Konferenzen sind ein wichtiger Baustein, um Ihre beruflichen Fähigkeiten und Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln. Sie bieten die Gelegenheit, Kontakte zu knüpfen, von Vordenkern der Branche zu lernen, Entscheidungsträger zu treffen und Zeit mit Gleichgesinnten zu verbringen. Billig sind sie allerdings nicht.
Eine durchschnittliche Branchen- oder Fachkonferenz kostet etwa 1.000 $, und darin sind Nebenkosten wie Flüge oder Verpflegung meist nicht enthalten. Entsprechend hoch sind die Erwartungen der Teilnehmenden (und gegebenenfalls ihrer Arbeitgeber). Für die Planung und Organisation einer Konferenz ist es daher entscheidend, alles zu tun, um die Teilnehmenden nicht nur einzubinden, sondern ihnen ein Erlebnis zu bieten, das jeden Cent wert ist – und zu dem sie nächstes Jahr gern wiederkommen! Hier sind 30 unserer Lieblingsideen, mit denen Ihre Konferenz noch mitreißender wird.
Mitreißende Aktivitäten für Präsenzkonferenzen
1. Tischteams
Ein einfaches Konzept, das sich durch die gesamte Veranstaltung ziehen lässt und das gewisse Etwas hinzufügt. Es eignet sich besonders für eintägige Konferenzen, bei denen alle die meiste Zeit am selben Tisch sitzen. Lassen Sie die Personen am Tisch sich vorstellen und eine Teamidentität entwickeln. Sie können sich einen Namen, ein Maskottchen – alles, was sie von den anderen Tischen abhebt – ausdenken. Jeder Tisch bestimmt eine Person, die bei Übungen die Meinungen oder Ideen der Gruppe vorträgt. So entsteht ganz natürlich Zusammenhalt unter den Teilnehmenden, und nebenbei bilden sich neue Freundschaften. Sie können sogar ein paar Minuten in Teambuilding-Aktivitäten investieren, damit die Beziehungen noch enger werden.
2. Schnitzeljagden
Eine Schnitzeljagd ist fast immer eine tolle Ergänzung für eine Veranstaltung. Die Teilnehmenden können ihre Umgebung erkunden, ein neues Büro oder eine neue Stadt kennenlernen und sich untereinander besser kennenlernen. Wenn Sie es ganz einfach halten möchten, bietet sich eine digitale Variante an, zum Beispiel eine Foto-Schnitzeljagd, bei der alle nur ihr Handy nutzen und sich nicht vom Fleck bewegen müssen.
3. Team-Pinnwand
Für diese Aktivität stellen Sie jedem Tisch ein Whiteboard oder eine Kork-Pinnwand zur Verfügung. Die Teilnehmenden können dort Kommentare, Erkenntnisse, Geschäftskontakte oder Nachrichten teilen. So vernetzen sich die Personen am Tisch stärker und behalten wichtige Punkte des Tages besser im Gedächtnis.
4. Quizspiele
Jeder liebt Quizfragen – warum also nicht auch auf Ihrer Konferenz? Ein Quiz fördert freundschaftlichen Wettbewerb und hilft dabei, neue Informationen aufzunehmen. Die meisten Konferenzveranstalter stellen fest, dass ein Quiz das Engagement deutlich steigert. Die Themen können von konferenzrelevanten Inhalten über Filme, Sport und Popkultur reichen – was immer Ihr Publikum interessiert!
5. Podiumsdiskussionen
Ein Panel ist eine hervorragende Möglichkeit, Interaktion und Engagement zu fördern und dabei trotzdem relevante Inhalte zu vermitteln. Statt eines Vortrags, bei dem das Publikum nur zuhört, laden Sie einige Fachleute oder Vordenker ein, vorne im Raum eine moderierte Diskussion zu führen. Legen Sie vorab einige Themen und eine Agenda fest, lassen Sie das Gespräch aber natürlich fließen. Planen Sie ausreichend Zeit für Fragen und Antworten ein, denn die Diskussion wird bei den Teilnehmenden wahrscheinlich Gedanken und Fragen auslösen.
