Your next company gathering with a peace of mind
Anna meidän auttaaEver feel like your meetings need reinvigoration? We get it. Sticking to the same meeting routines can get a bit stale. When done right, meetings are where creativity blooms, big decisions get made, and teams come together.
AtSurf Office, we’ve mastered the art of making meetings meaningful (and dare we say, fun?). From hybrid brainstorming sessions to in-person strategy retreats, we’re here to help you craft experiences that inspire your team and deliver results.
This guide breaks down everything you need to know, from the basics of meeting management to why Surf Office is your go-to partner for success. Let’s dive in and transform the way your team gathers!
Meetings are the arena where great ideas come to life. If they aren’t properly organized, they can become a black hole for time and energy. The foundation for setting up and executing better meetings is withmeeting management services(that’s where we step in!).
Organizing stronger meetings needs to be tackled from multiple angles.Meeting management serviceshandle details like the size and layout of the meeting, as well as the tech and equipment required to enhance it. At its core, meeting management gets into the details of venue sourcing and logistics, leaving no time wasted.
Strategic meeting managementtakes it a step further with a more holistic approach. Instead of viewing each meeting as an isolated event, a strategic meeting management program aligns meetings with deeper organizational goals. For your organization, this could mean cutting unnecessary costs, improving experiences, or tracking key outcomes to ensure your meetings deliver the highest value.
More specifically, your company might benefit most from focusing onmeeting administration.This gets to grips with the operational side of meetings. Working on improving your meeting administration improves areas like scheduling and attendee coordination. It also includes managing invitations, RSVPs, and follow-ups. Administration might not be the most glamorous aspect of meeting management, but without it, a program can quickly fall apart. Implement meeting administration to make sure your team shows up and tunes in, day after day.
Planning the perfect meeting can sometimes feel like juggling a hundred components. At Surf Office, we’re here to transform your meetings into meaningful experiences.
Here’s why partnering with us for your meeting management services is the best decision you’ll make:
Tailored solutions for every meeting
No two meetings are ever the same, so why settle for standard cookie-cutter solutions? We’ve got bags of experience orchestrating hybrid meetings and organizing retreats to develop leadership. We’re ready to craft your meeting experiences that align with your company goals and needs.
Focus on in-person and hybrid meetings
We’ve practically written the book on getting the most out of in-person and hybrid meetings. Our hands-on experience in optimizing meetings means every member feels like part of the action, including those hybrid attendees.
Expertise beyond software
We focus on the human element, delivering experiences that resonate and leave an impact long after the meeting is over. Our expertise also extends to strategic event management, making sure that every aspect of your meeting delivers on your organization’s objectives.
Global expertise, with a local touch
We’ve garnered experience with events stretching across 160+ locations. We know how to match your meeting’s goals with the perfect setting. We’ve sorted meeting events in sleek urban hubs and serene seaside settings, so trust us to craft meetings that inspire your teams.
Stress-free planning
We take the load off your shoulders. We take care of venue sourcing for meetings, scheduling, and setup, with all the little extras. From breakout rooms to catering, we’ve got enough in our arsenal to make sure your meetings leave a stronger impression.
Ever wonder how the experts plan out the ultimate meeting experience? At Surf Office, we love figuring out the steps involved in designing the best meetings. We’ve broken down five straightforward steps that make meetings flow as smoothly as hot chocolate:
Right off the bat, get straight into the main purpose of the meeting. Ask yourself “What’s the goal of this meeting?” and “What do I want to achieve?” If your answers don’t come immediately, you might need to reshuffle the cards. Your purpose has to provide a shining light that sets the stage for focus and productivity. At Surf Office, we help you refine your objectives, ensuring every discussion carries weight. Once the purpose is crystal clear, we craft a detailed agenda. This functions like a map to stronger meetings, filled with designated speakers and priority topics. A clear agenda sets expectations and ensures that every minute of your meeting serves a purpose.
Finding the perfect time for your meeting can be a bit of a challenge, especially if you have a few hybrid attendees in different time zones. That’s where we shine. We coordinate with your team to lock in a slot that works for everyone, minimizing scheduling headaches. We share the agenda well in advance, giving participants time to review and prepare.
