Si le mot « entreprise » vous donne plus envie de faire la sieste que de vous enthousiasmer, vous n'êtes pas seul. Beaucoup de gens ont vécu des événements d'entreprise peu palpitants, et à vrai dire, ils finissent souvent par être assez ennuyeux. Si votre dernier événement de team building s'est résumé à rester assis dans une salle à écouter quelqu'un parler, vous avez vécu une expérience très répandue.
Pourtant, il ne doit pas forcément en être ainsi. Les entreprises modernes trouvent le juste équilibre entre formation, team building et célébration. Par exemple, l'entreprise de boissons Red Bull organise des événements tout sauf ennuyeux : les participants les qualifieraient sans doute de passionnants, stimulants et rafraîchissants ! D'autres entreprises de toutes tailles, partout dans le monde, s'efforcent de rendre leurs événements d'entreprise plus marquants. Des cours de cuisine aux balades en segway en passant par les soirées cinéma en plein air, les possibilités pour faire passer votre événement d'entreprise à la vitesse supérieure sont infinies. Il suffit d'une planification soignée de votre événement d'entreprise et d'imagination.
Dans cet article, nous parlons du processus d'organisation d'événements d'entreprise : pourquoi il est important et comment l'améliorer. Servez-vous de ces informations pour organiser votre meilleur événement d'entreprise.
Un plan complet en 10 étapes pour organiser un événement d'entreprise
Les événements d'entreprise peuvent donc avoir une grande importance. Si cela vous fait paniquer, pas d'inquiétude. Il faut bien commencer quelque part. L'une des questions qu'on nous pose le plus souvent est : « Quelles sont les missions liées à l'organisation d'un événement d'entreprise ? »
Il existe des méthodes éprouvées pour organiser des événements qui atteignent vos objectifs. Cela demande simplement une réflexion approfondie et une exécution rigoureuse. Voici 10 étapes à suivre pour réussir un événement d'entreprise qui marque les esprits.
1. Définissez l'objectif de votre événement
Pourquoi organisez-vous un événement ? Que souhaitez-vous accomplir ? Avant d'aller trop loin, vous devez connaître les buts et les objectifs de l'événement que vous voulez organiser. Limitez-vous à quelques objectifs précis. Ne considérez pas votre événement comme un élément isolé, mais plutôt comme une expérience de marque interactive, porteuse de sens et engageante. Vous trouverez plus de détails sur les objectifs ci-dessous.
2. Comprenez votre public
On ne peut pas plaire à tout le monde, et la plupart des événements conviennent à un public plus ciblé. Par exemple, il est difficile d'organiser un même événement qui serve à la fois à souder vos collaborateurs et à recevoir vos clients les plus importants. Quel est le public de votre événement ? Allez-vous accueillir l'équipe de direction de votre entreprise, des membres de la communauté locale ou des prospects clés ? Quel est le rôle des partenaires ou des fournisseurs ? Il peut s'agir d'un mélange de tout cela, mais réfléchissez bien à l'expérience que vous souhaitez proposer.
Vous devrez également avoir une idée du nombre de participants, ce qui exige une gestion rigoureuse des invitations. La plupart des experts s'accordent à dire qu'il vaut mieux inviter trop de monde que pas assez. Quoi qu'il en soit, les participants se souviendront de la façon dont ils ont été reçus : il est donc essentiel de disposer de suffisamment d'espace et de personnel pour que chacun se sente bienvenu.
3. Fixez un budget (réaliste)
Vous n'irez pas loin sans savoir combien vous pouvez dépenser. En réfléchissant au type d'événement que vous voulez organiser, tenez compte de tous les coûts. Il est judicieux de déterminer tôt le montant que vous êtes prêt à dépenser, puis d'y ajouter 10 %. Une marge de sécurité est importante, car les choses évoluent sans cesse et des dépenses imprévues surgiront.
Lorsque vous établissez votre budget, il est essentiel de savoir où allouer vos ressources. Par exemple, vous pourriez choisir de dépenser davantage pour la nourriture que pour l'informatique, mais si vous prévoyez des présentations, vous devez investir dans un technicien audiovisuel compétent. Cela dit, ne lésinez jamais sur la nourriture et les boissons. Le public sera bien plus indulgent face aux petits faux pas s'il n'a ni faim ni soif.