6. AMA (Ask me Anything)
Eine unterhaltsame und zugleich produktive Aktivität ist eine „Ask me anything“-Session. Dafür brauchen Sie eine fachkundige, sympathische Person, die sich vor Publikum wohlfühlt. Die Teilnehmenden dürfen dann (im Rahmen des Vernünftigen) alles fragen. Die Themen können sich nicht nur um die Konferenzinhalte drehen, sondern auch um Privatleben, Sport, Hobbys – eben alles (wie der Name schon sagt).
7. Menschliche Heatmap
Für ein menschliches Spektrogramm stehen alle Teilnehmenden auf. Dann stellen Sie Fragen, und die Teilnehmenden antworten, indem sie in den Bereich des Raums gehen, der ihrer Antwort entspricht. So bilden sich ganz natürlich Gruppen, und alle sehen auf einen Blick Gemeinsamkeiten, aber auch die Vielfalt der Anwesenden. Die Fragen können sich etwa auf Herkunft, Hobbys, berufliche Rolle oder die eigenen Ziele für die Konferenz beziehen.
8. Icebreaker
Diese einfachen Fragen sind immer eine gute Idee; viele halten sie bei jeder Konferenz oder Veranstaltung für ein Muss. Sie können sie zu Beginn der Hauptkonferenz oder in jeder Breakout-Session einsetzen. So lassen sich Sessions ganz einfach eröffnen – es dauert nur wenige Minuten und erfordert keine Vorbereitung. Natürlich helfen Icebreaker den Teilnehmenden auch, sich kennenzulernen und miteinander ins Gespräch zu kommen – ein wichtiges Merkmal einer erfolgreichen Konferenz. Folgen Sie unserem Blog für Hunderte einzigartiger Icebreaker und Aufwärmspiele für Teams (und Energizer für große Gruppen).
9. „Reise nach Jerusalem“ mit Tischen
Diese Aktivität ist eine Abwandlung des Kinderspiels Reise nach Jerusalem. Erinnern Sie sich, wie Musik lief und alle zu einem anderen Stuhl wechseln mussten, bevor die Zeit um war? Für dieses Spiel setzen sich alle in kleinen Gruppen an Tische. Idealerweise sitzen nicht mehr als 10–12 Personen an einem Tisch. Beginnen Sie jede Runde mit einer konkreten Frage und geben Sie dem Tisch 10 oder 15 Minuten zur Diskussion. Danach stehen alle auf und wechseln an einen anderen Tisch. Das geht so weiter, bis jede Person an mehreren Tischen war und mehrere Themen diskutiert hat. Eine besondere Variante: Sammeln Sie die Diskussionsfragen vorab. Bitten Sie die Teilnehmenden vor der Konferenz per E-Mail, ihre drängendsten Fragen einzureichen, und wählen Sie daraus aus – so stellen Sie sicher, dass die Diskussionen den Anwesenden echten Mehrwert bieten.
10. Diskussionskreis
Bei dieser interaktiven Aktivität beteiligt sich jede Person so weit, wie sie möchte. Richten Sie in der Location mehrere Bereiche mit jeweils eigenen Themen ein. Die Teilnehmenden stellen sich im Kreis auf, und alle sind eingeladen, in den Kreis zu treten und ihre Gedanken zu teilen. Natürlich sollte niemand das Gespräch an sich reißen, und manche möchten vielleicht gar nicht vortreten. Für alle anderen ist es aber eine gute Möglichkeit, Gedanken und Meinungen interaktiv auszutauschen.
11. „Braindates“
Diese Aktivität erfordert etwas Vorarbeit vor der Konferenz, doch das Erlebnis für Ihre Teilnehmenden ist es wert. Schicken Sie einige Wochen vor der Veranstaltung allen Teilnehmenden eine E-Mail, um konkrete Fragen zu sammeln oder zu erfahren, in welchen Themen sie besonders versiert sind. Anhand der Antworten können Sie dann Personen für kleine Gruppen vor Ort zusammenbringen. Sobald die Paarungen feststehen, können sich die Teilnehmenden mit ihren „Matches“ verbinden und ein persönliches Treffen vereinbaren. So erweitern sie ihr Wissen und lernen Gleichgesinnte kennen. Außerdem profitieren sie garantiert von der Konferenz, da die Gespräche auf ihren konkreten Interessen basieren.
