Le télétravail n’est plus le concept méconnu qu’il était. D’ailleurs, un quart de tous les emplois en Amérique du Nord devaient se faire à distance d’ici fin 2022 ! Pourtant, certains aspects de ce mode de travail continuent de semer la confusion. Un exemple ?
La différence entre les équipes à distance et les équipes 100 % à distance ! Si beaucoup emploient ces termes indifféremment, il existe entre eux des distinctions essentielles à comprendre pour gérer efficacement l’un ou l’autre type d’équipe. Prêt à y voir clair une bonne fois pour toutes ? Voici un tour d’horizon détaillé des équipes à distance et des équipes 100 % à distance.
Qu’est-ce qu’une équipe à distance ?
Une équipe à distance est une équipe de collaborateurs qui disposent d’une totale liberté quant à leur lieu de travail. Ils peuvent généralement travailler partout où il y a une connexion Internet : chez eux en pyjama, dans un café en ville, sur une plage tropicale… et bien plus encore !
Grâce à cette flexibilité, certaines équipes entièrement à distance ne se rencontrent même jamais en personne et s’appuient sur des applications mobiles, des outils de visioconférence et d’autres logiciels pour communiquer et collaborer.
De nombreuses entreprises fixent toutefois d’autres règles et adoptent ce qu’on appelle un modèle de travail hybride (aussi appelé « partiellement à distance », lisez notre article comparant travail hybride et travail à distance). La même liberté de base s’applique quant au lieu de travail, mais l’entreprise dispose aussi d’un bureau central où les collaborateurs peuvent se rendre. Elle peut imposer un certain nombre de jours de présence par semaine ou laisser entièrement le choix à ses collaborateurs.
En somme, les équipes à distance travaillent pour des entreprises créées dans un lieu précis, qui y conservent des bureaux physiques. Les collaborateurs sont le plus souvent recrutés dans cette même zone ou à proximité et ont simplement la possibilité de travailler hors du bureau.
Parmi les entreprises dotées d’équipes à distance figurent Hubstaff, Swiftly, FlexJobs et Zapier. Dans la section suivante, nous verrons les raisons qui justifient leur choix.
Les avantages des équipes à distance
Le travail à distance offre de nombreux avantages, tant aux collaborateurs qu’aux entreprises. Voici les principaux à retenir :
1. Plus de liberté pour les collaborateurs
Comme nous l’avons vu, les membres d’une équipe à distance maîtrisent bien davantage leur environnement de travail. Cela se traduit souvent par un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, l’une des raisons pour lesquelles de nombreux collaborateurs font état d’une plus grande satisfaction au travail.
2. Fini les trajets
Pour les salariés traditionnels, l’un des pires aspects du travail au bureau est le long trajet quotidien aller-retour. Ce problème disparaît purement et simplement pour les équipes à distance. Les collaborateurs peuvent se passer des trajets et profiter du confort du travail à domicile (ou de l’endroit de leur choix !).
3. Une productivité accrue
Des études ont montré que, aussi contre-intuitif que cela puisse paraître, les collaborateurs à distance sont en réalité plus productifs que leurs homologues au bureau. Ce gain de rendement s’explique peut-être par un environnement de travail plus calme, l’absence des interactions sociales propres au bureau et une satisfaction globalement plus élevée.
4. Moins de microgestion
Il est bien plus difficile de microgérer votre équipe lorsque vous ne pouvez pas surveiller chacun toute la journée ! Pas d’inquiétude pour autant : libres de travailler à leur façon et dans l’impossibilité de poser sans cesse des questions, les collaborateurs à distance apprennent à devenir plus autonomes.
5. Une rentabilité améliorée
Même s’il faut adopter de nouveaux processus et investir dans de nouveaux systèmes et technologies, les équipes à distance peuvent faire économiser beaucoup d’argent aux entreprises, en grande partie grâce à l’absence de bureaux. Les dirigeants peuvent abandonner complètement leur siège ou opter pour un espace plus réduit, adapté au travail hybride. Des dépenses comme le loyer, les charges, la connexion Internet dédiée, l’entretien et l’infrastructure technique disparaissent alors.
6. Un service client amélioré
Autre avantage d’avoir des collaborateurs dans différents lieux : la possibilité d’opérer sur plusieurs fuseaux horaires à la fois. C’est, entre autres, un atout majeur pour votre service client. Les entreprises peuvent garantir des réponses rapides aux demandes et préoccupations à toute heure du jour et de la nuit.
