De meeste fouten die mensen maken bij het organiseren van hun eerste bedrijfsoffsite kunnen gemakkelijk worden vermeden.
In dit artikel vatten we deze fouten samen en leren we je hoe jij ze kunt vermijden.
Bij Surf Office hebben we honderden bedrijfsoffsites voor onze klanten georganiseerd en zelfs een paar offsites voor ons eigen team. We zijn een bedrijf dat zich op afstand richt, dus af en toe een persoonlijke ontmoeting is essentieel.
Door de jaren heen hebben we dus enkele veelvoorkomende planningsfouten opgemerkt.
Hier is wat extra context over Surf Office voordat we aan de slag gaan:
- Klanten die met Surf Office werken, krijgen hulp bij het kiezen van de bestemming en locatie. Vervolgens assisteren wij bij het hele retreatplanningsproces.
- Hoewel we zoveel mogelijk proberen te helpen, zijn bepaalde beslissingen uiteindelijk aan de klant.
- Wij zijn niet betrokken bij het “werkgedeelte” van de retreat. Elke klant beslist wat hij wil doen tijdens zijn offsite, en wij plannen de hele logistiek daaromheen.
#1 Geen onderzoek doen voordat er gestemd is over de locatie en data
Het is gemakkelijk om enthousiast te worden over je volgende externe locatie en snel feedback van uw collega's te verzamelen over hun datum- en locatievoorkeuren.
Dit kan een lange discussie opleveren die tonnen ideeën oplevert. Je collega's voeren campagne voor hun favoriete bestemmingen en delen al hun geplande bruiloften, familiejubilea en vakanties.
Dit is overweldigend, maar het belangrijkste is dat het geen productieve discussie op gang brengt.
De juiste aanpak raad je wellicht al: doe zelf of met een klein team onderzoek.
Daarna kan je een beperkt aantal stemmogelijkheden voor het hele bedrijf voorstellen. We raden aan om te beginnen met de locatie en vervolgens de datums op te volgen.
Handige links:
- 7 manieren om je volgende bedrijfsretreatlocatie te kiezen
- Wanneer moet je beginnen met het plannen van je volgende retreat?
#2 Twee locaties combineren voor je retreat
Het is moeilijk om niet enthousiast te worden over alle mogelijke locaties die je kunt bezoeken op je volgende droomlocatie.
Soms liggen deze locaties “handig” dicht bij elkaar, waardoor je je kunt afvragen: wat als we drie dagen op de ene locatie doorbrengen en dan voor de rest van de retraite naar de andere verhuizen?
We krijgen dit soort verzoeken vaak van klanten die Lissabon en Ericeira willen combineren, aangezien ze slechts 30 minuten rijden van elkaar verwijderd zijn.
Een bedrijfsretreat is geen roadtrip.
Stel je eens voor: alle logistiek, check-ins/check-outs, transfers, etc. Zoveel verspilde tijd dat je beter zou kunnen investeren in teambinding of productieve workshops.
Om nog maar te zwijgen van het feit dat sommige van je collega's misschien geen grote fans zijn van reizen in het algemeen.
De bedoeling achter het combineren van twee locaties is om de retreat-ervaring te verbeteren, maar hiermee wordt meestal het tegenovergestelde bereikt.
#3 Afstand tot een grote internationale luchthaven
Wanneer je alleen reist, ben je bereid wat moeite te doen om je droombestemming te bereiken.
Maar wanneer je een reis voor je collega's organiseert, is het je doel om de inspanning om iedereen op de bestemming te krijgen tot een minimum te beperken. Dat betekent dat extra uren tussen de luchthaven en de uiteindelijke locatie worden vermeden.
Dit is vooral belangrijk voor collega's die niet direct kunnen vliegen en al uren in een vliegtuig hebben gezeten.
Zodra het vliegtuig landt, willen ze de eindbestemming bereiken en even uitrusten. Wacht niet tot iedereen in een bus stapt of een auto huurt en nog eens 2 uur rijdt. Het is vermoeiend.
De overgrote meerderheid van onze retreatlocaties ligt op minder dan 1 uur rijden van de luchthaven. We hebben vastgesteld dat ongeveer 30 minuten optimaal zijn. Het nadeel is natuurlijk dat dit het aantal mogelijke bestemmingen dramatisch beperkt.
#4 Te veel doelen
Bij Surf Office raden we je altijd aan één hoofddoel te hebben voor je retreat
De meest voorkomende doelen zijn:
- Teambuilding - Om vertrouwen en interpersoonlijke banden tussen je collega's op te bouwen. Dit is uiterst belangrijk voor teams op afstand.
- Visie - Voor de leiderschapsteams om te praten over het bedrijf en de toekomst ervan, en om een vogelperspectief te krijgen van hun huidige situatie en het landschap van het bedrijf.
- Strategie of tactische terugtrekkingen - deze zijn ontworpen voor teams binnen het bedrijf om samen te komen en een specifiek probleem op te lossen (perfect voor ontwerpsprints, hackathons, workshops ).
Het is gemakkelijk om enthousiast te worden en meerdere doelen te stellen. En het resultaat is precies wat je zou verwachten = geen van deze doelen bereiken.
Dit betekent niet dat als je retreat zich concentreert op een hackathon, je geen teambuildingactiviteiten kunt organiseren. In feite raden we over het algemeen aan dat je een of twee teambuildingactiviteiten opneemt in elk type externe locatie.
Het gaat echt om jouw focus en het communiceren van één doel naar het hele bedrijf.