When it’s go-time, we ensure the meeting runs like the perfect machine. From keeping discussions focused to managing time, Surf Office takes the reins to create a smooth and productive experience. Our curated meeting management design makes sure each decision and idea is followed up with a clear action item. Everyone leaves knowing exactly what’s expected of them, turning discussions into tangible outcomes that drive your team forward.
Details matter, and we make sure none are missed. During the meeting, our team documents key decisions, action points, and any important discussions. We polish and promptly share the minutes, making sure everyone is on the same page. But we don’t stop there! We securely archive these records for easy access later. Whether you need to revisit past decisions or follow up on tasks, the documentation is always ready and organized. It’s a small step that makes a big difference in keeping your team aligned and accountable.
Strategic meeting management doesn’t end when everyone leaves the room (or when they log off). At Surf Office, we believe in incrementally learning from every experience. By analyzing what glowed in the meeting, and what needs to grow, we make sure improvement continues to happen. We build a rhythm that makes your meetings flourish.
A well-run meeting can spark ideas, but as the organization develops you need to start managing your meetings in a way that stands out.
Entrusting strategic meeting management experts can turn ordinary meetings into powerful tools that drive the business to new heights.
Here are some of the ways Surf Office can enhance your business needs:
Cost efficiency
A poorly planned meeting can drain time, money, and energy from the workplace. A carefully laid out strategic management program helps you spread your resources wisely, curring back on expenses. By sourcing the right venue, optimizing your attendee logistics and tracking costs, you’re making sure every penny works toward the company’s objectives.
Boosted productivity
Strategic meeting management is a bit like being given a backstage crew of experts. They’ve got experience in every aspect of delivering killer meetings like the agenda, timing a layout. They keep every attendee engaged and focused, laying the groundwork for your teams to collaborate more effectively and achieve results.
Enhanced ROI
Meetings aren’t just events, they’re a chance for investment in the way the company develops. Corporate meeting management can align every meeting with your big-picture organizational goals. They set clear outcomes and help design action points. A strategic approach to meeting management creates a stronger sense of unity in teams, and in turn, brings stronger performance in the workplace.
Unforgettable experiences for attendees
The best meetings leave a deep and lasting impression on your teams. Thoughtful meeting planning makes sure your teams stay engaged, inspired, and ready to act. We make sure every aspect of your meeting is optimized, from the technology you use to the venue layout. Strategic meeting management focuses on creating experiences that resonate.
Reduced risk
Last-minute surprises can derail your plans, no matter how well you’ve organized them. Our strategic management program considers every potential hiccup, from tech difficulties to venue contingency plans. Our proactive meeting planners minimize risks and keep events on track.
At Surf Office, we believe in the transformative power of well-managed meetings. By combining expertise, creativity, and precision, we make sure your meetings aren’t just run of the mill—they’re extraordinary!
Our 10+ years of expertise in the industry have taught us that meetings are more than agendas and action points. They really can be the opportunity your teams need to grow closer than ever before.
That’s why we weave in activities that make meetings memorable and productive. Here’s a little insight of what we bring to the meeting table:
Icebreakers that actually break the ice
Forget awkward introductions when newbies join the office squad. Ouricebreaker activitiesshake up the atmosphere and get everyone involved. Our curated list of activities provides a refreshing, fun atmosphere and kickstarts wonderful conversations. Everyone contributes right from the start. Ice, officially broken!
Teambuilding workshops
If you’re looking to strengthen collaboration and spark innovative thinking over the long term, ourteam-building workshopswill be right up your alley. We’ve got workshops focused on problem-solving, creative thinking, and good old-fashioned team bonding. Our workshops unlock the deepest levels of your team’s potential. Whether it’s designing a mock product or tackling a fun group puzzle, these workshops ensure your team leaves inspired and ready to take on any challenge.
Hybrid-friendly engagement
We’ve learned the ins and outs of effectivehybrid meetings. We make sure everyone, whether they’re in the room or on a screen, feels equally involved. Real-time document sharing and collaboration gives everyone the chance to be heard (no muting going on here!). We’ve learned the craft of creating a seamless experience for all. Clear facilitation and interactive tools, and suddenly your hybrid meetings don’t feel so complicated. They feel as strong as in-person gatherings!