Les inconvénients des équipes à distance
Le travail à distance présente aussi des inconvénients. Voici quelques-uns des principaux écueils que collaborateurs et entreprises peuvent rencontrer :
1. L’isolement des collaborateurs
Même si la plupart des collaborateurs semblent l’apprécier, le travail à distance ne convient pas à tout le monde, surtout lorsqu’il est intégral (c’est-à-dire sans bureau central). Certains préfèrent la dimension sociale du bureau traditionnel, n’aiment pas la visioconférence et privilégient les échanges en face à face. Cela peut affecter le moral et la satisfaction au travail.
2. Des environnements de travail problématiques
La plupart des bureaux bourdonnent de bruit et d’activité, c’est pourquoi beaucoup de collaborateurs travaillent mieux dans le calme de leur domicile. Malheureusement, certains foyers regorgent de distractions ! Entre les jeunes enfants à surveiller, les animaux qui réclament de l’attention, le frigo plein et les séries à regarder (sans patron pour vous remettre sur les rails), il peut être encore plus difficile de rester concentré.
3. Des complications techniques possibles
Les équipes à distance dépendent de la technologie : pannes et dysfonctionnements peuvent donc nuire gravement à l’activité. Même un simple e-mail ou message privé manqué peut entraîner des retards, des malentendus et/ou des clients mécontents. De plus, comme les ordinateurs et téléphones professionnels sont utilisés hors du bureau, le risque de cyberattaques est plus élevé.
4. Les fuseaux horaires
Organiser des réunions et coordonner des projets peut s’avérer difficile lorsque les gens travaillent sur des fuseaux horaires différents. Vous devez fixer des attentes très claires concernant la communication et les horaires de disponibilité. Sans cela, les contretemps peuvent se multiplier.
5. Une résolution des problèmes plus lente
Résoudre efficacement les problèmes et les conflits peut aussi représenter un plus grand défi. Après tout, travailler dans le même bureau permet de poser des questions, d’organiser des réunions impromptues et d’aplanir les désaccords en personne dès que nécessaire ! Le processus est généralement plus lent lorsqu’on dépend des e-mails, des messages privés et des appels vidéo.
6. Une communication entravée
Comme le montre le point précédent, l’un des principaux obstacles que les équipes à distance doivent surmonter concerne la communication. Les entreprises doivent investir des sommes importantes dans des logiciels de qualité permettant des échanges rapides, fluides et efficaces entre coéquipiers (et former tout le monde à leur utilisation).
7. Des processus de recrutement repensés
Le recrutement et l’intégration à distance diffèrent de ceux des environnements de travail traditionnels et exigent donc de nouveaux systèmes et processus. Les entretiens se déroulent par exemple en visio, et les ressources de formation sont généralement en ligne. La qualité de votre processus d’intégration et le soutien que vous offrez peuvent tous deux influer sur la fidélisation des collaborateurs.
8. Les complications possibles de l’hybride
Lorsque certains collaborateurs travaillent au bureau et d’autres à distance, il faut parfois redoubler d’efforts pour gérer efficacement l’ensemble de l’équipe et accorder la même importance aux deux groupes (par exemple en organisant des activités de team building virtuelles comme en présentiel). Privilégier un groupe plutôt que l’autre pourrait donner à certains le sentiment d’être mis à l’écart ou peu soutenus.
Qu’est-ce qu’une équipe 100 % à distance ?
Une équipe 100 % à distance est un groupe de collaborateurs qui travaillent ensemble depuis différents lieux géographiques en permanence. Chacun collabore aux projets à distance, sans siège ni bureau central d’où travailler.
Comme dans une organisation à distance, les équipes 100 % à distance s’appuient sur la technologie pour exercer leurs fonctions et communiquer avec leurs collègues. Mais elles ne se contentent pas de l’utiliser : elles en ont besoin.
Sans espace physique où se réunir ou travailler (ou avec des collaborateurs répartis entre plusieurs bureaux de l’entreprise), tout se fait en ligne ou grâce à la technologie : échanger des messages, résoudre les problèmes des clients, modifier des documents, discuter des projets ou faire des présentations aux clients.
Prenons une équipe de techniciens informatiques employés par la même entreprise mais travaillant dans des bureaux différents. Ils possèdent des compétences similaires et assument les mêmes missions principales, en utilisant des logiciels dans le cloud pour assister les clients, rester en contact et partager des informations en temps réel, où qu’ils se trouvent.
C’est un parfait exemple d’équipe 100 % à distance (ou « dispersée ») : une unité très performante qui poursuit le même objectif depuis divers endroits. Ses membres ne se rencontreront jamais en personne, mais accomplissent tout de même leur travail avec succès.
