Einer der grundlegenden Schritte bei der Organisation von Retreats für Remote-Teams ist die Flugbuchung. Bei so vielen Mitarbeitenden aus aller Welt ist sie zugleich einer der entscheidenden Punkte, die stimmen müssen.
Und glauben Sie uns, wenn wir sagen:
Es ist NICHT so einfach, wie es scheint.
Wenn Sie Gruppenflüge selbst buchen möchten, können Sie es gern versuchen. Unten finden Sie Erkenntnisse, die wir im Laufe der Zeit gesammelt haben – gestützt auf unsere Erfahrung mit Retreats für mehr als 100 Teilnehmende. Wir beantworten Fragen wie:
- Sollte ich die Flugtickets als Gruppe kaufen oder alle Mitarbeitenden selbst buchen lassen?
- Wie funktioniert die Preisgestaltung bei Gruppentickets?
- Wann lohnt sich ein eigenes Charterflugzeug?
- Wann sollte ich die Logistik einer Agentur überlassen?
- Können Sie mir BITTE einfach alles sagen, was ich vor der Flugbuchung für mein Remote-Team wissen muss?
Ja, das können wir. Scrollen Sie weiter – und guten Flug!
Gruppenflüge buchen: Bekomme ich einen Rabatt, wenn ich alle Tickets auf einmal buche?
Bevor Sie irgendetwas anderes tun, sollten Sie nach Gruppentickets genauso suchen wie für sich selbst – mit einer Flugsuchmaschine wie Google Flights. Der angezeigte Preis pro Flug ist der Preis pro Person. Sie denken vielleicht: Wenn ein Ticket 100 EUR kostet, sollten 30 Tickets 30 x 100 EUR kosten, oder?
Leider funktioniert das so nicht.
Jede Airline hat für ihre Flüge mehrere Preisstufen, meist 10–15. Das bedeutet 10–15 verschiedene Preise, je nachdem, wann Sie buchen. Der erste Preis kann bei nur 80 EUR liegen, der letzte bei bis zu 160 EUR pro Person. Sobald die Airline das erste Kontingent verkauft hat, geht sie zum nächsten, teureren über.
Welchen Preis zahlen Sie also am Ende tatsächlich?
Da Sie eine große Anzahl Tickets auf einmal kaufen müssen, berechnen manche Airlines einfach alle 30 Tickets zur höchsten Preisstufe (160 EUR). Andere bilden einen Durchschnittswert der Stufen und multiplizieren ihn mit der Anzahl der Tickets.
Wie auch immer es läuft, denken Sie daran:
- Sie erhalten nicht denselben Preis wie auf einer Suchseite für Privatkunden.
- Die endgültigen Ticketkosten lassen sich nie wirklich genau vorhersagen.
Jetzt denken Sie vielleicht: „Warum sollte ich mir die Mühe mit einem Gruppenflug überhaupt machen? Dann sollen sich die Mitarbeitenden eben selbst darum kümmern.“
Doch das gemeinsame Fliegen als Gruppe hat gewisse Vorteile.
Was sind die wichtigsten Vorteile einer Sammelbuchung von Flügen?
Der größte Vorteil: Airlines erlauben Namensänderungen oder -ergänzungen auf den Tickets bis zum Tag vor dem Flug. Wurden die Tickets bereits ausgestellt, kann eine Zusatzgebühr anfallen; erfolgt die Änderung jedoch rechtzeitig (3–5 Tage vor Abflug), entstehen keine zusätzlichen Kosten.
Ein weiterer Vorteil ist, dass alle zusammensitzen. Die meisten Airlines setzen alles daran, dass alle gebuchten Tickets nebeneinanderliegende Plätze haben.
Und schließlich genießen Sie bei einer Sammelbuchung bei den meisten Airlines eine Sonderbehandlung. Das heißt: eine feste Ansprechperson im Support – statt einer Telefonschleife, in der Sie 30 Minuten warten müssen.
Was sollte ich bei der Buchung von Gruppenflügen für Remote-Teams beachten?
