Die meisten Fehler, die bei der Organisation der ersten Firmen-Offsites passieren, lassen sich leicht vermeiden.
In diesem Artikel fassen wir diese Fehler zusammen und zeigen Ihnen, wie Sie sie vermeiden.
Bei Surf Office haben wir Hunderte Firmen-Offsites für unsere Kunden organisiert und sogar ein paar Offsites für unser eigenes Team. Wir sind ein Remote-first-Unternehmen, daher ist es unverzichtbar, uns von Zeit zu Zeit persönlich zu treffen.
Im Laufe der Jahre sind uns daher einige typische Planungsfehler aufgefallen.
Hier noch etwas Hintergrund zu Surf Office, bevor wir loslegen:
- Kunden, die mit Surf Office arbeiten, erhalten Unterstützung bei der Wahl des Reiseziels und der Location. Danach begleiten wir den gesamten Planungsprozess des Retreats.
- Auch wenn wir so viel wie möglich unterstützen, liegen bestimmte Entscheidungen letztlich beim Kunden.
- In den „Arbeitsteil“ des Retreats sind wir nicht eingebunden. Jeder Kunde entscheidet selbst, was während des Offsites passieren soll, und wir planen die gesamte Logistik darum herum.
#1 Abstimmen über Ort und Termin ohne vorherige Recherche
Die Vorfreude auf das nächste Offsite ist groß, und schnell möchte man von den Kolleginnen und Kollegen wissen, welche Termine und Orte sie bevorzugen.
Daraus kann eine lange Diskussion mit unzähligen Ideen entstehen. Alle werben für ihre Lieblingsziele und zählen geplante Hochzeiten, Familienjubiläen und Urlaube auf.
Das ist überwältigend – und vor allem führt es zu keiner produktiven Diskussion.
Den richtigen Ansatz haben Sie vielleicht schon erraten: Recherchieren Sie selbst oder mit einem kleinen Team.
Danach können Sie dem ganzen Unternehmen eine begrenzte Zahl an Optionen zur Abstimmung vorlegen. Wir empfehlen, mit dem Ort zu beginnen und anschließend über die Termine abzustimmen.
Nützliche Links:
- 7 Wege, den Ort für Ihr nächstes Firmen-Retreat zu wählen
- Wann sollten Sie mit der Planung Ihres nächsten Retreats beginnen?
#2 Zwei Orte für ein Retreat kombinieren
Bei all den möglichen Orten für Ihr nächstes Traum-Offsite ist es schwer, nicht ins Schwärmen zu geraten.
Manchmal liegen diese Orte „praktischerweise“ nah beieinander, und man fragt sich: Was, wenn wir drei Tage an einem Ort verbringen und für den Rest des Retreats an den anderen wechseln?
Solche Anfragen bekommen wir oft von Kunden, die Lissabon und Ericeira kombinieren möchten, da beide nur 30 Autominuten voneinander entfernt sind.
Ein Firmen-Retreat ist kein Roadtrip.
Denken Sie an die ganze Logistik, Check-ins und Check-outs, Transfers usw. So viel verlorene Zeit, die Sie besser in Team-Bonding oder produktive Workshops investieren könnten.
Ganz zu schweigen davon, dass manche im Team ohnehin keine großen Reisefans sind.
Die Idee hinter zwei Orten ist, das Retreat-Erlebnis zu verbessern – meist bewirkt sie aber das Gegenteil.
#3 Entfernung zu einem großen internationalen Flughafen
Wenn Sie allein reisen, nehmen Sie für Ihr Traumziel gern etwas Aufwand in Kauf.
Organisieren Sie jedoch eine Reise für Ihr Team, ist das Ziel, den Aufwand für die Anreise so gering wie möglich zu halten. Das heißt: zusätzliche Stunden für den Transfer vom Flughafen zum Zielort vermeiden.
Das ist besonders wichtig für alle, die keinen Direktflug bekommen haben und schon Stunden im Flugzeug verbracht haben.