12. Zwischenstand zur Konferenzmitte
Es ist wichtig, bei Ihren Teilnehmenden nachzufragen, wie es läuft. So erfahren Sie, ob Sie etwas ändern müssen, um das Interesse aufrechtzuerhalten. Das kann im Laufe des Tages persönlich geschehen, indem eine Moderation vor die Gruppe tritt, oder digital per Umfrage auf dem Handy. Dabei können Sie die Fragen auf Ihr Publikum zuschneiden. Das Feedback ist nicht nur für die laufende Konferenz wertvoll, sondern auch für alle künftigen.
13. Reisequiz
Kommt Ihr Konferenzpublikum aus aller Welt? Oder zumindest aus dem ganzen Land? Dann kann es unterhaltsam und lehrreich sein, mehr über die Herkunft der Teilnehmenden zu erfahren. Erstellen Sie Quizfragen zu den Heimatorten der Teilnehmenden. Ein cooles visuelles Spiel: Zeigen Sie Bilder berühmter Sehenswürdigkeiten und lassen Sie raten. Oder stellen Sie verschiedene geografische Fragen und sehen Sie, wer am meisten weiß. Bonuspunkte, wenn es für den Sieg einen Preis gibt.
14. Dank an die Sponsoren
Die meisten Konferenzen wären ohne großzügige Sponsoren nicht möglich. Zeigen Sie ihnen Ihre Wertschätzung, indem Sie ihnen während der Konferenz öffentlich danken. So wichtig dieser Dank ist, für die Teilnehmenden ist er oft eher langweilig. Halten Sie ihn deshalb kurz und effizient. Wir empfehlen, den Applaus bis zum Schluss aufzuheben und dann einmal kräftig für alle Sponsoren zu klatschen. Sorgen Sie für ausreichend visuelle Elemente, etwa ein großes Schild oder eine Folie mit dem Logo jedes Sponsors, während Sie die Namen nennen.
15. Kamingespräche mit Keynote-Speakern
Haben Sie schon einmal eine Fachperson sprechen hören und sich gefühlt, als stünde ein Star vor Ihnen? Wenn Sie wissen, wie beeindruckend eine Keynote sein kann, stellen Sie sich vor, wie sehr Ihre Teilnehmenden es schätzen, sich mit der vortragenden Person zusammenzusetzen und direkt mit ihr zu sprechen. Schaffen Sie ein lockeres Setting, in dem die Person mit einer Moderation spricht, die Fragen stellt, und lassen Sie auch die Teilnehmenden Fragen einreichen. Wenn Sie ein interaktives Konferenztool nutzen, können Sie Fragen über die Plattform sammeln und in die Diskussion einbringen. So entsteht ein echter Dialog, bei dem die Teilnehmenden Teil des Erlebnisses sind und nicht nur zuschauen.
16. Spielshow zum Konferenzabschluss
Eine weitere Möglichkeit, damit sich Ihre Teilnehmenden nicht zu passiv fühlen: Fragen Sie ab, was sie auf der Konferenz bisher gelernt haben. Wählen Sie ein bekanntes Spielshow-Format, etwa „Das Newlywed Game“, und lassen Sie die Aktivität moderieren. Sie können auch das Publikum nach weiteren Fragen befragen. So schließen Sie die Konferenz unterhaltsam ab und fassen die wichtigsten Erkenntnisse zusammen.
17. World Café
Bei dieser Aktivität teilen sich alle in kleinere Gruppen auf und setzen sich an Tische. Das Konzept ähnelt der Tisch-Variante der Reise nach Jerusalem, nur wechselt pro Runde jeweils nur eine Person den Tisch. Am neuen Tisch übernimmt sie die Rolle des „Gastgebers“ und moderiert eine neue Diskussion. So erleben die Teilnehmenden garantiert eine große Bandbreite an Themen und lernen neue Menschen kennen.
18. Expertensprechstunde
Oft besuchen Menschen Konferenzen, um maßgeschneiderte Lösungen für aktuelle Herausforderungen oder Probleme zu finden. Bieten Sie Ihren Teilnehmenden mehr Mehrwert, indem alle die Möglichkeit erhalten, ein Einzelgespräch mit einer Fachperson der Branche zu buchen. Jede Person kann sich etwa 10–15 Minuten beraten lassen. Verteilen Sie diese Termine über die gesamte Veranstaltung, damit möglichst viele teilnehmen können. So erhalten alle persönliche, hilfreiche Ratschläge, die sie mitnehmen können.
