Hoe kunnen we de beste ervaring leveren tegen een lagere prijs dan andere evenementenbureaus?
Surf Office is een veelzijdige oplossing/platform dat geverifieerde partners samenbrengt en koppelt aan de behoeften van onze klanten om de beste retreats te creëren, zowel qua kwaliteit als waarde.
Hier wordt het in meer detail uitgelegd.
Hoe ziet het proces eruit?
Deze 5 stappen leggen het volledige boekingsproces voor een retreat uit.
Welke retreat-oplossingen bieden jullie aan?
We hebben allerlei soorten retreats georganiseerd, van gespecialiseerde team-hackathons tot op maat gemaakte, allesomvattende bedrijfsretreats.
Of je nu hard wilt werken terwijl je een nieuwe stad leert kennen, even offline wilt gaan om te ontspannen en een band op te bouwen, of een leadership getaway wilt organiseren: wij regelen het en kunnen aan al je wensen voldoen.
Hoeveel mensen kunnen jullie ontvangen?
We hebben honderden teams ontvangen, variërend van 5 tot 250 personen.
Waarom zouden we voor Surf Office kiezen in plaats van Airbnb?
Airbnb werkt prima voor kleinere groepen (tot 10 personen). Het grote verschil tussen Airbnb en Surf Office is echter dat wij een persoonlijke, authentieke ervaring creëren waarbij je beschikt over een professionele werkplek en de garantie van betrouwbaar internet met een back-up.
Je hoeft je ook geen zorgen te maken over last-minute annuleringen.
Waarom zouden we voor Surf Office kiezen in plaats van een hotel?
We werken samen met hotels voor het faciliteren van grote groepen, vanwege het gemak (en het feit dat mensen in grotere groepen meestal meer privacy in hun accommodatie wensen) en/of op verzoek van de klant.
Wat Surf Office biedt is een persoonlijke retreat-ervaring waarbij je hotelovernachtingen in hetzelfde pakket krijgt als je offsite-activiteiten en een professionele werkplek.
Dit alles wordt netjes georganiseerd, verpakt en op één factuur gezet.
Met Surf Office ben je verzekerd van de beste lokale aanbiedingen, activiteiten buiten de gebaande paden die bewezen helpen om teams te verbinden en natuurlijk een geweldige tijd voor iedereen die erbij is.
Hoe ziet de huisvesting eruit?
De accommodatie hangt af van je groep, voorkeuren en budget.
Als je met een kleinere groep bent en graag in een huis of appartement wilt verblijven, hebben we op al onze locaties opties met eigen badkamer of gedeelde accommodatie. We proberen je hele groep altijd zoveel mogelijk onder één dak onder te brengen.
Grotere groepen kunnen ook accommodatie aanvragen die geen hotel is, maar dan moeten ze meestal over een paar adressen worden verdeeld.
Als je met een grotere groep (>30 personen) op één locatie wilt verblijven, zijn hotels een goede optie. Ons team kan je helpen om de beste plek te boeken op basis van je budget en voorkeuren.
Is het mogelijk om alleen de werkplek te boeken zonder accommodatie?
Ja, we hebben geweldige werkplekken beschikbaar in Lissabon, Barcelona, Praag of Gran Canaria.
We helpen je ook graag bij het organiseren van activiteiten met onze vertrouwde partners op al deze locaties.
Is er iemand van Surf Office bij ons aanwezig?
In de meeste gevallen (tenzij je specifieke wensen hebt) zullen we niet aanwezig zijn tijdens het retreat. De retreatplanner zorgt ervoor dat alles vóór je verblijf tot in de puntjes is geregeld.
Dat gezegd hebbende, mocht je tijdens je retreat ergens tegenaan lopen, dan kun je altijd contact met ons opnemen of terecht bij een van onze vertrouwde partners op locatie (accommodatie- en activiteitenaanbieders), die je graag verder helpen.
Wat voor soort activiteiten kunnen mensen doen tijdens een retreat georganiseerd door Surf Office?
We willen ervaringen aanbieden die authentiek en van hoge kwaliteit zijn. We zoeken graag naar activiteiten die mensen helpen uit hun comfortzone te stappen en persoonlijke groei stimuleren.