Nach der Landung wollen sie schnell ans Ziel und sich etwas ausruhen – und nicht warten, bis alle im Bus sitzen, oder Mietwagen holen und noch über 2 Stunden fahren. Das ist anstrengend.
Die große Mehrheit unserer Retreat-Locations liegt innerhalb einer Autostunde vom Flughafen entfernt. Etwa 30 Minuten haben sich als optimal erwiesen. Der Nachteil: Das schränkt die Zahl möglicher Reiseziele natürlich stark ein.
#4 Zu viele Ziele
Bei Surf Office empfehlen wir immer, ein Hauptziel für Ihr Retreat festzulegen.
Die häufigsten Ziele sind:
- Teambuilding – Vertrauen und persönliche Beziehungen im Team stärken. Das ist besonders wichtig für Remote-Teams.
- Vision – Führungsteams sprechen über das Unternehmen und seine Zukunft und verschaffen sich einen Überblick über die aktuelle Lage und das Umfeld des Unternehmens.
- Strategie- oder Taktik-Retreats – Diese sind für Teams innerhalb des Unternehmens gedacht, die zusammenkommen, um ein konkretes Problem zu lösen (ideal für Design Sprints, Hackathons, Workshops).
Aus Begeisterung setzt man sich schnell mehrere Ziele. Das Ergebnis ist genau das, was man erwarten würde: Keines davon wird erreicht.
Das heißt nicht, dass Sie bei einem Retreat rund um einen Hackathon keine Teambuilding-Aktivitäten organisieren können. Im Gegenteil: Wir empfehlen grundsätzlich, ein oder zwei Teambuilding-Aktivitäten in jede Art von Offsite einzubauen.
Es geht vor allem um den Fokus und darum, dem ganzen Unternehmen ein klares Ziel zu vermitteln.
#5 Einen schwer erreichbaren Ort wählen
Den Ort für Ihr Retreat auszuwählen, klingt nach einer schönen Aufgabe. Sie fragen alle nach ihrer Meinung und wählen dann eine oder zwei der beliebtesten Optionen.
Allerdings sind diese Orte für viele im Team oft extrem schwer zu erreichen. Über die Entfernung zum internationalen Flughafen haben wir schon gesprochen – aber erst einmal muss man dorthin kommen.
Alle kommen schon erschöpft an, und Sie erwarten, dass sie in den nächsten Tagen des Offsites produktiv und gesellig sind? Wird nicht passieren.
Bei längeren Offsites kann sich der Aufwand manchmal lohnen, vor allem, wenn alle von diesem Ort träumen. Meist ist es aber sehr ineffizient.
Eine gute Lösung, um solche schwer erreichbaren Orte zu vermeiden, ist ein Location Finder.
Sie geben die aktuellen Standorte Ihres Teams ein, und das Tool berechnet anhand von Flugzeiten und Transfers den optimalen Treffpunkt.
#6 Zu kurzes Offsite
Ein Offsite ist eine erhebliche Ausgabe für das Unternehmen, die mit jedem zusätzlichen Tag steigt. Möglicherweise drängen Finanzabteilung oder Geschäftsführung auf Kostensenkungen, und schnell tappt man in die Falle, es zu kurz zu planen.
Vor allem sollten Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie mit dem Retreat erreichen möchten, und dann eine grobe Agenda erstellen, um zu sehen, wie viele Tage Sie brauchen.
Wenn alle anreisen müssen, empfehlen wir ein absolutes Minimum von drei Tagen und zwei Nächten.
Weiterlesen: So strukturieren Sie Ihr Firmen-Retreat
#7 Sich nicht an den Zeitplan halten
Die Offsite-Agenda in letzter Minute zu erstellen, ist ein sehr häufiger Fehler. Vermutlich entsteht trotzdem ein ordentlicher Plan, aber der Gedanke, dass es besser hätte sein können, lässt Sie nicht los.