19. Lösungsraum
Ähnlich wie die vorherige Idee – nur mit etwas mehr Zeitaufwand – bietet diese Aktivität eine weitere Gelegenheit für individuelle Ratschläge. Richten Sie dafür mehrere Tische mit etwa 8 Personen ein und lassen Sie jede teilnehmende Person ihr persönliches Problem aufschreiben. Dann steht der ganze Tisch auf und rückt einen Platz nach links. Jede Person hat 7 Minuten Zeit, Lösungen für das vor ihr liegende Problem aufzuschreiben. Wiederholen Sie das, bis alle wieder auf ihrem eigenen Platz sitzen. So nehmen die Teilnehmenden auf einprägsame Weise umsetzbare Lösungen mit.
20. Denken, austauschen, teilen
Wenn die Teilnehmenden tief in ein bestimmtes Thema eintauchen sollen, ist diese Aktivität hilfreich. Beginnen Sie mit einer Umfragefrage, die zum Nachdenken anregt, und geben Sie allen 2 Minuten zum Überlegen und Abstimmen. Bilden Sie dann Paare aus Personen, die gegensätzlich abgestimmt haben. Beide diskutieren und versuchen, ihr Gegenüber von der eigenen Meinung zu überzeugen. Zum Abschluss gibt es eine weitere Abstimmung, bei der Sie sehen, wie viele ihre Meinung geändert haben.
21. Pitch-Session
Diese Idee ist bei Start-up-Konferenzen beliebt. In diesen Sessions versuchen sich angehende Gründerinnen und Gründer daran, einer Gruppe eine Idee zu pitchen. Geben Sie ausreichend Zeit, um Geschäfts- und Marketingideen vorzubereiten und dann einer Jury zu präsentieren, die die Beiträge bewertet. Wenn Sie alle Teilnehmenden stärker einbinden möchten, geben Sie ihnen ebenfalls eine Stimme. Erstellen Sie einfach eine Umfrage, in der sie am Ende ihren Favoriten wählen, oder bieten Sie nach jeder Session eine Umfrage für gezielteres Feedback an (was für die Präsentierenden sehr hilfreich sein kann).
Ideen für virtuelle Konferenzen
22. Umfragen nutzen
Alles, was den Teilnehmenden das Gefühl gibt, eingebunden und Teil des Geschehens zu sein, ist Gold wert. Umfragen sind der perfekte Einstieg oder Abschluss Ihrer Konferenz und bieten zwischendurch eine willkommene Pause und einen Gesprächsanlass. Sie fördern die Interaktion und lassen sich auch unterhaltsam gestalten. Außerdem können Sie Umfragen als Icebreaker zum Auftakt nutzen.
23. Geschenktüten für virtuelle Events
Virtuelle Konferenzen sind seit der Pandemie beliebter geworden. Wenn Sie auf einprägsame Weise starten möchten, schicken Sie allen Gästen Geschenktüten nach Hause. Achten Sie darauf, dass die Tüten ein Willkommensgeschenk sowie alle Materialien für die Sessions enthalten. Sie können auch Karten mit Diskussionsfragen oder Aussagen beilegen, mit denen sich Gespräche mit anderen Teilnehmenden anstoßen lassen.
24. Social-Media-Wettbewerbe
So bringen Sie etwas Spaß in virtuelle Events, allerdings eignen sich Wettbewerbe auch für Präsenzkonferenzen. Erstellen Sie zunächst einen einfachen Hashtag für Ihre Veranstaltung. Stellen Sie dann Ihren Teilnehmenden eine Aufgabe, zum Beispiel ein Foto aus der gerade besuchten Session oder mit einer neuen Bekanntschaft von der Veranstaltung einzureichen. Die Beiträge können Sie dann als Lose für eine Art Verlosung nutzen (mit coolen Preisen als Anreiz).
25. Virtuelles Bier-Tasting
So entsteht eine besondere Gelegenheit für die Teilnehmenden, sich zu vernetzen. Planen Sie eine Session und schicken Sie allen die nötigen Materialien, damit sie zum vereinbarten Zeitpunkt mitmachen können. Außerdem brauchen Sie eine Bierexpertin oder einen Bierexperten, die bzw. der die Verkostung über eine virtuelle Plattform leitet. Sie können auch unterhaltsame Gesprächsthemen wie Geschichtliches oder Tipps zum Bierbrauen einbauen. Diese Aktivität ist zwar teurer als viele andere, aber wenn Sie etwas Budget übrig haben, ist sie für die Teilnehmenden äußerst unvergesslich und unterhaltsam.