4. Choisissez un format et un thème
Après avoir défini vos objectifs et choisi votre public, vous devez déterminer le type d'événement le plus adapté. Arrêtez un thème ou un sujet, puis choisissez le format le mieux adapté aux invités. Par exemple, si l'un de vos objectifs est d'être perçu davantage comme un conseiller de confiance que comme un fournisseur, il peut être judicieux d'inviter un expert du secteur. Pour cela, vous pourriez organiser un petit événement avec vos clients clés, où ils pourront écouter l'intervenant et poser des questions.
Autre option appréciée : un moment d'apprentissage entre pairs avec des tables rondes de clients, une conférence principale et quelques sessions en petits groupes. Essayez de donner aux participants l'occasion de s'amuser tout en travaillant. Cela implique de réfléchir à ce qui distinguera votre événement de ceux auxquels ils ont déjà assisté. Cherchez à être mémorable et divertissant, ou proposez-leur de faire quelque chose qu'ils ne feraient pas habituellement. Les experts s'accordent à dire qu'un événement d'entreprise exceptionnel est à la fois immersif et instructif.
5. Établissez un calendrier de projet
C'est ici qu'interviennent bon nombre des aspects plus concrets de l'organisation d'un événement d'entreprise. Un événement réussi exige de suivre un large éventail de tâches. Commencez par élaborer une liste de contrôle détaillée. L'objectif est de suivre jusqu'aux moindres détails et d'aider votre équipe à rester organisée et sur la même longueur d'onde. Cette liste de contrôle doit vous servir d'outil tout au long du processus. Vous pouvez commencer avec une vision sur 12 mois et prévoir des jalons et des points d'étape à 9, 6 et 3 mois. Puis, entrez davantage dans le détail à l'approche de l'événement : deux semaines avant, une semaine avant, deux jours avant et le jour J. Décomposez la liste des tâches afin d'anticiper les jalons et de connaître les problèmes à venir.
Vous pouvez simplifier ce processus avec un logiciel de gestion de projet comme Todoist, mais un simple tableur ou une Google Sheet fera aussi l'affaire. Dans ce cas, créez des onglets distincts pour chaque catégorie : lieu, intervenants, planning, programme, déplacements, etc. Indiquez chaque activité, la personne responsable et les échéances correspondantes.
Conseil de pro : votre calendrier est directement lié à votre budget. Plus votre budget est serré, plus vous devez commencer la planification tôt. Vous pourrez ainsi comparer les offres et obtenir les meilleurs prix, alors que les réservations de dernière minute coûtent généralement plus cher.
6. Choisissez un excellent lieu
Il est maintenant temps de trouver un lieu qui donne vie à votre vision. Il peut être tentant de réserver le premier lieu trouvé (ou un lieu déjà utilisé), mais prenez le temps de réfléchir. Concevez d'abord l'architecture de l'événement, puis déterminez quels espaces conviendraient le mieux. Vous devez disposer d'un cahier des charges détaillé pour chercher un lieu, y compris la façon dont les participants seront installés ou rassemblés.
Le lieu est déterminant pour la participation : choisissez un endroit pratique et agréable. Pensez à la façon dont les gens s'y rendront. Quelle est la distance pour la plupart d'entre eux ? Y a-t-il un parking ? Si votre budget est serré mais que vous visez un espace haut de gamme, jouez sur le calendrier. Vous pourriez organiser l'événement en période creuse, par exemple un petit-déjeuner plutôt qu'un dîner. C'est aussi un atout d'impliquer au maximum la communauté locale, par exemple en faisant appel à des traiteurs et des loueurs de matériel locaux.