Manche Schwachstellen Ihres Plans bemerken Sie vielleicht erst vor Ort während des Offsites. Und genau dann beginnt das Improvisieren. Vielleicht haben Sie das bei Ihren frühen Startup-Retreats immer so gemacht, als das Team noch klein war.
Mit einer größeren Gruppe funktioniert Improvisieren einfach nicht.
Tipps:
- Vermeiden Sie Verwirrung: Ändern Sie die Agenda nicht in letzter Minute.
- Achten Sie darauf, dass die Anfangszeiten aller Sessions und Aktivitäten eingehalten werden. Wenn 50 Personen 10 Minuten warten, sind das insgesamt mehr als 8 Stunden verlorene Zeit.
#8 Zu viel Fokus aufs Feiern
Beim Zusammenkommen eines Remote-Teams geht es oft ums Socializing und Team-Bonding.
Etwas trinken gehen und feiern scheint da der einfachste Weg zu sein.
Wir haben nichts gegen Partys, aber überlegen Sie gut, wie Sie sie in Ihre Agenda einbauen:
- Am ersten Tag, wenn sich alle treffen, ist die Aufregung groß.
- Der erste Tag ist der schlechteste Zeitpunkt für eine Party – es sei denn, Sie wollen das Programm des nächsten Tages ruinieren. Einige bleiben ohnehin länger auf einen Drink, Sie müssen das also nicht für das ganze Unternehmen planen.
- Am besten eignet sich der letzte Tag für eine Party.
#9 Völlig überladener Zeitplan
Das ist vielleicht der häufigste Fehler von Organisationsteams.
Es ist verständlich, dass Sie in kurzer Zeit viel erreichen möchten.
Ihr Startup hat gerade eine große Finanzierungsrunde abgeschlossen, das Team wächst, der Vertrieb läuft hervorragend und alle sind voller Energie!
Ein Offsite sollte für Ihre Mitarbeitenden ein energiegeladenes und inspirierendes Erlebnis sein – aber Sie wollen sie nicht völlig erschöpfen.
Wenn sie nach dem Offsite ein paar freie Tage brauchen, war Ihre Agenda wahrscheinlich zu voll.
So erschöpfen Sie Ihr Team während eines Offsites:
- Keine richtigen Pausen in der Agenda
- Keine „Me-Time“: Die Leute wollen einfach etwas freie Zeit für einen kurzen Spaziergang, einen FaceTime-Anruf mit der Familie oder ein kurzes Nickerchen
- Zu viele Teambuilding-Aktivitäten: Ihr Plan, Freundschaften zu fördern, geht nach hinten los, wenn Sie zu viele davon aneinanderreihen
#10 Die eigenen Optionen einschränken
Das erleben wir viel zu oft: Kunden kommen mit festen Terminen und Budgets zu uns.
Damit fallen in der Regel 95 % der Optionen weg.
Vielleicht hat der CEO erwähnt, dass das Retreat in der ersten Augustwoche stattfinden soll, und Sie haben einen Tunnelblick bekommen und andere mögliche Termine im September oder Oktober übersehen. Mehr Flexibilität bedeutet mehr verfügbare Locations und wahrscheinlich ein deutlich besseres „Angebot“.
Unsere Retreat-Fachleute führen Sie in einem ersten Gespräch gern durch die Optionen. Anschließend senden wir Ihnen Vorschläge, die Sie in Betracht ziehen oder verwerfen können. Feste Entscheidungen sind zu Beginn Ihrer Suche nicht nötig.
Lassen Sie sich bitte nicht entmutigen.
Sie können all diese Fehler machen und trotzdem eine tolle Zeit haben – Sie müssen sich also keine Sorgen machen, Ihr nächstes Offsite selbst zu planen.
Wenn Sie sie aber vermeiden, wird Ihr Offsite richtig großartig.
Surf Office hat Hunderten von Unternehmen geholfen, die Suche nach Locations und die Retreat-Planung zu vereinfachen.
Nehmen Sie gern Kontakt auf, wenn Sie Unterstützung bei Ihrem nächsten großartigen Offsite brauchen.
