De meeste fouten die mensen maken bij het organiseren van hun eerste bedrijfsoffsites zijn makkelijk te voorkomen.
In dit artikel zetten we die fouten op een rij en laten we je zien hoe je ze voorkomt.
Bij Surf Office hebben we honderden bedrijfsoffsites georganiseerd voor onze klanten en zelfs een paar offsites voor ons eigen team. We zijn een remote-first bedrijf, dus af en toe fysiek samenkomen is essentieel.
In de loop der jaren zijn ons dan ook een aantal veelvoorkomende planningsfouten opgevallen.
Eerst nog wat extra context over Surf Office voordat we beginnen:
- Klanten die met Surf Office werken, krijgen hulp bij het kiezen van de bestemming en de locatie. Daarna helpen we met het hele planningsproces van de retreat.
- Hoewel we zoveel mogelijk proberen te helpen, ligt een aantal beslissingen uiteindelijk bij de klant.
- We zijn niet betrokken bij het ‘werkgedeelte’ van de retreat. Elke klant bepaalt zelf wat ze tijdens de offsite willen doen, en wij regelen alle logistiek eromheen.
#1 Geen onderzoek doen voordat er over locatie en data wordt gestemd
Het is makkelijk om enthousiast te worden over je volgende offsite en je collega's snel te vragen naar hun voorkeuren voor data en locatie.
Dat kan een lange discussie opleveren met heel veel ideeën. Je collega's gaan campagne voeren voor hun favoriete bestemmingen en beginnen al hun geplande bruiloften, familiejubilea en vakanties te delen.
Dat is overweldigend, maar vooral: het leidt niet tot een productieve discussie.
Je raadt de juiste aanpak misschien al: doe zelf onderzoek, of met een klein team.
Daarna kun je een beperkt aantal opties voorleggen waarover het hele bedrijf kan stemmen. We raden aan om met de locatie te beginnen en daarna de data te bepalen.
Handige links:
- 7 manieren om de locatie voor je volgende bedrijfsretreat te kiezen
- Wanneer begin je met het plannen van je volgende retreat?
#2 Twee locaties combineren voor je retreat
Het is moeilijk om niet enthousiast te worden over alle mogelijke locaties die je tijdens je volgende droomoffsite kunt bezoeken.
Soms liggen die locaties ‘handig’ dicht bij elkaar, waardoor je je afvraagt: wat als we drie dagen op de ene plek blijven en voor de rest van de retreat naar de andere gaan?
Dit soort verzoeken krijgen we vaak van klanten die Lissabon en Ericeira willen combineren, omdat ze maar 30 minuten rijden van elkaar liggen.
Een bedrijfsretreat is geen roadtrip.
Denk aan alle logistiek, het in- en uitchecken, transfers enzovoort. Zoveel verspilde tijd die je beter kunt steken in teambonding of productieve workshops.
En dan hebben we het nog niet eens over collega's die sowieso niet zo van reizen houden.
Het idee achter twee locaties is de retreat beter te maken, maar meestal bereik je precies het tegenovergestelde.
#3 Afstand tot een groot internationaal vliegveld
Als je alleen reist, heb je er best wat moeite voor over om op je droombestemming te komen.
Maar als je een reis voor je collega's organiseert, wil je de moeite om iedereen ter plekke te krijgen zo klein mogelijk houden. Dat betekent dat je extra uren reizen van het vliegveld naar de eindbestemming vermijdt.
Dat is vooral belangrijk voor collega's die niet direct konden vliegen en al uren in een vliegtuig hebben gezeten.
Zodra het vliegtuig landt, willen ze naar de eindbestemming en even uitrusten. Niet wachten tot iedereen in de bus zit, of auto's huren en nog eens 2+ uur rijden. Dat is uitputtend.
Het overgrote deel van onze retreatlocaties ligt binnen een uur rijden van het vliegveld. Ongeveer 30 minuten blijkt optimaal. Het nadeel is natuurlijk dat het aantal mogelijke bestemmingen daardoor flink afneemt.
#4 Te veel doelen
Bij Surf Office raden we altijd aan om één hoofddoel voor je retreat te hebben.
De meest voorkomende doelen zijn:
- Teambuilding - Vertrouwen en onderlinge banden tussen collega's opbouwen. Dit is extreem belangrijk voor remote teams.
- Visie - Voor leiderschapsteams om te praten over het bedrijf en de toekomst ervan, en om van bovenaf naar de huidige situatie en het speelveld van het bedrijf te kijken.
- Strategische of tactische retreats - Deze zijn bedoeld voor teams binnen het bedrijf om samen te komen en een specifiek probleem op te lossen (perfect voor design sprints, hackathons, workshops).
Het is verleidelijk om meerdere doelen te stellen. En het resultaat is precies wat je zou verwachten = je haalt er geen enkele.
Dat betekent niet dat je geen teambuildingactiviteiten kunt organiseren als je retreat om een hackathon draait. Sterker nog, we raden over het algemeen aan om bij elk type offsite een of twee teambuildingactiviteiten in te plannen.
Het gaat er echt om waar je focus ligt en dat je één doel naar het hele bedrijf communiceert.
#5 Een moeilijk bereikbare locatie kiezen
De locatie voor je retreat kiezen klinkt als een leuke klus. Je vraagt al je collega's om hun mening en kiest dan een of twee van de populairste opties.