Standout meetings in spectacular settings
Why settle for ordinary meeting management, when you can use an extraordinary setting with us? At Surf Office, we believe that the right environment transforms meetings from mundane to magical.
With over160 retreat locationsworldwide, we’re ready to show you the perfect spots to spark creative and unforgettable experiences. Here are some of the best experiences we offer:
Experience the charm of Lisbon streets with historic neighborhoods and stunning coastal views. Retreats here combine urban thrills with serene spaces for productive meetings.
Immerse your teams in the artistic and architectural wonders of Barcelona. Gaudi’s gothic masterpieces and a lively beach scene offer the most dynamic backdrops for productive retreats.
Infuse a retreat with the unmistakable rhythm of Music City. Nashville’s incredible music scene and Southern hospitality create a one-of-a-kind atmosphere that won’t be forgotten any time soon.
The bustling streets of Bangkok await, showing the cultural heritage of one of the jewels of the world. A retreat here blends modern amenities and traditional charm, the perfect backdrop for standout meetings.
Avocoden retriitti pienenä startup-kiihdyttämönä
Avocode on työkalu, joka auttaa suunnittelijoita ja kehittäjiä tekemään yhteistyötä yhdellä saumattomalla alustalla. Työretriittiä varten tiimi vietti 10 päivää Surf Office Lisbonissa työskennellen pienenä startup-kiihdyttämönä.
20 hengen ryhmä jakaantui pieniin ryhmiin ensimmäisenä päivänä, ja sen jälkeen työskenteli tiettyjen projektien parissa. Retriitin viimeinen päivä oli omistettu kunkin joukkueen tulosten esittelylle muun ryhmän kanssa. Tuloksena oli, että Avocoden työretriitti johti innovaatioihin. Heidän tuloksensa on loistava esimerkki siitä, kuinka rajallinen aika voidaan hyödyntää luovaan ajatteluun.
Mynd retreat tuotti 12 uutta tuotteen ominaisuutta
Mynd on Kaliforniassa sijaitseva kiinteistönhoitoyhtiö. Myndin 32 hengen tiimi muutti 10 päiväksi Surf Office Barcelonaan työskentelyä varten. Kuten Avocode, he viettivät ensimmäiset kolme päivää hackathonissa. Tiimi kehitti 12 uutta tuoteominaisuutta nopeassa innovaatiosprintissä.
Myndin lähestymistapa heidän työretriittiin oli valmistautua etukäteen; Tärkeimmät suunnitteluelementit olivat jo paikallaan, kun ne saapuivat Espanjaan. Tuloksena tiimi saattoi liikkua nopeasti ja työskennellä ilman suunnittelijoita. Mieti, mitä sinun on tehtävä valmistautuaksesi ennen kuin saavut paikan päälle työretriitille.
Mattermostin innovatiivinen suunnitteluretriitti
Mattermost on viestintäohjelmistoyritys, joka valmistaa Slack-vaihtoehtoisen viestialustan. Heidän ryhmäretriittinsä Lissabonissa yhdisti innovaation ja tiiminrakennuksen viidessä päivässä.
Mattermost vietti työretriittinsä luoden tuotekartan, keskustelemalla ydinarvoistaan, tiiminrakennuksella ja järjestämällä hackathonia. Katso lisää tästä heidän teknologiajohtajansa Corey Hulenin videosta.
Invisionin tiimi kokoontuu rantakokouksiin
Lopuksi InVision on tuotesuunnittelutyökalu ja 100 % etäyritys. Ryhmä tapasi Ericeirassa työretriitissä Surf Officen kanssa.
He jakavat aikansa ryhmähengen kehityksen – suppailua, surffailua ja merenelävien syömistä – ja hackathonin välillä. InVision kehitti yhden päivän hackathoninsa aikana uusia tuoteominaisuuksia ja sisäisiä viestintätyökaluja.
Suunnitteletko strategiakokousta, suunnittelusprinttiä, hackathonia, uuden projektin aloituskokousta tai "vain" säännöllistä työaikaa?
Mitä ikinä haetkaan, me hoidamme sen.
