogar 500 Teilnehmern zu organisieren? Das mag ein wenig beängstigend klingen, aber es ist nicht unmöglich.
Bei Surf Office haben wir sowohl Retreats nur für ein Dutzend als auch für mehrere Hundert Personen veranstaltet. Hier erfahren Sie, was wir durch unsere Erfahrungen mit der Organisation von Retreats für große Unternehmen gelernt haben und wie Sie das Ganze durchführen können, ohne ein organisatorisches Chaos zu verursachen und wie Sie einen Retreat-Programm erstellen können, das Ihren Teammitgliedern Spaß macht.
Die ideale Dauer des Retreats
Wenn Ihr Team über die ganze Welt verteilt ist, dann benötigen Sie ein längeres Retreat, da ein oder zwei Tage hier nicht ausreichen. Wir haben beobachtet, dass größere Teams 3-5 Tage lange Retreats durchführen, was die ideale Länge ist, wenn Sie sich eine gute Mischung aus Arbeit und Erholung wünschen.
Montag: Ankunft und Beginn des Retreats
Die meisten Retreats beginnen an einem Montag, was bedeutet, dass jeder bis dahin angekommen und sich seine Unterkunft eingerichtet haben sollte. Für Leute, die lange Strecken zurücklegen müssen, sollten Sie die Tickets unbedingt für Sonntag kaufen, damit sie am Montagmorgen frisch und ausgeruht sind. Für diejenigen mit kürzeren Reisezeiten sind Flüge am Montag kein Problem.
Alles in allem sollten Sie nicht damit rechnen, am Montag etwas Produktives zu tun. Die Leute kommen zu unterschiedlichen Zeiten an, sie sind müde und gespannt darauf, einander kennenzulernen. Sie sollten also den Montag wirklich als Tag nutzen, um sich einzuleben.
Sie können diesen Tag nutzen, um die Stadt zu erkunden, vom Hotel aus zu arbeiten, Eisbrecher-Spiele zu spielen, neue Kollegen kennenzulernen, kleinere Meetings zu vereinbaren oder für was auch immer sie möchten. Stellen Sie nur sicher, dass am Montag nicht gearbeitet werden muss. Und verfallen Sie auch nicht ins andere Extrem, und veranstalten Sie am Anreisetag keine Party. Schließlich möchten Sie, dass alle für das große Meeting am nächsten Tag frisch sind.
Dienstag: Der offizielle Start
Wenn große Gruppen auf Retreats gehen, ist es normalerweise üblich, dass der CEO des Unternehmens das Retreat am zweiten Tag nach der Ankunft mit einer Rede eröffnet.
Als EVBox sich beispielsweise Ende letzten Jahres zu einem Retreat mit 200 Mitarbeitern nach Madrid begeben hatte, wurde die Veranstaltung am zweiten Tag offiziell mit einer Präsentation über die Vision des Unternehmens für 2019 eröffnet.
Sie können die Rede auch zu einer längeren Präsentation über die Entwicklung des Unternehmens erweitern. Fügen Sie vielleicht einige Zahlen und Statistiken ein, damit alle im Unternehmen auf dem Laufenden sind.
Vielleicht denken Sie, dass das zu viel ist. Aber jemand, der vom anderen Ende der Welt einfliegt, wird es zu schätzen wissen, über die Fortschritte des Unternehmens informiert zu werden.
Lassen Sie den Tag bei einem Firmen-Dinner mit Wein an einem schönen Ort ausklingen.
Mittwoch und Donnerstag: Arbeiten, spielen, wiederholen
Den Mittwoch sollten Sie der produktiven Arbeit widmen. Sie könnten sich überlegen, einen Hackathon oder einen Innovationstag zu organisieren, um gemeinsam neue Produktideen zu entwickeln oder an Lösungen zu arbeiten. (Lesen Sie weiter, um unsere Tipps zu Hackathons zu erfahren!)
Bilden Sie am Donnerstagmorgen kleinere Teams und lassen Sie diese an ihren zuvor festgelegten Projekten arbeiten. Nutzen Sie den Nachmittag dann für eine Teambindungs-Aktivität. Unterschätzen Sie nicht die Wirkung dieser Aktivitäten! Indem Sie Ihren Teammitgliedern etwas Zeit frei halten, um miteinander in Kontakt zu kommen, geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich aufzulockern und echte Verbindungen zueinander aufzubauen. Es ist ein sicherer Weg, die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und damit auch ihre Bindung zu Ihrem Unternehmen zu erhöhen.
