L'une des étapes de base de l'organisation d'un séminaire pour une équipe à distance est la réservation des vols. Avec des collaborateurs venus du monde entier, c'est aussi l'un des éléments essentiels à ne pas rater.
Et croyez-nous :
ce n'est PAS aussi simple qu'il y paraît.
Si vous souhaitez réserver vous-même des vols de groupe, vous pouvez tenter l'aventure. Vous trouverez ci-dessous les leçons que nous avons tirées au fil du temps, fondées sur notre expérience de l'organisation de séminaires de plus de 100 participants. Nous répondrons à des questions comme :
- Dois-je acheter les billets d'avion en groupe ou laisser chaque collaborateur réserver le sien ?
- Comment fonctionne la tarification des billets de groupe ?
- Quand est-il judicieux de réserver notre propre avion privé ?
- Quand dois-je confier la logistique à une agence ?
- Pouvez-vous, S'IL VOUS PLAÎT, me dire tout ce que je dois savoir avant de réserver les vols de mon équipe à distance ?
Oui, nous le pouvons. Poursuivez votre lecture et bon vol !
Vols de groupe : obtient-on une réduction en réservant tous les billets en une fois ?
Avant toute chose, essayez de rechercher des billets de groupe comme vous le feriez pour vous-même, à l'aide d'un comparateur de vols comme Google Flights. Le prix affiché par vol est le prix par personne. Vous vous dites peut-être : si un billet coûte 100 EUR, 30 billets devraient coûter 30 x 100 EUR, n'est-ce pas ?
Malheureusement, ce n'est pas ainsi que cela fonctionne.
Chaque compagnie aérienne applique plusieurs paliers tarifaires à ses vols, généralement entre 10 et 15. Cela signifie 10 à 15 prix différents selon le moment de la réservation. Le premier prix peut descendre jusqu'à 80 EUR, tandis que le dernier peut atteindre 160 EUR par personne. Une fois le premier palier épuisé, la compagnie passe au suivant, plus cher.
Alors, quel prix allez-vous réellement payer ?
Comme vous devez acheter un grand nombre de billets en une fois, certaines compagnies factureront simplement les 30 billets au palier le plus élevé (160 EUR). D'autres prendront la valeur moyenne des paliers et la multiplieront par le nombre de billets.
Dans tous les cas, gardez à l'esprit que :
- Vous n'obtiendrez pas le même prix que sur un site de recherche grand public.
- Vous ne pourrez jamais prévoir précisément le coût final des billets.
À ce stade, vous vous dites peut-être : « Pourquoi m'embêter à réserver un vol de groupe ? Je vais laisser les collaborateurs s'en charger eux-mêmes. »
Pourtant, voyager en groupe présente certains avantages.
Quels sont les principaux avantages d'une réservation de vols groupée ?
Le principal avantage de voyager en groupe est que les compagnies aériennes autorisent la modification ou l'ajout de noms sur les billets jusqu'à la veille du vol. Des frais supplémentaires peuvent s'appliquer si les billets ont déjà été émis, mais si les changements sont faits à l'avance (3 à 5 jours avant le départ), ils sont gratuits.
Autre avantage : tout le monde sera assis ensemble. La plupart des compagnies feront tout leur possible pour que tous les billets réservés correspondent à des sièges voisins.
Enfin, acheter en volume vous vaudra un traitement privilégié auprès de la plupart des compagnies. Vous disposerez d'un interlocuteur dédié, et non d'un serveur vocal qui vous fera patienter 30 minutes.
Que faut-il prendre en compte pour réserver des vols de groupe pour une équipe à distance ?
Si tout votre groupe part du même endroit, réserver les billets n'est pas bien compliqué. Cependant, de nombreux clients de Surf Office sont des entreprises en télétravail avec des équipes à distance dont les collaborateurs sont répartis dans le monde entier.
Dans ces cas, trouver la bonne destination pour votre séminaire, c'est déjà la moitié du travail. Cette destination doit limiter les escales et offrir une durée de vol moyenne raisonnable. En choisissant bien, vous réaliserez d'importantes économies sur les billets.
Si vous hésitez encore sur la destination, explorer différentes idées de séminaires peut vous aider à repérer celles qui offrent le meilleur équilibre entre accessibilité, expérience d'équipe et coût global.
Outre la destination, bien choisir la date influe aussi fortement sur le prix final des billets. Si vos dates ne sont pas fixes, vous pouvez éviter les jours fériés ou les grands événements (par exemple sportifs) et économiser encore davantage.
Faut-il réserver un avion privé pour notre séminaire ?
Si votre groupe est assez important (plus de 70 personnes), vous pouvez affréter votre propre avion au lieu d'acheter des billets. Aussi étrange que cela puisse paraître, cette option peut s'avérer plus abordable que l'achat de billets individuels. De plus, le grand avantage des vols charters est que vous choisissez l'heure de départ.
Les conditions d'affrètement varient d'une compagnie à l'autre. Par exemple, certaines vous factureront les sièges inoccupés, tandis que d'autres ne factureront que les sièges occupés.
Si vous souhaitez affréter un avion, nous vous recommandons vivement de confier l'organisation à une agence. Si vous préférez vous en charger vous-même, vous pouvez contacter une compagnie qui dessert votre destination.
Pour les charters, il est impossible d'estimer réellement le prix du vol, car de nombreux facteurs entrent en jeu : l'avion reste-t-il à l'aéroport, combien de temps reste-t-il stationné, etc.
Comment savoir si je dois faire appel à une agence ?
Si vous estimez que réserver un vol de groupe représente tout simplement trop de travail, vous pouvez faire appel à une agence qui se chargera du plus gros à votre place. Trouver la bonne agence demande du temps et des efforts, mais cela en vaut la peine.
Les agences peuvent vous conseiller les meilleures options et connaissent toutes les subtilités des voyages de groupe. Elles peuvent vous indiquer quels aéroports et quelles compagnies privilégier ou éviter, ce qui fera gagner à votre équipe beaucoup de temps et d'argent.
Comment se préparer à l'avance ?
Si vous avez une grande équipe à distance, l'un des meilleurs moyens de commencer est de tout centraliser. Créez un tableur contenant toutes les personnes et leurs localisations, puis partez de là. Si vous utilisez un logiciel RH, extrayez-en les données plutôt que de les saisir manuellement.
Une fois toute votre équipe dans le tableur, partagez-le et demandez à chacun d'indiquer son aéroport principal et un aéroport alternatif. Utilisez-le aussi pour fixer les dates et horaires d'arrivée et de départ souhaités (matin, après-midi ou soir), avec quelques alternatives. Si les dates ne sont pas fixes, ces alternatives peuvent vous faire économiser beaucoup d'argent.
Vous l'aurez compris, réserver un vol de groupe pour une équipe à distance n'a rien d'une promenade de santé. Que vous réserviez seul ou avec l'aide d'une agence, il faut du temps et des efforts pour bien faire les choses, et la différence entre économiser et dépenser une fortune en billets peut se jouer à des détails infimes.