7. Mettez par écrit la logistique de la journée
Un événement de grande envergure exige d'identifier, de sélectionner et d'engager divers prestataires spécialisés. Vous devrez penser au traiteur, aux techniciens audiovisuels, aux décorateurs, aux photographes, au personnel de bar, aux imprimeurs ou aux fleuristes. Selon le type d'événement, vous aurez peut-être besoin de photographes, voire d'agents de sécurité. Sans compter les intervenants que vous souhaitez accueillir. Pour que tout se passe comme prévu, il vous faut un programme bien pensé pour la journée. Il est tout aussi important que chaque membre de votre équipe connaisse ce programme et ses responsabilités. Maintenir l'intérêt des participants tout en leur laissant une certaine liberté est tout un art. C'est un équilibre délicat, difficile à atteindre (nous partageons quelques réflexions à ce sujet, à lire ici). Il faut suffisamment d'activités pour maintenir l'intérêt, sans pour autant surcharger le programme. Les participants doivent avoir le temps d'assimiler ce qu'ils ont appris et d'échanger avec les autres invités. C'est toujours une belle attention de clôturer l'événement avec un souvenir numérique, comme un lien vers les photos et vidéos de l'événement ou un autre contenu exclusif.
8. Utilisez la technologie à bon escient
Les organisateurs d'événements n'ont plus besoin de se promener avec un porte-bloc rempli de listes et de notes manuscrites. Nous vous suggérons d'utiliser des logiciels et des applications de gestion d'événements pour vous faciliter la tâche. Beaucoup de ces plateformes proposent une version gratuite et servent à tout, de l'enregistrement sur place aux jeux en réalité virtuelle qui renforcent l'engagement. Les applications événementielles vous aideront vraiment à simplifier la planification et à favoriser les interactions pendant l'événement. Les experts alimentent ces logiciels avec les informations du tableur qu'ils ont créé. Elles peuvent ensuite être publiées instantanément dans une application de coordination ou une application personnalisée aux couleurs de l'événement créée par votre équipe.
Ces applications sont également conçues pour tenir les participants informés avant et pendant l'événement. Cela peut beaucoup soulager les organisateurs. De plus, de nombreuses applications permettent de recueillir de précieux retours après l'événement. Vous pouvez aussi afficher du texte sur de grands écrans dans le lieu, mettre en ligne les présentations des intervenants ou créer des jeux comme des chasses au trésor. Prenez le temps d'explorer la multitude de logiciels, d'applications et de services qui peuvent simplifier tout le processus. Vous vous en féliciterez plus tard.
9. Faites la promotion de l'événement
Personne ne viendra à votre événement s'il n'en a pas entendu parler. Il est essentiel de trouver des moyens créatifs de faire passer le mot. Pour un petit événement avec une liste d'invités définie, il suffit d'envoyer des invitations soignées. Les événements plus importants demandent un peu plus d'efforts. À l'ère du numérique, vous pouvez tirer parti de plusieurs méthodes promotionnelles pour attirer du monde. Le mieux est d'élaborer un véritable plan marketing précisant les différentes actions, leur calendrier et les personnes responsables de chacune d'elles jusqu'à l'événement. Commencez par envoyer des e-mails à votre propre base de contacts et communiquez sur vos réseaux sociaux. Vous pouvez aussi publier des annonces dans des newsletters ou annuaires du secteur, et encourager votre équipe commerciale et vos autres collaborateurs à promouvoir l'événement lors de leurs visites clients. Nous vous suggérons également d'aller au-delà des simples liens vers les pages d'inscription.
Essayez de créer des vidéos courtes, des articles invités et des teasers ou concours ludiques pour susciter l'intérêt. Utilisez les mêmes hashtags et des messages cohérents sur toutes les plateformes pour montrer clairement que l'engouement porte sur un seul et même événement. Encore mieux : collaborez avec des partenaires qui pourront aussi promouvoir l'événement auprès de leur public et élargir votre portée. C'est particulièrement utile si votre événement est assez grand pour nécessiter des sponsors. Vous serez alors tous dans le même bateau !
10. Célébrez votre événement, puis faites le bilan
Si vous avez suivi attentivement toutes ces étapes, votre événement s'est déroulé sans accroc ! Votre travail n'est pourtant pas terminé. Reprenez votre liste de contrôle et finalisez les dernières tâches, comme le règlement des derniers fournisseurs ou la restitution du linge. Parallèlement, programmez un bilan avec votre équipe. Il est essentiel de ne pas laisser passer trop de temps, car on oublie vite les petits détails.