Wenn alle Personen vom selben Ort abfliegen, ist die Flugbuchung keine große Sache. Viele Kunden von Surf Office sind jedoch Remote-Unternehmen mit Mitarbeitenden, die über die ganze Welt verteilt sind.
In diesen Fällen ist die Wahl der richtigen Retreat-Location schon die halbe Miete. Sie sollte möglichst wenige Zwischenstopps und eine durchschnittliche Flugdauer bieten. Mit dem richtigen Reiseziel sparen Sie bei den Ticketkosten erheblich.
Wenn Sie noch überlegen, wohin es gehen soll, helfen Ihnen verschiedene Ideen für Offsites, Reiseziele zu finden, die Erreichbarkeit, Teamerlebnis und Gesamtkosten gut ausbalancieren.
Neben der Location macht auch das richtige Datum einen großen Unterschied beim Ticketpreis. Wenn Ihre Termine nicht feststehen, können Sie Feiertage oder Großveranstaltungen (z. B. Sportevents) meiden und so zusätzlich Geld sparen.
Sollte ich für unser Retreat ein eigenes Flugzeug chartern?
Bei einer ausreichend großen Gruppe (ab 70 Personen) können Sie statt Einzeltickets ein eigenes Flugzeug chartern. So seltsam es klingt: Das kann günstiger sein als der Kauf einzelner Tickets. Der größte Vorteil von Charterflügen ist zudem, dass Sie die Abflugzeit selbst wählen können.
Die Buchung eines Charterflugs ist von Airline zu Airline unterschiedlich. Manche berechnen Ihnen zum Beispiel auch nicht genutzte Plätze, andere nur die belegten.
Wenn Sie einen Charterflug buchen möchten, empfehlen wir dringend, eine Agentur mit der Organisation zu beauftragen. Möchten Sie es dennoch selbst erledigen, können Sie sich an eine Airline wenden, die Ihr Reiseziel anfliegt.
Bei Charterflügen lässt sich der Preis nie wirklich abschätzen. Der Grund: Viele Faktoren spielen eine Rolle – etwa ob das Flugzeug am Flughafen bleibt, wie lange es dort geparkt wird usw.
Woran erkenne ich, ob ich eine Agentur beauftragen sollte?
Wenn Sie zu dem Schluss gekommen sind, dass die Buchung eines Gruppenflugs schlicht zu aufwendig ist, können Sie eine Agentur beauftragen, die Ihnen die Hauptarbeit abnimmt. Die passende Agentur zu finden kostet zwar etwas Zeit und Mühe, zahlt sich aber aus.
Agenturen beraten Sie zu den besten Optionen und kennen alle Feinheiten von Gruppenreisen. Sie wissen, welche Flughäfen und Airlines sich empfehlen oder besser gemieden werden – und sparen Ihrem Team so jede Menge Zeit und Geld.
Wie sollte ich mich vorbereiten?
Bei einem größeren Remote-Team ist einer der besten Ausgangspunkte, alles an einem Ort zu sammeln. Erstellen Sie eine Tabelle mit allen Personen und ihren Standorten – von dort aus können Sie loslegen. Wenn Sie eine HR-Software nutzen, exportieren Sie die Daten von dort, statt sie manuell einzugeben.
Sobald Ihr gesamtes Team in der Tabelle steht, teilen Sie sie und bitten alle, ihren bevorzugten Haupt- und Ausweichflughafen einzutragen. Legen Sie darin auch Ihre gewünschten An- und Abreisetage und -zeiten (morgens, nachmittags oder abends) samt einigen Alternativen fest. Wenn die Termine nicht feststehen, lässt sich mit Alternativen eine Menge Geld sparen.
Wie Sie sehen, ist die Buchung eines Gruppenflugs für ein Remote-Team kein Spaziergang. Ob Sie selbst buchen oder mit Unterstützung einer Agentur: Es braucht Zeit und Mühe, und ob Sie sparen oder ein Vermögen für Tickets ausgeben, kann von kleinsten Details abhängen.