Les avantages des équipes 100 % à distance
Compte tenu des ressemblances entre ces deux types d’équipes, la plupart des avantages évoqués plus haut s’appliquent ici aussi. Il existe néanmoins des raisons supplémentaires de constituer et de gérer une équipe 100 % à distance :
1. Un vivier de talents plus large
Les entreprises qui adoptent ce modèle ne dépendent plus des candidats locaux pour pourvoir leurs postes. Comme les postes sont situés en différents lieux et peuvent être exercés de n’importe où, elles peuvent recruter des profils qualifiés partout dans le monde, souvent dans des pays où le salaire minimum est bien plus bas. Résultat : une combinaison gagnante de collaborateurs plus qualifiés et moins coûteux, qui forment malgré tout une équipe soudée poursuivant les mêmes objectifs.
2. Les nouvelles recrues n’exigent pas de nouveaux locaux
Que se passe-t-il dans une entreprise traditionnelle lorsque vous recrutez de nombreux collaborateurs pour accompagner sa croissance ? Il faut trouver (et payer) des bureaux supplémentaires pour les accueillir, n’est-ce pas ? Ce problème ne se pose pas lorsque vous recrutez des collaborateurs à distance. Tant que vos abonnements, logiciels et plateformes cloud actuels peuvent absorber l’afflux de personnel, vous pouvez vous développer aussi vite que vous le souhaitez.
3. Une croissance facilitée
Ce n’est pas la seule façon dont ces équipes aident les entreprises à croître plus vite que les entreprises traditionnelles. L’accès à un vivier de talents plus large (car non limité à un seul lieu) et à des candidats de meilleure qualité y contribue aussi, tout comme les économies réalisées en l’absence de siège central, qui peuvent être réinvesties pour stimuler la croissance.
4. Un turnover réduit
Avoir des groupes de collaborateurs dans différents lieux peut aussi avoir un effet positif sur le turnover. Par exemple, des membres de l’équipe qui quitteraient sinon l’entreprise en quête de nouveaux défis pourraient plutôt accepter de rejoindre un autre bureau. D’autres quittent leur poste dans une équipe traditionnelle en raison d’obligations familiales (par exemple s’occuper d’un proche âgé) ou de problèmes de santé. Le fait de pouvoir travailler de chez eux peut leur permettre de conserver leur poste.
5. Une expansion facilitée
Les entreprises qui prévoient de s’implanter sur de nouveaux territoires profitent aussi de ce modèle. Elles peuvent avoir des personnes sur le terrain, sur le bon fuseau horaire, ce qui aide tant le service client (temps de réponse rapides) que le marketing (compréhension des marchés, cultures et populations locales).
Les inconvénients des équipes 100 % à distance
Les principaux inconvénients des équipes 100 % à distance rejoignent ceux des équipes à distance. Elles présentent toutefois certains problèmes spécifiques, que nous abordons ici :
1. La culture d’entreprise peut en pâtir
Instaurer une culture d’entreprise forte et bienveillante peut s’avérer plus délicat sans lieu central où l’équipe peut se réunir et apprendre à se connaître. Les managers doivent faire un effort particulier pour organiser des activités de team building virtuelles qui renforcent la cohésion entre collègues éloignés.
2. Ce n’est pas toujours viable
Certains secteurs, comme l’industrie manufacturière, n’ont d’autre choix que de conserver un espace physique pour fonctionner, ce qui les rend moins adaptés à ce modèle. Ces entreprises devraient en effet payer à la fois leurs locaux et les nouveaux outils et logiciels qu’exige le travail à distance.
3. Des inconvénients du travail à distance inévitables
Contrairement à certains collaborateurs à distance, les équipes 100 % à distance ne profitent jamais des avantages d’un bureau central (par exemple voir ses collègues ou, pour le manager, pouvoir organiser des réunions impromptues). Elles doivent composer avec certains désagréments du travail à distance, comme les réunions et les activités de team building en virtuel, ou encore la fatigue liée à Zoom.
4. Des malentendus culturels occasionnels
Ces équipes sont souvent réparties aux quatre coins du monde, ce qui ouvre la porte aux quiproquos et malentendus culturels. Même si tout le monde parle anglais, certains signes non verbaux (par exemple le geste « OK », où l’on joint l’index et le pouce) n’ont pas la même signification partout. Les managers doivent aussi être attentifs aux préjugés culturels, aux risques d’humour déplacé et à l’éventuelle anxiété de communication lorsque l’anglais n’est pas la langue maternelle de quelqu’un.
Équipes à distance ou 100 % à distance : comment se comparent-elles ?
Les équipes à distance et 100 % à distance relèvent toutes deux de la grande catégorie des équipes virtuelles. Et, comme le montrent les définitions, avantages et inconvénients ci-dessus, elles se recoupent largement ! Il existe toutefois quelques différences subtiles, que nous allons maintenant examiner.