26. Radiosender für Vortragende
Ermöglichen Sie den Teilnehmenden Zugang zu mehreren Fachleuten bei einer Veranstaltung. Dazu statten Sie alle mit kabellosen Kopfhörern mit verschiedenen Kanälen aus. Jede Fachperson hat ihren eigenen Kanal, und alle können wählen, welchen sie hören möchten. So stellen Sie sicher, dass die Gäste etwas über die Themen lernen, die ihnen wirklich wichtig sind.
27. 20 Sekunden für 20 Folien
Diese Aktivität ist eine Art Daten-Blitz, bei dem die Teilnehmenden ein wenig über viele verschiedene Themen erfahren. Mehrere Vortragende bereiten kurze Präsentationen mit 20 Folien vor und haben pro Folie 20 Sekunden Zeit. So bleiben rund 7 Minuten für die Präsentation, die jeweils einen kurzen, aber tiefen Einblick in eine Idee, ein Produkt oder ein Problem geben sollte.
28. Konkrete Situationen lösen
Bieten Sie den Teilnehmenden mehr Mehrwert mit echten Lösungen und tiefgehenden Diskussionen. Entwickeln Sie einige Szenarien, die für Ihre Branche relevant sind, und lassen Sie die Tische darüber diskutieren. Wählen Sie alltägliche Herausforderungen im Job oder ernstere, spezifische Hürden. Geben Sie dann allen eine halbe Stunde, um die besten Lösungen zu erarbeiten und mit der Gruppe zu teilen. Achten Sie darauf, dass jeder Tisch zu Wort kommt, damit alle Anwesenden von verschiedenen Perspektiven profitieren.
29. Livestreaming-Tools
Klassische Fragerunden auf Konferenzen können viele Probleme mit sich bringen. Sie machen es sich leichter, indem Sie die relevantesten Fragen sammeln und zugleich das Lampenfieber nehmen, das manche beim Fragen haben. Über spezielle Tech-Plattformen können die Teilnehmenden Fragen einreichen und für diejenigen stimmen, deren Antwort sie am meisten interessiert. Das geht anonym oder mit Namen, und die Moderation kann die Frage beim Beantworten für alle sichtbar auf dem Bildschirm einblenden.
30. Networking-Software
Helfen Sie Ihren Teilnehmenden, gezielt bestimmte Personen zu treffen, indem Sie vor der Veranstaltung eine Networking-Software einführen und bei ihnen bewerben. Stellen Sie sie sich als eine Art Matchmaking-Tool fürs Business vor, in dem die Teilnehmenden ihre Fähigkeiten, ihre Rolle und ihre Suche angeben. Darauf basierend schlägt die Software passende Kontakte vor. Ihre Teilnehmenden werden es zu schätzen wissen, dass Sie ihnen diese Networking-Chance bieten, denn der ROI einer Konferenz hängt maßgeblich davon ab, wen man dort trifft.
Unterstützung bei der Planung einer lohnenden Konferenz
Es gibt unterschiedliche Konferenzarten für unterschiedliche Zielgruppen – von Bildung über B2C und B2B bis hin zu Teambuilding, Networking usw. Manche großen Unternehmen veranstalten ihre eigene „All Hands“-Konferenz (oft Company Summit genannt), bei der sie Menschen aus dem ganzen Land oder sogar der ganzen Welt zusammenbringen. Im Grunde sind das umfangreiche Teambuilding-Events für große Gruppen, bei denen sich Ihre Mitarbeitenden vernetzen und gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen aus dem Unternehmen lernen können.
Eine solche Veranstaltung ist natürlich ein großes Unterfangen. Holen Sie sich professionelle Unterstützung bei der Logistik, um ein Event auf die Beine zu stellen, das die Teilnehmenden begeistert. Surf Office unterstützt Sie bei Planung, Organisation und Durchführung, damit Sie ein mitreißendes Teambuilding-Event mit Networking, Lernen – und jeder Menge Spaß – gestalten können.
