Certains les appellent « town halls ». D’autres parlent de « réunions de l'ensemble le personnel ». Mais lorsqu'il s'agit d'un rassemblement avec des questions que chacun peut poser, tout le monde discute de la même chose : un rassemblement crucial à l'échelle de l'entreprise où les salariés, les dirigeants et les parties prenantes partagent des informations sur l'entreprise, célèbrent des étapes importantes et discutent de sujets organisationnels clés.
Notre article précédent sur ce sujet expliquait comment en mettre un en place. Aujourd'hui, nous examinons de plus près la création de votre ordre du jour d'une réunion pour tous. Tout comme un GPS vous indiquant où vous devez tourner, ce réglage à l'avance devrait garantir le bon déroulement de la session, couvrir tout sans dépassement et maintenir l'engagement des participants du début à la fin. Ça a l'air bien ? Poursuivez votre lecture pour découvrir à quoi ressemble un programme efficace.
Exemple d'ordre du jour d'une réunion générale
Voici une structure potentielle pour votre prochaine réunion pour tous, y compris le temps que nous vous suggérons de consacrer à chaque élément. N'hésitez pas à utiliser l'exemple d'ordre du jour tel quel ou à l'ajuster en fonction des besoins de votre entreprise. Si vous recherchez des idées de sujets supplémentaires, ne manquez pas la dernière section de cet article…
- Démarrage/accueil initial (5 minutes)
- Activité ou jeu brise-glace (10 minutes)
- Annonces, jalons et célébrations (10 minutes)
- Informations sur l'entreprise et sujets d'organisation (20 minutes)
- Séance spéciale (15 minutes)
- Questions / réponses (10 minutes)
- Départ (5 minutes)
- Durée totale : ~75 minutes
- Fréquence : mensuelle
- Lieu : au bureau ou virtuellement, plus une réunion hors site une fois par an (indice : nous pouvons vous aider !)
Répartition de l'ordre du jour des réunions du personnel
Maintenant que nous avons vu ses éléments constitutifs, examinons plus en détail chaque élément de l’ordre du jour de notre réunion à tous :
1. Démarrage/accueil initial (5 minutes)
Que vous vous réunissiez en personne ou en ligne, il est logique de commencer une réunion à main levée en accueillant tout le monde et en les remerciant d'être venus. Vous pouvez également signaler toute absence notable, parcourir l'ordre du jour très rapidement et/ou indiquer ce que vous espérez réaliser tout au long de la session.
Certaines entreprises réalisent également une très courte activité interactive à ce stade, comme un sondage. En attendant que les gens arrivent/rejoignent, par exemple, vous pouvez demander à la personne déjà présente de répondre à une question sur l'entreprise ou son rôle (par exemple « Décrivez la culture de l'entreprise en un mot » ou « Quelle est la chose que vous appréciez dans votre travail ? » ). Celui qui dirige la séance peut commenter les réponses, rire en même temps que les réponses amusantes et demander aux volontaires de donner leur avis sur ce qui a été dit.
En fin de compte, c’est une façon amusante de passer ce qui pourrait autrement être quelques minutes d’attente gênantes pour les retardataires. Cela améliore également l'ambiance, encourage l'engagement, aide les participants à se détendre et met les gens à l'aise pour parler devant le groupe.
2. Activités ou jeux pour briser la glace (10 minutes)
D'accord, tout le monde est maintenant présent et vous les avez accueillis à la réunion. Que vous ayez inclus ou non une brève activité dans l’intro, nous vous recommandons de passer à un jeu brise-glace.
Les avantages de cela ressemblent à ceux dont nous avons discuté concernant le sondage. Des activités brise-glace divertissantes mettent les gens de bonne humeur, ce qui donne le ton pour le reste de la séance. Ils aident chacun à se détendre et facilitent ainsi également la participation. Et ils favorisent un sentiment de convivialité qui est vital lors des réunions à tous les niveaux.
Nous avons un article entier dédié aux activités brise-glace, que nous vous recommandons de consulter. En attendant, en voici quelques-unes simples et rapides à essayer :
- Emoji Quiz : Energisant et créatif, ce jeu consiste à montrer au groupe une liste de films bien connus que vous avez écrits sous forme d'emoji (par exemple, l'océan, un requin et un symbole de crâne pourraient être Les dents de la mer). Leur travail consiste à deviner chacun d’entre eux !