We zorgen er altijd voor dat deze activiteiten natuurlijk aanvoelen en dat mensen er enthousiast over zijn. Surfen kan voor sommigen bijvoorbeeld best spannend zijn. Daarom bekijkt het hele team vóór de activiteit een instructievideo, warmen we samen op en motiveren we elkaar.
Het is belangrijk om te vermelden dat ons team alle activiteiten die we aanbieden zelf heeft uitgeprobeerd en nauwe banden heeft met de mensen die deze activiteiten beheren. Je kunt er dus op vertrouwen dat alles wat we aanbieden van harte wordt aanbevolen door het team van Surf Office.
Wat gebeurt er nadat ik een aanvraag heb gedaan?
Hoe gedetailleerder je jouw ideale retreat beschrijft, hoe beter ons voorstel zal zijn. Een kort telefoongesprek (meestal ongeveer 5 minuten) helpt ons enorm om jouw behoeften en verwachtingen te begrijpen.
Zodra we het eens zijn over het voorstel en de betaling is voldaan, begint de planning. We begrijpen dat het organiseren van retreats niet je fulltime baan is en we optimaliseren onze processen continu om jouw tijdsinvestering tot een minimum te beperken.
Wat is de beste tijd van het jaar om een retreat te organiseren?
Kunnen jullie me helpen bij het kiezen van de optimale locatie voor mijn retreat?
Ja, we helpen je graag bij het kiezen van de locatie die het beste bij jullie behoeften past. Plan gerust een gesprek in met onze retreat-experts om een oplossing te vinden die het beste werkt voor jou en je team.
Kunnen jullie ons helpen met vluchten?
Op basis van waar je team zich bevindt, kunnen we je helpen de meest optimale Surf Office-locatie voor jullie volgende teamuitje te bepalen. Of je kunt onze handige Locatiezoeker gebruiken om zelf de aanbevolen locaties voor je team te verkennen.
Hoewel we zelf geen vluchten boeken voor klanten, werken we samen met een reisbureau dat altijd bereid is om in te springen en je indien nodig door het proces te helpen.
Wat gebeurt er nadat ik de betaling heb voldaan?
Zodra we je betaling hebben ontvangen, krijg je een automatische e-mailbevestiging. Dit is het begin van onze geautomatiseerde onboarding-reeks, die is ontworpen om je door alle stappen van het retreat-planningsproces te leiden.
Wat moet ik als eerste doen?
De eerste stap bij het plannen van je retreat is vertrouwd raken met je persoonlijke dashboard.
Dit is de plek waar je alle relevante informatie over je retreat vindt – adressen, wifi-codes, activiteitskeuzes, suggesties voor bezienswaardigheden en meer.
Gedurende het hele proces is je dashboard je vaste aanspreekpunt voor alles wat met de retreat te maken heeft.
Ik sta te popelen om te beginnen met de planning van onze retreat, hoe kan ik contact opnemen?
De beste manier om te beginnen met het plannen van je retreat is door je dashboard te raadplegen. Hier vind je suggesties voor activiteiten en details met betrekking tot je retreat.
In de tussentijd sturen we je ook geautomatiseerde en tijdige onboarding-e-mails met relevante informatie gedurende het hele planningsproces.
Wat is de belangrijkste informatie die ik van mijn team nodig heb?
Zorg ervoor dat het paspoort van iedereen nog minstens 3 maanden geldig is vanaf het moment van de retreat.
Als je van plan bent om teambuildingactiviteiten te boeken, kun je het beste overleggen met de groep of onze aanbevelingen doorlezen om te kiezen wat het beste bij jullie past.
Verzamel daarnaast zo snel mogelijk alle dieetwensen en -vereisten als je van plan bent om groepsmaaltijden te boeken.
Hoe pak ik het plannen van ons groepsschema aan?
Elke groep en elke retreat is anders, maar we raden altijd aan om je retreatdoel als uitgangspunt te nemen bij het opstellen van je schema.
Als je de onderlinge banden wilt versterken, is het goed om voldoende tijd in te ruimen voor informeel contact.
Als je een nieuwe feature ontwikkelt of een hackathon organiseert, zorg er dan voor dat je voldoende ononderbroken werkblokken inplant.
Bekijk deze blogpost voor meer inzichten over onze best practices voor het opstellen van een schema.
Hoe lang heb ik de tijd om te beslissen over teambuildingactiviteiten?