Maar die locaties zijn voor veel collega's vaak extreem lastig te bereiken. De afstand tot het internationale vliegveld hebben we al besproken. Maar eerst moet je daar wel komen.
Iedereen is bij aankomst al uitgeput en dan verwacht je dat ze de volgende dagen van je offsite productief en sociaal zijn? Dat gaat niet gebeuren.
Bij langere offsites is het soms de moeite waard, vooral als het een plek is waar iedereen van droomt. Maar in de meeste gevallen is het erg inefficiënt.
Een goede manier om zulke moeilijk bereikbare locaties te vermijden is een Location Finder.
Je voert de huidige woonplaatsen van je collega's in en de tool berekent de optimale ontmoetingsplek op basis van vluchttijden en transfers.
#6 Een te korte offsite
Een offsite organiseren is een flinke uitgave voor het bedrijf, en die wordt alleen maar hoger naarmate je langer blijft. Er kan druk komen vanuit finance of het directieteam om te bezuinigen, en dan trap je makkelijk in de valkuil om de offsite te kort te maken.
Zorg allereerst voor een helder beeld van wat je tijdens je retreat wilt bereiken en stel daarna een beknopte agenda op om te zien hoeveel dagen je nodig hebt.
We raden een absoluut minimum aan van drie dagen en twee nachten als je iedereen naar de bestemming laat vliegen.
Lees verder: Zo structureer je je bedrijfsretreat
#7 Je niet aan het schema houden
De agenda van je offsite op het laatste moment in elkaar zetten is een veelgemaakte fout. Je komt waarschijnlijk toch wel met een redelijk plan, maar je blijft achtervolgd door de gedachte dat het beter had gekund.
Er kunnen scheurtjes in je plan zitten die je pas opmerkt als je eenmaal ter plekke bent tijdens de offsite. En dat is het moment waarop je gaat improviseren. Misschien deed je dat altijd al tijdens je eerste startupretreats, toen het team nog klein was.
Improviseren werkt gewoon niet met een grotere groep mensen.
Advies:
- Voorkom verwarring: probeer de agenda niet op het laatste moment te wijzigen.
- Zorg dat mensen zich aan de begintijd van elke sessie en activiteit houden. Als 50 mensen 10 minuten wachten, is dat in totaal meer dan 8 uur verspilde tijd.
#8 Te veel focus op feesten
Bij het samenbrengen van je remote team draait het vaak om socializen en teambonding.
Een borrel en feesten lijkt dan de makkelijkste manier om dat te doen.
We hebben niets tegen feesten, maar let goed op hoe je het in je agenda opneemt:
- Op de eerste dag, als iedereen elkaar ziet, is de opwinding groot.
- De eerste dag is het slechtste moment om te feesten, tenzij je het programma van de volgende dag wilt verpesten. Sommige mensen blijven sowieso langer hangen voor een drankje, dus je hoeft het niet voor het hele bedrijf te plannen.
- De laatste dag werkt het best voor een feest.
#9 Een waanzinnig volgepropt schema
Dit is misschien wel de meest gemaakte fout van organisatoren.
Het is logisch dat je in heel korte tijd veel wilt bereiken.
Je startup heeft net een enorme investeringsronde afgerond, het team groeit, het salesteam presteert geweldig en jullie zijn allemaal razend enthousiast!
Een offsite moet een energieke en inspirerende ervaring zijn voor je medewerkers, maar je wilt ze niet volledig uitputten.
Als ze na de offsite een paar dagen vrij moeten nemen, was je agenda waarschijnlijk te vol.
Zo put je je collega's uit tijdens een offsite:
- Geen echte pauzes in je agenda
- Geen ‘me time’: mensen willen gewoon wat vrije tijd voor een korte wandeling, een FaceTime-gesprek met familie of een dutje
- Te veel teambuildingactiviteiten: je goede bedoeling om vriendschappen op te bouwen werkt averechts als je er te veel achter elkaar plant
#10 Je opties beperken
We zien het te vaak: klanten komen bij ons met vaste data en budgetten.
Daarmee vallen meestal 95% van de opties af.
Misschien zei de CEO dat de retreat in de eerste week van augustus moest plaatsvinden en kreeg je een tunnelvisie, waardoor je andere mogelijke data in september of oktober over het hoofd zag. Meer flexibiliteit betekent meer beschikbare locaties en waarschijnlijk een veel betere ‘deal’.
Onze retreatexperts helpen je graag tijdens een eerste gesprek door de opties heen. Daarna sturen we je voorstellen die je kunt overwegen of naast je neer kunt leggen. Je hoeft aan het begin van je zoektocht nog geen vaste beslissingen te nemen.
Laat je hier alsjeblieft niet door ontmoedigen.
Je kunt al deze fouten maken en het toch geweldig hebben, dus maak je geen zorgen over het zelf plannen van je volgende offsite.
Maar als je ze weet te vermijden, maak je van je offsite iets echt geweldigs.
Surf Office heeft honderden bedrijven geholpen om het hele proces van locaties zoeken en retreats plannen te vereenvoudigen.
Neem gerust contact op als je hulp nodig hebt bij je volgende epische offsite.