- Devinez la photo d'enfance : Pour jouer à cette activité amusante et simple, rassemblez des photos d'enfance des membres de l'équipe avant la séance, puis demandez au groupe de deviner qui figure dans chaque image. Avoir un projecteur peut aider.
- Gardez les ballons en l'air : Ce brise-glace est simple mais offre un plaisir sans fin. Tout ce que vous avez à faire est de remplir la pièce de ballons et de demander à l'équipe de faire tout ce qu'il faut pour les empêcher de toucher le sol ! Ajoutez un élément de compétition en vous divisant en groupes et en donnant à chacun ses propres ballons de couleur à garder loin du sol.
3. Annonces, jalons et célébrations (10 minutes)
All-hands meetings are perfect opportunities to celebrate team wins,share individual achievementsin this public domain, and talk about special occasions, such asrecent birthdaysor anniversaries within the company.
Après avoir augmenté les niveaux d’énergie avec un brise-glace, vous pouvez maintenir les bonnes vibrations en consacrant environ 10 minutes à cette nouvelle positive.
Peut-être qu'un client a laissé des commentaires incroyables à l'équipe, ou que vous avez décroché un nouveau client important, ou que la nouvelle employée a vendu son premier widget. Peut-être que tout le monde a dépassé ses objectifs ce mois-ci ou fait de solides progrès sur le projet sur lequel il travaillait. Quoi qu’il en soit, cette partie de l’ordre du jour de la réunion générale ne manquera pas de remonter le moral.
Oh, et si vous avez embauché de nouveaux salariés depuis la dernière réunion générale, c'est le moment idéal pour les présenter correctement aux autres personnes/équipes de l'entreprise.
4. Mises à jour commerciales et sujets à l'échelle de l'entreprise (20 minutes)
Passons aux affaires officielles ! Il est temps pour le PDG de parler des indicateurs clés du mois précédent et de la manière dont l'entreprise progresse vers ses objectifs plus larges. Les responsables fonctionnels doivent également informer le groupe sur les projets individuels – en partageant les nouvelles clés, les résultats notables, etc...
Bien entendu, toutes ces mises à jour ne seront pas positives. C'est également à cette étape que vous mentionnez les problèmes ou les revers dont votre équipe devrait être consciente, ainsi que ce qui est (ou a été) fait pour les résoudre.
N’oubliez pas non plus de rappeler à tout le monde la vision plus large de l’entreprise. L'objectif ? Pour les aider à comprendre ce pour quoi ils travaillent si dur ! Répéter régulièrement cette vision devrait donner un plus grand sens à leurs journées, les aidant à rester engagés dans l'entreprise et ses aspirations.
En passant, cette partie de la session est celle où les participants sont le plus susceptibles de perdre leur concentration ! Assurez-vous donc de garder les choses aussi succinctes, engageantes et interactives autant que possible. Par exemple, vous pouvez demander des commentaires à chaud après chaque présentation ou accepter des questions rapides.
5. Séance spéciale (15 minutes)
Certaines entreprises consacrent le cinquième segment des réunions générales à ce que l'on appelle les « sessions spéciales ». C'est à vous de décider ce que cela implique, mais l'idée est de faire quelque chose de différent (c'est-à-dire de spécial) qui profite à l'équipe.
Par exemple, vous pouvez inviter un conférencier au bureau, organiser une activité de team building ou faire une activité de « héros silencieux ».
Dans ce dernier cas, vous demandez à toute l’équipe de nommer des collègues qui, selon eux, méritent d’être reconnus. Ils peuvent lever la main pour dire le nom de la personne et pourquoi ils la nomment ou soumettre leurs choix/raisons via un canal Slack désigné que le PDG lit ensuite. Si vous vous réunissez virtuellement, vous pouvez faire des nominations dans la fenêtre de discussion.
Comme vous pouvez l'imaginer, des choses comme celle-ci a) remontent le moral et b) font de vos réunions à main levée des événements inoubliables. Si vous cherchez d'autres façons d'occuper ces 15 minutes, consultez notre prochaine section intitulée « Des idées supplémentaires pour des réunions à main levée ».
6. Questions et réponses (10 minutes)
Maintenant que vous avez couvert tous les points principaux, pensez à ouvrir la parole aux questions. Quelqu'un a-t-il une question à poser au PDG ou à l'équipe de direction ? Ont-ils des inquiétudes qu'il veulent exprimer ? Ou souhaitent-ils des éclaircissements sur tout ce qui a été évoqué ? Si c'est le cas, c'est le moment de poser la question.