Zu den beliebtesten Aktivitäten unserer Kunden zählen Fluss-Segeln in Lissabon, Schatzsuche in Barcelona oder Surfen lernen im kleinen Dorf Ericeira.
Bevor Sie sich jedoch an die Teamaktivitäten begeben, ist es eine gute Idee, noch eine Rede oder Ankündigung zu halten, um alle wissen zu lassen, was während des Retreats erreicht wurde.
Wenn Sie bereits am Freitag abreisen, eignet sich der Donnerstag auch hervorragend für eine Abendparty.
Freitag: Hasta luego!
Geben Sie Ihren Teammitgliedern am Freitag die Wahl, ob sie noch kleinere Aufgaben fertig stellen oder sich von der Arbeit frei nehmen oder andere Aktivitäten durchführen möchten, da es der Abreisetag ist. Ihre Teammitglieder werden dies zu schätzen wissen, insbesondere diejenigen, die einen langen Flug vor sich haben. Schließlich möchten Sie, dass Ihr Team ausgeruht, voller Energie und inspiriert nach Hause zurückkehrt.
Hackathons und Innovationstage: Gemeinsam an einem Ziel arbeiten
Große Unternehmen, die auf Retreats gehen, organisieren häufig Hackathons, um neue Ideen zu verfolgen, Produkte weiterzuentwickeln und alle im Unternehmen gemeinsam an einem Ziel arbeiten zu lassen. Für die entsprechenden Meetings empfehlen wir, einen großen Raum für alle Teilnehmer bereitzustellen.
Je nach Gruppengröße sollten Sie auch mindestens zwei kleinere Breakout-Räume zur Verfügung haben, damit Ihre Teammitglieder sich ausruhen und etwas Zeit für sich haben können.
Kürzlich veranstaltete das Team von Mattermost im Rahmen eines Firmen-Retreats in Lissabon einen Design-Hackathon. Ziel war es, jedem die Möglichkeit zu geben, sich mit Produkten und Projekten auseinanderzusetzen, die ihn begeistern.
„Es hat Spaß gemacht, zusammenzukommen und zu sehen, wie begeistert die Leute an etwas arbeiten, das ihnen wirklich am Herzen liegt! Es war eine großartige Erfahrung.“
- Corey Hulen, CTO und Mitbegründer von Mattermost
Ein weiterer nützlicher Tipp für Hackathons und Innovationstage ist, ein Catering zu organisieren, anstatt essen zu gehen. Dies spart viel Zeit und vereinfacht Ihre Planungen deutlich.
Noch etwas, das offensichtlich erscheinen mag, aber dennoch erwähnt werden sollte: Erkundigen Sie sich im Hotel, ob das Internet tatsächlich funktioniert. Sie halten dies wahrscheinlich für selbstverständlich, aber viele Hotelmanager tun dies nicht. Stellen Sie gleichzeitig sicher, dass in den Besprechungsräumen genügend Projektoren vorhanden sind und dass alle davon funktionieren. Sie können das Hotel auch im Voraus besuchen, um zu überprüfen, ob alles wie vorgesehen funktioniert.
Halten Sie sich an den Zeitplan, aber bleiben Sie flexibel
Bei der Durchführung eines Retreats ist es wichtig, einen Zeitplan zu haben und sich daran zu halten. Aus eigener Erfahrung können wir sagen, dass ein lockerer Zeitplan mit zu viel Flexibilität zu einem echten Chaos führen kann, in dem jeder macht, was er will, und Sie weder Arbeit erledigen noch Zeit miteinander verbringen können.
Übertreiben Sie es jedoch nicht – lassen Sie den Teilnehmern etwas Freizeit, in der sie tun können, was sie möchten. Sie können die Abende nutzen, um Abendessen oder andere Aktivitäten zu organisieren, aber Sie können dies handhaben wie Sie möchten. Ihre Teammitglieder werden schon wissen, wie sie sich beschäftigen können, und nicht jeder möchte abends sozial aktiv sein – manche möchten einfach nur ihre Familie anrufen oder schlafen gehen.
Überlassen Sie Surf Office die Organisation
Die Organisation eines Retreats für große Teams kann zwar eine äußerst lohnende Erfahrung sein, allerdings kann sie auch ziemlich anspruchsvoll, zeitaufwändig und teuer sein, wenn Sie keine guten Anbieter kennen. Wenn Sie meinen, dass es für Sie von Vorteil wäre, die Organisation Ihres Retreats weiterzuvergeben, während Sie die Zeit mit Ihrem Team an einem wunderschönen Ort genießen, dann wenden Sie sich an das Team von Surf Office– wir sorgen dafür, dass Sie in guten Händen sind.