We hanteren een deadline van 2 weken voor het boeken van teambuildingactiviteiten.
Dit betekent dat al je activiteiten gekozen en vastgelegd moeten zijn uiterlijk 2 weken voor de startdatum van je retreat. Voor verzoeken die na deze datum worden ingediend, kunnen we de beschikbaarheid niet garanderen (maar we doen ons best om het alsnog te regelen).
Nog logistieke tips?
Nogmaals, we verwijzen je graag naar je dashboard. Daar vind je de meeste logistieke informatie over de locatie (openbaar vervoer, geldautomaten, acceptatie van creditcards, weersverwachtingen, enz.).
Deel deze met je team voor een makkelijke planning en inpaklijst. Als je via ons luchthaventransfers hebt geboekt, zorg er dan voor dat je op tijd de vluchtgegevens van iedereen verzamelt, zodat wij alle nodige regelingen kunnen treffen.
Ik wil graag een gesprek met mijn retreatplanner om de details van onze retreat te bespreken, is dat mogelijk?
Omdat we onze processen graag standaardiseren en optimaliseren, bieden we twee niveaus van retreatplanning aan: Standard en Premium.
Onze Standard Retreat Planning-service omvat:
Mocht je echter behoefte hebben aan extra ondersteuning, dan kun je altijd onze Premium Retreat Planning-service boeken, die alles hierboven bevat, plus het volgende:
Wat moeten we meenemen?
Welke reisverzekering raden jullie aan?
We hebben geen specifieke aanbevelingen, omdat dit per persoon verschilt. Bedenk eerst wat je nodig hebt, zodat je je zoektocht kunt verfijnen (bijv. dekking voor waardevolle spullen en risicovolle activiteiten, of misschien alleen de basis).
Check eerst je creditcardaanbieder, want die biedt vaak al een verzekering aan. Alle activiteiten die je tijdens de retreat via ons onderneemt, zijn verzekerd.
Wat zijn de visumvereisten als je van buiten de EU naar Europa reist?
Als je van buiten de EU reist, heb je mogelijk een visum nodig.
Het is meestal een eenvoudig proces en we voorzien je van alle informatie die je nodig hebt.
Hoe zit het met het eten?
We verzorgen doorgaans geen eten, al kunnen we op sommige locaties wel ontbijt en een verzorgde lunch aanbieden.
We geven je echter wel een lijst met al onze favoriete en meest betrouwbare restaurants op loopafstand van je locatie.
Al onze accommodaties (behalve hotels) hebben een keuken, en we merken dat samen koken een van de beste teambuildingactiviteiten is.
Er zijn ook supermarkten in de buurt van alle Surf Office-locaties.
Wat als ik in een noodgeval contact moet opnemen met iemand?
Als je vragen hebt die niet worden beantwoord in je dashboard of via de onboarding-e-mails, kun je altijd contact opnemen met ons team via support@thesurfoffice.com.
In je dashboard vind je ook een lijst met contactpersonen voor noodgevallen op locatie (accommodatie, werkruimte, enz.).
Wat is het betalingsbeleid voor de retreat?
De betaling vindt plaats nadat je de retreat hebt bevestigd en kan in twee termijnen worden voldaan.
Je moet het volledige bedrag betalen voordat de retreat begint (inclusief de aanvullende factuur voor de activiteiten die je hebt gekozen).
Kan het aantal deelnemers of de verblijfsduur worden gewijzigd (minderen/vermeerderen)?
We begrijpen dat het lastig is om maanden van tevoren te weten met hoeveel medewerkers je precies komt. Het is onder bepaalde voorwaarden mogelijk om het aantal deelnemers en de verblijfsduur aan te passen.
Houd er rekening mee dat deze wijzigingen worden verwerkt volgens het annuleringsbeleid en dat het toevoegen van meer deelnemers of dagen afhankelijk is van de beschikbaarheid.
Kunnen de data van de retreat worden gewijzigd?
Als er beschikbaarheid is voor nieuwe data, kunnen we de wijziging doorvoeren. Houd er wel rekening mee dat het tarief voor de nieuwe data van toepassing is.
Kan Surf Office het facturatieproces aanpassen aan specifieke compliance-regels (bijv. aparte facturen voor accommodatie, eten, activiteiten, enz.)?
Ja.