Il existe cependant plusieurs façons de mettre en place ces questions-réponses.
La première consiste à répondre aux questions sur-le-champ et à faire de votre mieux pour y répondre spontanément. Cependant, cette perspective peut être intimidante – et elle n'est pas sans risques. Par exemple, vous ne connaissez peut-être pas la réponse, mais vous en essayez néanmoins une, en contournant la question par inadvertance ou, dans le pire des cas, en mentant même.
Hélas, cela envoie un mauvais message à l’équipe et peut faire retomber l'ambiance dans la salle. C’est pourquoi de nombreuses entreprises répondent plutôt aux questions avant la session.
Une troisième option consiste à faire une combinaison des deux : accepter certains à l’avance et d’autres sur place. Nous aimons cette approche car elle garantit qu'il y aura des questions et permet aux gens de poser des questions sur tout ce qui leur vient à l'esprit tout au long de la réunion.
Si vous ne savez pas répondre à quelque chose, ne vous inquiétez pas. Admettez que c’est le cas et engagez-vous à y répondre plus tard ! Oh, et essayez de répondre à toutes les questions qui sont posées. Si le temps presse, abordez-les ensuite par e-mail ou lors d'un entretien individuel rapide.
7. Fin (5 minutes)
Une fois les questions et réponses terminées, il ne vous reste plus qu'à remercier les gens d'être venus et à exprimer votre gratitude pour leur travail acharné et continu. N'hésitez pas à résumer la session en fournissant également quelques points clés à retenir, ou à proposer quelques mots inspirants que chacun pourra rapporter au bureau.
Cependant, avant leur départ, vous pouvez également solliciter leurs commentaires sur la réunion. Utilisez un formulaire papier anonyme ou une enquête en ligne pour voir ce qu’ils pensent. Qu’est-ce que les participants ont apprécié et qu’est-ce qui aurait pu être mieux, le cas échéant ? Y a-t-il quelque chose dont ils veulent plus ou moins lors des prochaines sessions ? Qu’auraient-ils fait différemment ?
Tenez-en compte et ces commentaires vous aideront à perfectionner les futures réunions globales de l'entreprise afin de garantir que les participants aient le sentiment que cela leur sert au maximum.
Idées supplémentaires de réunions à main levée
Où que vous le mettiez en place, cet exemple d'ordre du jour devrait fournir une structure réussie pour votre prochaine réunion de tout le personnel. Cependant, il existe de nombreux autres choses que vous pouvez inclure ! Dans cette dernière section, nous dévoilerons une sélection de sujets et d'idées alternatives à considérer :
1. Invitez un conférencier
Inviter un conférencier à diriger une partie d’une réunion générale présente de nombreux avantages. Cela donne une pause à l’équipe de direction. Cela évite la monotonie qui peut résulter des réunions routinières. Et surtout, cela offre aux salariés de nouvelles perspectives et connaissances ! Par conséquent l’engagement devrait augmenter.
Quant aux intervenants, pensez à inviter des personnes d’horizons très divers. Pendant un mois, vous pourriez demander au fondateur de l'entreprise de parler de sa vision initiale de l'entreprise. Le prochain pourrait être un athlète élite qui parlerait de la valeur de la persévérance. Et après cela, vous pourriez demander à un psychologue de partager des stratégies éprouvées de gestion du stress.
N'oubliez pas que le sujet ne doit pas nécessairement être lié au travail ! Tout ce que vous recherchez, c'est quelqu'un qui peut ajouter de la valeur en discutant des sujets que vous souhaitez aborder lors de la réunion.
2. Faites un mini hackathon
Les hackathons sont des événements au cours desquels des personnes travaillent ensemble intensément pour résoudre un problème spécifique ou concevoir un nouveau produit. Ils durent généralement entre 24 et 48 heures, mais il n’y a pas de règles strictes.
Si vous disposez de suffisamment de temps, vous pouvez organiser un hackathon d'une heure ou deux lors de la réunion hors site de votre séminaire annuel d'entreprise. Ou pourquoi ne pas essayer un hackathon condensé de 15 minutes dans votre programme mensuel ? Au lieu d'essayer de construire/résoudre quelque chose de trop délicat, vous pouvez fixer cette limite de temps stricte et mettre les équipes au défi de :
- Réfléchir à de nouveaux slogans pour l’entreprise
- Concevoir un nouveau logo
- Créer un script pour les futurs appels de vente
- Trouver une idée pour un nouveau produit
- Penser à des façons de vous détendre en équipe après le travail
- Organiser un événement spécial
Vous demanderez ensuite à chaque équipe/individu de faire des présentations rapides de ce qu'ils ont réalisé. Faites-nous confiance, vous serez agréablement surpris des résultats que vous pouvez obtenir en collaborant de manière aussi courte et concentrée !