Voit odottaa ammattitaitoista työympäristöä:
Ja tietysti erittäin nopea internet-yhteys.
Jokaisella tiimillä on hieman erilaiset odotukset retriittikokemuksestaan, ja siksi voit valita erityyppisiä majoitusvaihtoehtoja premium-huoneista jaettuun majoitukseen.
Kaikki majoitusvaihtoehtomme sijaitsevat keskeisillä alueilla kävelymatkan päässä ravintoloista ja ruokakaupoista. Sinun ei tarvitse vuokrata autoa tai käyttää joukkoliikennettä liikkuaksesi. Haluamme tehdä vierailustasi mahdollisimman helpon.
Sinulla on 100 %:n varmuus siitä, että varaustasi ei peruuteta (kaikki, joilla on kokemusta viime hetken ryhmävarauksen peruutuksista, voivat samaistua).
Ymmärrämme, että tiimisi saattaa kasvaa ja saatat joutua lisäämään huoneita ajan myötä. Tämä joustavuus on myös sinulla.
Olemme rakentaneet järjestelmän, joka tekee retriitin suunnittelusta helppoa ja nopeaa.
Suunnittelemme retriittisi jokaisen yksityiskohdan alusta loppuun, jotta sinun ei tarvitse. Tämä sisältää:
Saat henkilökohtaisen aikataulun ja online-hallintapaneelin, jossa on kaikki retriittitietosi ennen retriitin alkamista. Paikan päällä oleva tuki näyttää sinulle kaiken, mitä sinun tulee tietää saapuessasi, ja varmistaa, että kaikki sujuu sujuvasti sinulle ja tiimillesi.
”Halusin vain kiittää teitä kaikesta kovasta työstänne ja avustanne tiimimme huippukokouksen järjestämisessä. Se oli valtava menestys, emmekä olisi voineet tehdä sitä ilman teitä!”
Emma Louise Bowen, henkilöstö- ja toimintapäällikkö. Workday.
1. Kerro meille lisää suunnitelmistasi
Haluaisimme kuulla lisää suunnitelmistasi ja siitä, kuinka voimme tehdä seuraavasta yritysretriitistäsi onnistuneen.
Onko sinulla toimisto yhdessä paikassa vai onko tiimisi hajallaan? Voivatko työntekijät tuoda kumppaninsa? Onko retriitti enemmän työtä vai hauskaa?
2. Suunnittelu omistautuneen projektipäällikön kanssa
Jopa yhden ravintolan löytäminen ja varaaminen illalliselle voi olla tuskallinen projekti. Onko ruoka hyvää? Onko hinta reilu? Kuinka monella tiimimme jäsenellä on ruokavaliorajoituksia?
Jokainen retriitti on yhdistelmä useita pienempiä projekteja, ja suurella ryhmällä monimutkaisuus voi olla pelottavaa.
Mutta ei hätää, hallitsemme tämän prosessin ja teemme siitä hauskan ja helpon.
Sinulle omistautunut kokenut projektipäällikkömme auttaa sinua koko organisaatiossa lentojen etsimisestä ainutlaatuisten yllätystoimintojen suunnitteluun tiimillesi.
Meiltä saat kaiken retriittisi logistiikan keskitetysti. Ryhmällesi määrätty suunnittelija auttaa sinua varaamaan ja koordinoimaan kaiken, tarjoten sinulle mielenrauhaa sekä takuun laadusta ja luotettavuudesta paikallisilta kumppaneiltamme parhaaseen mahdolliseen hintaan.
According to our repeat clients and our first-time clients who have previous experience in organizing retreats in-house, this is the greatest value that we bring to them.
3. Yrityksesi retriitin yksityiskohtainen suunnitelma ja aikataulu
Suunnitteluprosessin lopussa saat kestävän aikataulun. Isolla porukalla ei ole tilaa improvisaatiolle.
Kaiken on toimittava täydellisesti, kaikkien toimintojen ja siirtojen tulee olla juuri oikeaan aikaan.
Kuulostaako hyvältä? Näin me toimimme.
Vamistaudu unelmiesi yritysretriittiin.
Choose fromhundreds of locationsin Europe, America, Asia-Pacific, and North Africa.