Recueillez les retours des invités et apportez-les à votre bilan interne. Cela vous aidera à déterminer si l'événement a atteint ses objectifs et ce qui pourrait être amélioré la prochaine fois. Les enseignements tirés vous aideront à améliorer votre prochain événement, et vous pourrez utiliser ces informations pour créer de nouvelles occasions de relance. Par exemple, si un invité avait une question de suivi sur une présentation, vous pourriez y répondre dans un court article de blog envoyé à votre liste de participants. Quel que soit le déroulement de votre événement, félicitez votre équipe (et vous-même) pour le travail accompli. Soufflez un peu, puis lancez-vous dans l'organisation de votre prochain succès !
Les événements d'entreprise ont besoin d'un objectif
Le succès d'un événement n'est jamais le fruit du hasard. Comme nous l'avons mentionné, chaque événement a besoin d'une raison d'être. Vous obtiendrez de meilleurs résultats si vous définissez à l'avance les résultats souhaités.
Vous prévoyez d'organiser un événement d'entreprise ? Voici quelques objectifs que ces événements peuvent vous aider à atteindre :
- Notoriété de la marque - Les événements ludiques sont un excellent moyen de capter l'attention et d'accroître la reconnaissance de votre marque. Les possibilités pour vous faire connaître sont infinies. Par exemple, de nombreuses marques créatives profitent du grand festival médiatique SXSW pour organiser des événements éphémères, des cours de sport et bien plus encore. Elles touchent ainsi un nouveau public de manière mémorable et originale.
- Génération de leads - De nombreux commerciaux utilisent les événements pour réinventer le processus de vente. Un événement bien organisé permet de nouer des relations qui n'existaient pas auparavant. Les grandes entreprises profitent souvent des conférences ou des salons professionnels pour toucher de nouveaux clients et reprendre contact avec les clients actuels, puis relancer les nouveaux prospects obtenus.
- Reconnaissance des clients - Il coûte bien moins cher de conserver un client que d'en gagner un nouveau. Les études montrent qu'acquérir un client peut coûter jusqu'à cinq fois plus que de fidéliser un client existant. Il est important de disposer d'une stratégie pour créer de la fidélité et prendre soin de vos clients actuels. Les événements conçus pour exprimer votre reconnaissance sont un bon moyen de renforcer les échanges avec vos clients et de les fidéliser. Les dîners de direction ou les expériences VIP font forte impression auprès de vos clients.
- Leadership d'opinion - De nombreux événements sont conçus pour mettre en avant les acteurs influents d'un secteur. Plusieurs conférences et autres grands événements sont parfaits pour positionner vos collaborateurs comme experts, leaders et visionnaires dans leur domaine. Vous pouvez organiser votre propre panel ou table ronde, ou vous inscrire pour intervenir lors d'une grande conférence.
- Engagement des collaborateurs - Une culture d'entreprise réussie repose sur bien plus que le travail quotidien. Il est important de renforcer les valeurs de l'entreprise, de favoriser la collaboration et de faire des efforts proactifs pour être un bon employeur. Les événements d'entreprise internes permettent tout cela et distinguent votre entreprise aux yeux de vos collaborateurs de la meilleure des façons. Les fêtes de fin d'année, les célébrations d'étapes clés, les séminaires d'équipe et les séminaires de service sont autant d'exemples d'événements d'entreprise qui rendent vos équipes plus soudées et plus heureuses. Et plus productives, l'avons-nous mentionné ?
- Développement professionnel - Les professionnels qui réussissent vraiment n'arrêtent jamais d'apprendre. Ils cherchent toujours de nouvelles façons d'évoluer et de progresser. Si vous ne leur offrez pas ces opportunités, ils iront voir ailleurs. Réfléchissez à ce dont vos collaborateurs ont besoin pour s'épanouir dans leur poste. Si un séminaire à l'extérieur peut aider, essayez. Vous pouvez aussi organiser un panel d'experts ou une formation ciblée. Quel que soit votre choix, vos collaborateurs apprécieront de pouvoir utiliser leur temps de travail pour améliorer leurs compétences et leurs perspectives.
FAQ sur l'organisation d'événements d'entreprise
Qu'est-ce que l'organisation d'événements d'entreprise ?
De manière générale, l'organisation d'événements d'entreprise consiste à mettre sur pied des événements qui aident une entreprise ou une marque à atteindre ses objectifs. Elle exige le souci du détail, beaucoup de coordination et de communication, ainsi qu'une solide maîtrise de la logistique.