3. Organisez un déjeuner-conférence
Les sessions de déjeuner et d'apprentissage sont des présentations ou des ateliers organisés pendant l'heure du déjeuner pour former/améliorer les compétences des salariés sur un sujet particulier. L'idée est de s'éloigner du bureau pendant une heure, de se réunir en équipe et de déjeuner tout en apprenant quelque chose d'amusant et d'informatif.
La participation est généralement facultative, mais rien ne vous empêche de transformer votre réunion générale en un déjeuner-conférence ! En fait, cela pourrait être une option parfaite si vous pensez que tout le monde gagnera à apprendre.
4. Demandez des références de salariés
Une autre option pour votre réunion à tous consiste à mettre en évidence toutes les offres d'emploi dans l'entreprise et à demander à vos salariés de recommander toute personne qui, selon eux, conviendrait pour le(s) rôle(s).
Ce type de cooptation est un moyen simple, efficace et peu coûteux de trouver des candidats de qualité. Assurez-vous simplement de décrire avec précision le poste et les compétences/qualifications que vous recherchez, ainsi que le processus de candidature, y compris le calendrier d'embauche.
Pour recueillir les informations nécessaires, vous pouvez distribuer des formulaires que les personnes pourront renvoyer avec les coordonnées de leur(s) candidat(s) potentiel(s) ou configurer une adresse e-mail désignée pour recevoir des références. De même, pensez à adoucir la situation pour vos salariés en leur offrant des récompenses, telles que des primes en espèces ou des billets pour des événements.
5. Transformez les présentations en jeux
Une façon de rendre la partie officielle et professionnelle de votre réunion à main levée plus attrayante est d'en faire un jeu. Par exemple, lorsque vous parcourez les chiffres du mois dernier, vous pouvez prendre certaines mesures (par exemple, nombre de ventes, nombre de nouveaux clients, chiffre d'affaires total, chiffre d'affaires des clients, etc...) et demander à votre équipe de deviner les résultats avant de les leur révéler.
Vous pouvez même créer une présentation sous forme de diaporama où chaque diapositive contient une statistique particulière. Vous poseriez ensuite une série de questions (par exemple « combien de revenus avons-nous gagné ce mois-ci ? »), inciteriez les gens à deviner et divulgueriez ensuite les vraies réponses ; celui qui est le plus proche remporte un prix !
6. Le département montre et raconte
Les salariés des grandes entreprises ne savent pas ou n’apprécient pas toujours ce que font les autres départements de l’entreprise. Ils savent qu’ils existent, mais leurs rôles et responsabilités réels restent un mystère. A moins que ce ne soit le cas, vous faites quelque chose comme un exercice montre et racontre au niveau de chaque département lors de votre prochain rassemblement à l’échelle de l’entreprise…
Cette activité consiste à mettre chaque département à l'honneur. Vous présentez les différentes équipes et salariés (ou les laissez faire eux-mêmes) à toutes les autres personnes présentes dans la salle, expliquez leur travail et donnez aux autres l'occasion de poser des questions.
À court de temps ? Pensez à présenter un département différent lors de la « session spéciale » de 15 minutes de chaque réunion à tous. Alternativement, vous pouvez consacrer une réunion entière à chaque département de l’entreprise.
Contactez Surf Office pour organiser votre réunion d'entreprise hors site
Les réunions pour tous peuvent contribuer à favoriser une culture d’entreprise forte, à donner la parole aux salariés et à célébrer les réalisations de l’équipe et des individus. Si vous souhaitez qu'ils offrent de telles récompenses et se déroulent sans problème du début à la fin, il est crucial de créer un ordre du jour de réunion pour tous avant le grand jour.
Nous espérons que les informations contenues dans cet article vous aideront à faire exactement cela. Gardez à l’esprit la structure, les sujets et les idées de réunion, et vous devriez faire un pas de plus vers une session réussie à l’échelle de l’entreprise. Vous souhaitez en organiser un hors site ?
Surf Office peut vous aider avec la logistique d’une opération d’une telle envergure. Nous vous trouverons le lieu idéal et organiserons la privatisation complète de l'hôtel, pour que vous n'ayez pas à le faire. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus et lancer le bal.