Le lieu
Une distinction majeure : les équipes 100 % à distance ne fonctionnent pas depuis un lieu central, alors que certaines équipes à distance mêlent collaborateurs au bureau et à distance. Autrement dit, toutes les équipes 100 % à distance travaillent à distance, mais toutes les équipes à distance ne sont pas 100 % à distance !
Au passage, ces deux types d’équipes ont un point commun : elles tirent toutes deux profit des séminaires d’entreprise. Les séminaires pour équipes à distance réunissent des collègues qui travaillent habituellement dans des lieux séparés pour passer du temps ensemble, apprendre à se connaître et/ou se concentrer sur des tâches trop difficiles à réaliser à distance.
Le choix
Autre facteur : le degré de choix. Certains collaborateurs à distance peuvent choisir de travailler au bureau ou n’importe où ailleurs selon leurs envies, n’est-ce pas ? Si certaines entreprises imposent un équilibre (par exemple 2 jours par semaine au bureau), d’autres laissent entièrement la décision à leurs collaborateurs.
Les collaborateurs des équipes 100 % à distance n’ont pas ce luxe. Ils sont recrutés dans une équipe conçue pour fonctionner à distance, sans siège central. Autrement dit, l’ensemble des effectifs n’a jamais été censé se trouver au même endroit en même temps.
L’approche
Une vision d’ensemble du sujet révèle une troisième différence entre ces deux types d’équipes. Alors que le travail à distance est essentiellement un arrangement conclu entre l’employeur et ses collaborateurs, le travail 100 % à distance s’apparente à un état d’esprit adopté par l’organisation.
Plutôt qu’une simple décision organisationnelle (permettre de travailler hors du bureau), ce modèle oblige les entreprises à repenser leur fonctionnement et à adopter une approche nouvelle, inclusive et collaborative pour faire avancer l’entreprise.
Pourquoi cette distinction est-elle importante ?
Comprendre les différences entre ces deux types d’équipes peut sembler anodin. Mais voyez cela comme un diagnostic médical : une fois que vous savez exactement de quoi il s’agit, vous pouvez mieux gérer la situation et soulager vos symptômes !
Il en va de même pour votre équipe virtuelle. Une fois que vous savez si elle est à distance ou 100 % à distance, vous devriez pouvoir gérer plus efficacement vos collaborateurs et vos processus. Par exemple, vous pourriez réserver une workation en constatant que vos collaborateurs 100 % à distance gagneraient à se rencontrer en personne, ou prévoir un moment où vos collaborateurs à distance viennent au bureau pour une réunion de toute l’équipe.
Et cela suppose que vous ayez déjà une équipe ! Pour quiconque n’a pas encore lancé son entreprise, ou souhaite adopter un nouveau mode de travail, comprendre ces nuances permet de partir sur de bonnes bases dès le premier jour. Ce qui nous amène à notre dernière section…
Faut-il constituer une équipe à distance ou 100 % à distance ?
Pour prendre cette décision, vous devez répondre à quelques questions clés :
- Voulez-vous (ou avez-vous besoin d’)un siège central où les gens peuvent travailler ?
- Comptez-vous rencontrer vos collaborateurs en personne ? Ou souhaitez-vous qu’eux puissent se retrouver ?
- Si oui, à quelle fréquence le souhaitez-vous ou est-ce nécessaire ?
- Le vivier de talents de votre zone géographique actuelle suffit-il pour pourvoir les postes de votre entreprise ?
- Disposez-vous des outils, logiciels et équipements informatiques nécessaires pour constituer une équipe à distance ou 100 % à distance ? Sinon, avez-vous les fonds suffisants pour les acquérir ?
Si a) vous ne jugez pas indispensable d’avoir un espace physique pour votre équipe, b) vous disposez des ressources financières pour tout mettre en place correctement et c) l’idée d’un vivier de talents plus large vous séduit, alors une équipe 100 % à distance pourrait être la bonne voie.
Et n’oubliez pas : vous pouvez toujours organiser un séminaire d’entreprise lorsque vous souhaitez réunir tout le monde !
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La plupart des entreprises connaissent aujourd’hui parfaitement le concept de télétravail. Un point continue pourtant de semer la confusion : la distinction entre équipes à distance et équipes 100 % à distance. Avec un peu de chance, cet article aura éclairé tous ceux qui confondaient ces termes !
Que vous gériez une équipe à distance ou 100 % à distance, vos collaborateurs gagneront sans aucun doute à se retrouver en personne prochainement. Alors pourquoi ne pas organiser un séminaire d’équipe ? Ou, mieux encore, pourquoi ne pas confier son organisation à Surf Office ?!
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