Pourquoi l'organisation d'événements d'entreprise est-elle importante ?
Les événements d'entreprise font partie intégrante de la culture d'entreprise moderne. Ils peuvent servir à célébrer des étapes clés, lancer de nouveaux produits ou services et renforcer les relations. Ces événements sont un moyen important d'établir et d'entretenir les relations entre clients, partenaires et collaborateurs (un aspect essentiel de la vie des affaires).
Cependant, on ne peut pas improviser un bel événement. Si vous souhaitez faire bonne impression (ce qui est le but de l'événement), une planification soignée et réfléchie en amont est indispensable. Une planification proactive vous aide aussi à respecter les délais et votre budget. Sans elle, vous risquez de trop dépenser, de manquer des échéances et d'organiser un événement simplement « correct ».
Pourquoi les entreprises organisent-elles des événements d'entreprise ?
Un événement d'entreprise peut être une bonne idée pour diverses raisons. Consultez la liste d'objectifs ci-dessus pour avoir un aperçu des objectifs courants des organisateurs.
Les événements d'entreprise peuvent créer des occasions de networking et de nouer des relations. Lors de ces événements, vos collaborateurs peuvent échanger avec des clients ou des prospects en dehors du bureau. De plus, les séminaires offrent aux collaborateurs de rares occasions d'échanger entre eux et avec la direction dans une atmosphère plus décontractée. Cela renforce la confiance et la fidélité, et améliore le moral général de l'entreprise. Les événements d'entreprise sont une occasion clé de créer de nouveaux liens, à l'intérieur comme à l'extérieur de l'organisation.
Par ailleurs, les événements d'entreprise sont un moyen efficace de promouvoir vos offres ou votre marque. Vous pouvez y présenter vos produits ou services à un public captif, ce qui suscitera davantage d'intérêt et de notoriété. En outre, lorsque les événements d'entreprise sont réussis (c'est-à-dire pas ennuyeux), les collaborateurs les apprécient ! Ils peuvent constituer un avantage appréciable et aider à motiver et dynamiser les équipes. Des événements bien organisés offrent l'occasion de socialiser et de sortir du bureau, ce qui stimule la coopération et la productivité.
Que comprend généralement l'organisation d'un événement d'entreprise ?
L'organisation d'un événement d'entreprise englobe un large éventail de tâches, du choix du lieu à l'établissement du budget. Elle comprend aussi la planification, la gestion de la liste des invités, la restauration et les animations. La personne chargée de l'organisation doit veiller à ce que l'événement soit bien organisé, fidèle à l'image de marque et aligné sur les objectifs plus larges de l'organisation. Consultez une liste de contrôle complète pour connaître les tâches précises dont les organisateurs seront responsables.
À quoi ressemble un excellent événement d'entreprise ?
Un événement réussi est agréable et mémorable pour tous les participants, et laisse une excellente impression aux clients, aux partenaires et aux parties prenantes internes. Et il respecte le budget ! Cela paraît simple, mais c'est plus facile à dire qu'à faire ! C'est pourquoi une bonne organisation est si cruciale.
Vous ne voulez pas organiser votre événement d'entreprise seul ?
Bonne nouvelle : ce n'est pas nécessaire.
Beaucoup de gens se sentent dépassés face à l'organisation d'événements d'entreprise, ou n'ont tout simplement pas le personnel ou les ressources nécessaires pour suivre les étapes ci-dessus avec rigueur et énergie. On voit facilement comment certains éléments passeront entre les mailles du filet, au risque de frustrer vos équipes. Dans ce cas, il est judicieux de faire appel à un partenaire expérimenté.
Surf Office est une entreprise innovante qui crée des événements d'entreprise réussis et productifs. Nous accompagnons la planification, la logistique et la réalisation d'événements d'entreprise de toutes formes et de toutes tailles. Que vous envisagiez une réunion plénière de l'entreprise, un séminaire de team building, un lancement de produit, la célébration d'une étape clé ou tout autre événement important, notre combinaison unique de travail et de détente saura rassembler vos équipes de la meilleure des façons. Contactez-nous dès aujourd'hui pour en savoir plus sur nos lieux et sur la façon dont nous pouvons vous aider.