#5 Een locatie kiezen die moeilijk te bereiken is
Het kiezen van de locatie voor je retreat klinkt als een leuke taak. Je vraagt al je collega’s om hun mening en kiest vervolgens één of twee van de meest populaire opties.
Voor veel van je collega’s zijn deze locaties echter vaak erg lastig te bereiken. We hebben de afstand vanaf de internationale luchthaven al besproken. Maar eerst moet je daar komen.
Iedereen is al uitgeput bij aankomst en je verwacht dat ze de komende dagen op je externe locatie productief en sociaal zullen zijn? Gaat niet gebeuren.
Soms is het de moeite waard voor langere externe locaties, vooral als het een locatie is waar iedereen van droomt. Maar in de meeste gevallen is het erg inefficiënt.
Een goede oplossing om zulke moeilijk bereikbare locaties te vermijden is het gebruik van een Locatiezoeker.
Je voegt de huidige locaties van je collega's toe en de tool berekent op basis van vluchttijden en transfers de optimale ontmoetingsplaats.
#6 Te korte offsite
Het organiseren van een externe locatie is een aanzienlijke kostenpost voor het bedrijf, die alleen maar groter wordt naarmate je langer blijft. Er kan een drang vanuit het financiële of uitvoerende team zijn om de kosten te verlagen, en het is gemakkelijk om in de val te trappen door het te kort te doen.
Allereerst moet je een duidelijk beeld hebben van wat je tijdens jou retreat wilt bereiken en vervolgens een korte agenda opstellen om te begrijpen hoeveel dagen je nodig heeft.
We raden een absoluut minimum van drie dagen en twee nachten aan als je iedereen naar de bestemming vliegt.
Meer lezen: Hoe jij je bedrijfsretreat kunt structureren
# 7 Houd je niet aan het schema
Het ontwerpen van je externe agenda op het laatste moment is een veel voorkomende fout. Je komt hoe dan ook met een goed plan, maar je zult altijd achtervolgd worden door de gedachte dat het beter had gekund.
Er kunnen enkele scheuren in je plan zitten die je pas opmerkt als je ter plaatse bent tijdens de externe locatie. En dat is het moment waarop je gaat improviseren. Misschien heb je dat altijd gedaan tijdens je vroege startup-retraites toen het team nog klein was.
Improviseren werkt gewoon niet met een grotere groep mensen.
Advies:
- Voorkom verwarring: probeer niet op het laatste moment de agenda te wijzigen.
- Zorg ervoor dat mensen de starttijd van elke sessie en activiteit volgen. Als er 50 mensen 10 minuten wachten, is dat in totaal ruim 8 uur tijdverspilling.
# 8 Te veel focus op feesten
Bij het samenstellen van je team op afstand gaat het vaak om gezelligheid en teambinding.
Dus gaan drinken en feesten klinkt als de gemakkelijkste manier om het te doen.
Wij hebben niets tegen feesten, maar wees voorzichtig met hoe je het in je agenda opneemt:
- Er is veel opwinding over de eerste dag waarop iedereen elkaar ontmoet.
- De eerste dag is de slechtste tijd om te feesten, tenzij je je programma voor de volgende dag wilt verpesten. Sommige mensen blijven sowieso langer voor een borrel, dus je hoeft het niet voor het hele gezelschap te plannen.
- De laatste dag is de dag die het beste werkt voor een feestje.
# 9 Waanzinnig vol schema
Dit is misschien wel de meest voorkomende fout die organisatoren maken.
Het is logisch dat je in zeer korte tijd veel wilt bereiken.
Je startup heeft onlangs een enorme investeringsronde afgerond, het team groeit, het verkoopteam verplettert het en jullie zijn allemaal enthousiast!
Een offsite moet een energieke en inspirerende ervaring zijn voor je medewerkers, maar je wilt ze niet volledig uitputten.
Als ze na de offsite een paar dagen vrij moeten nemen, dan was je agenda waarschijnlijk te vol.
Hoe je je collega’s kunt uitputten tijdens een externe locatie:
- Geen goede pauzes in je agenda
- Geen ‘me time’: mensen willen gewoon wat vrije tijd hebben voor een korte wandeling, FaceTiming-familie of gewoon een kort dutje doen
- Te veel teambuildingactiviteiten: je voornemen om vriendschappen op te bouwen werkt averechts als je er te veel bij elkaar stopt
#10 Je opties beperken
We hebben dit te vaak gezien: klanten komen naar ons toe met inflexibele data en budgetten.
Hierdoor worden doorgaans 95% van de opties verwijderd.
Misschien zei de CEO dat het retreat de eerste week van augustus zou moeten zijn en kreeg je een tunnelvisie, waardoor je andere mogelijke data in september of oktober negeerde. Meer flexibiliteit betekent dat er meer locaties beschikbaar zijn en waarschijnlijk een veel betere “deal”.
Onze retreat-experts helpen je graag tijdens een eerste gesprek met jou door de mogelijkheden. Vervolgens sturen wij je voorstellen die je kunt overwegen of negeren. Het is niet nodig om aan het begin van jou verkenning vaste beslissingen te nemen.
Voel je alstublieft niet ontmoedigd of gedemotiveerd.
Je kunt al deze fouten maken en toch een geweldige tijd hebben, dus maak je geen zorgen over het zelf plannen van je volgende externe locatie.
Maar als het je lukt om ze te vermijden, kun je je externe locatie echt geweldig maken.
Surf Office heeft honderden bedrijven geholpen het hele proces van locatiescouting en retraiteplanning te vereenvoudigen.
Neem gerust contact op als je hulp nodig hebt bij je volgende epische offsite.
